Zusammenfassung
Eine Wohltätigkeitsorganisation für Biowissenschaften, die sich auf die Verbesserung der menschlichen Gesundheit durch Mehrwert für wissenschaftliche Forschung im Frühstadium konzentriert, wandte sich an Proventeq, um bei der Migration zu Microsoft 365 zu helfen. Das Unternehmen wollte von seinem Documentum ECM-System migrieren und die Vorteile der Funktionalität, Mobilität und verbesserten Sicherheit nutzen, die Microsoft 365-Dienste wie SharePoint, OneDrive for Business und Teams bieten. Dieses einjährige Migrations- und Office 365-Einführungsprojekt ermöglicht es der Life-Sciences-Wohltätigkeitsorganisation, mit ihren wissenschaftlichen und gemeinnützigen Partnern zusammenzuarbeiten und gleichzeitig das geistige Eigentum in ihrer Forschung zu schützen.
Herausforderung
Während die Wohltätigkeitsorganisation für Biowissenschaften über ein Documentum ECM-System verfügte, fehlte den Benutzern die Motivation, sich damit zu beschäftigen. Sie fanden es aufgrund von Einschränkungen und Voreinstellungen umständlich, auf Dokumente im Quellsystem zuzugreifen–Erfordernisse rund um Browser-Plugins und Software. Die Benutzer wollten auch eine stärker vernetzte Umgebung, in der sie virtuelle Arbeitsbereiche teilen und zusammenarbeiten können, auf die von überall und von mehreren Ausgangspunkten aus zugegriffen werden kann (z. B. Office 365-Apps, iOS-Apps, Browser usw.).
Darüber hinaus wollte das Unternehmen die mit einem Content-Management-System verbundenen Lizenzierungs-, Infrastruktur- und Supportkosten senken.
Sie erkannten, dass es an der Zeit war, etwas zu ändern. Der Wechsel vom alten On-Premise-System zu Office 365 brachte jedoch seine eigenen Herausforderungen mit sich.
Es würde eine erhebliche Umstrukturierung der Dateisysteme und Prozesse erfordern, um sie an die Art und Weise anzupassen, wie Datensätze in SharePoint gespeichert und abgerufen werden müssen. Außerdem würde das Projekt einen strengen Migrationszeitplan erfordern, um zusätzliche Kosten aufgrund von Verlängerungskosten für die Documentum-Lizenz und den Support zu vermeiden.
Die Migration von Documentum wäre aufgrund von Problemen mit proprietären Formaten und Labels von den ursprünglichen Speicherorten kein einfacher Prozess. Dazu gehörte die enge Integration der Verwaltungssysteme für geistiges Eigentum der Wohltätigkeitsorganisation mit den in Documentum gespeicherten Assets, die für die Migration aktualisiert werden mussten. Darüber hinaus stützte sich der Geschäftsprozess auf externe Systeme, die eng mit den in Documentum gespeicherten Dokumenten integriert sind.
Strategie
Die Wohltätigkeitsorganisation für Biowissenschaften wandte sich an Proventeq, um bei diesem Migrations- und Adoptionsprojekt zu helfen. Als Teil einer ganzheitlichen Einführungsstrategie für Office 365 erstellte das Projektteam geeignete Projektmanagementpläne, die von beiden Seiten vereinbart und ausgeführt wurden. Sie richten die erforderliche Governance innerhalb von Office 365 ein und stellen einen klaren und effektiven Kommunikations- und Schulungsplan auf, um eine erfolgreiche Einführung von Office 365 zu gewährleisten.
Das Team migrierte alle Unternehmensinhalte aus Schränken im Documentum-System auf speziell bereitgestellte Abteilungsseiten auf SharePoint, während es alle Benutzerinhalte auf ihre individuellen OneDrive-Zuweisungen migrierte.
Das Projektteam machte Inhalte sicher, indem es Sicherheitsrichtlinien (in Übereinstimmung mit strengen regulatorischen Anforderungen für die Finanz- und Personalabteilung) von Documentum nach SharePoint übersetzte.
Sie stellten eine benutzerfreundliche Oberfläche für alle Benutzer bereit, die die Möglichkeit beinhaltete, Dokumente gemeinsam zu erstellen und integrierte Lösungen zur automatischen Tag-Kennzeichnung von Inhalten zu nutzen, insbesondere für die Rechtsabteilung.
Sie haben einen eigenen Bereich für das Projektteam geschaffen, um an aktiven und abgeschlossenen Projekten zu arbeiten, zusammen mit benutzerdefinierten SPFx-Komponenten, um eine bessere Arbeit mit Projekten zu ermöglichen. Die Bereitstellung von Microsoft Teams für diese Projekte bot den Benutzern eine Plattform für eine bessere Projektzusammenarbeit.
Um die Datenintegrität zu gewährleisten, hat das Team Datenbeschädigungen in der Quelle mithilfe von Proventeq Migration Accelerator behoben und auch die in Documentum integrierten Drittsysteme (wie die Verwaltungsplattform für geistiges Eigentum) aktualisiert.
Der Wechsel zu Office 365 war eine Schlüsselkomponente unseres fortlaufenden Plans, die Zugänglichkeit zu zentralisieren und zu verbessern und aussagekräftigere Erkenntnisse aus unseren geschäftlichen und wissenschaftlichen Daten zu gewinnen. In enger Zusammenarbeit mit Proventeq als unserem spezialisierten technischen Partner konnten wir zuversichtlich von unserer alten Content-Management-Plattform auf Office 365 migrieren.
(IT-Manager, Business Services, )
Ergebnisse
Die Wohltätigkeitsorganisation für Biowissenschaften sieht eine verbesserte Zusammenarbeit und Compliance des Dokumentenmanagementsystems, da SharePoint und Microsoft Teams in Verbindung mit der Office 365-Suite einen virtuellen Arbeitsplatz schaffen, an dem sich Teams treffen, zusammenarbeiten und Aufgaben erledigen können, und arbeiten Sie an Dokumenten aus einem zentralen Repository. SharePoint ermöglicht es Mitarbeitern, von überall und von mehreren Ausgangspunkten aus auf Geschäftsinhalte zuzugreifen.
Durch die Umstellung auf Office 365 konnte die Wohltätigkeitsorganisation für Biowissenschaften erhebliche Kosteneinsparungen erzielen (bis 60%) durch Reduzierung der Lizenz-, Infrastruktur- und Supportkosten.
Jetzt verfügt die Organisation über eine einfachere und leistungsfähigere Verwaltung und Verwaltung, verbunden mit Bestimmungen zur Verhinderung von Datenverlust, um ihre akademische Forschung zu schützen.
