Intelligente Erfassungslösungen erweitern die SharePoint-Funktionalität und liefern Geschäftswert für Logistikunternehmen

Zusammenfassung

Als Logistikunternehmen, das daran arbeitet, die Transport- und Supply-Chain-Management-Anforderungen seiner Kunden zu verbessern, hatte MIQ eine komplizierte Dokumentenverarbeitungssituation, die es besser bewältigen musste. In und zwischen 80 Ländern tätig, gingen täglich Hunderte von Frachtrechnungen ein. Sie suchten nach einer Möglichkeit, die Eingabe von Frachtrechnungsdaten zu automatisieren und eine Dokumentenspeicherung zu implementieren, um ihre Zahlungsprozesse zu optimieren. Darüber hinaus suchte MIQ nach einer Lösung, die sie größtenteils selbst implementieren und intern verwalten konnten.

Herausforderung

Es gab eine begrenzte Menge an inhaltlichen Ähnlichkeiten in Rechnungen, die von verschiedenen Spediteuren erhalten wurden – wobei sich etwa 90% voneinander unterschieden. Dies führte zu einem hohen manuellen Aufwand für das Abgleichen von Rechnungen mit Sendungen und das Eingeben von Rechnungsdaten. Diese manuellen Aufgaben waren ineffizient und fehleranfällig. Der Prozess bestand darin, per E-Mail versendete Rechnungen auszudrucken, wichtige Informationen handschriftlich darauf zu schreiben, sie durch verschiedene Abteilungen zu leiten und sie dann zu sortieren und in Aktenschränke zu legen. Dies war nicht nur zeitaufwändig für die Mitarbeiter, sondern machte es später auch sehr schwierig, die Originalunterlagen zu finden. Darüber hinaus verlängerten diese Aufgaben die Bearbeitungszeit für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, was sich negativ auf den Cashflow auswirkte.

Ein einwöchiges Erstberatungs-Engagement ermittelte nicht nur, wie bestehende Prozesse bei MIQ aktuell funktionieren, sondern auch, welche Art von Effizienzsteigerungen man sich erhofft. Zia, ein Ephesoft-Partner, stellte fest, dass MIQ ein System benötigte, das für die Endbenutzer sehr einfach zu bedienen war. MIQ benötigte die Möglichkeit, Rechnungen zu scannen, Metadaten-Tags anzuwenden, die auf SharePoint übertragen werden, und die entsprechenden Abteilungen zu benachrichtigen, dass die Dokumente zur Prüfung bereitstehen.

Strategie

Ephesoft Smart Capture wurde von dem Pharmaunternehmen aufgrund seiner Fähigkeit, Daten aus Papier-, Fax- und elektronischen Dokumenten automatisch zu klassifizieren, zu trennen, zu sortieren und zu extrahieren, als ideale Lösung bestimmt. Mitarbeiter von MIQ reisten für eine einwöchige Schulung zu Lösungen nach Boulder, Colorado, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen und die Führung bei der Nutzung anzuleiten. MIQ, Ephesoft und Zia arbeiteten zusammen, um den idealen Ansatz zur Erfüllung ihrer ECM-Anforderungen mit der SharePoint-Erweiterbarkeit von Ephesoft zu entwickeln.

Ephesoft arbeitete mit Partner Zia an der Entwicklung eines Dokumentenmanagementansatzes, der die manuelle Bearbeitung von Dateien eliminieren würde. Für zwei unterschiedliche Geschäftsfelder wurde eine zweiteilige Umsetzung beschlossen. Über einen Zeitraum von drei Monaten umfasste die erste Phase des Projekts die Erstellung eines Systems mit robusten Funktionen, die dennoch einfach zu bedienen waren, einschließlich der Erfassungsfunktionen von Ephesoft. Die zweite Phase wurde über einen weiteren Zeitraum von drei Monaten durchgeführt. MIQ hatte nun die Art von Dokumentenverarbeitungslösung, nach der sie gesucht hatten, und nutzte die Erfassungslösungen von Ephesoft, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren.

Ergebnisse

Nach der Implementierung von Ephesoft Smart Capture in sein Dokumentenmanagementsystem hat MIQ starke Ergebnisse erzielt. Papiere werden gescannt, E-Mails werden direkt in Ephesoft hochgeladen und Notizen werden dort aufgezeichnet, damit sie für die zuständigen Abteilungen leicht zugänglich sind. Seit der Implementierung der Automatisierung sind die Fehler bei der Dateneingabe zurückgegangen und was verarbeitet und empfangen wurde, ist jetzt transparent. Metadaten werden in Ephesoft getaggt und über eine robuste Integration an SharePoint gesendet, was die Suche vereinfacht und die Abrufzeiten für Dokumente verkürzt. Da sich das System jetzt schneller bewegt, werden die Spediteure früher bezahlt, was zu einem verbesserten Cashflow führt.

„Wir konnten das Risiko verlorener Dokumente, den Zeitaufwand für das Abrufen und Archivieren von Dokumenten, die Anzahl der Dateneingabefehler und die Zeit, die wir für die Bezahlung unserer Spediteure benötigen, reduzieren“, sagte Amy Franklin, Senior Business Analyst bei MIQ Logistics. Die Lösung hat für MIQ so gut funktioniert, dass sie nun eine dritte Phase planen, um ihre Prozesse weiter zu verbessern.

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