Globales Stahlhandelsunternehmen treibt die Digitalisierung einer der traditionsreichsten Industrien voran

Stahl ist eine konservative Industrie der alten Schule, der Klöckner & Co seit mehr als 110 Jahren angehört. Klöckner ist einer der größten herstellerunabhängigen Distributoren von Stahl- und Metallprodukten weltweit, mit einem Vertriebs- und Servicenetz von 160 Standorten in 13 Ländern, das mehr als 100.000 Kunden erreicht. Doch trotz seiner langen Geschichte ist Klöckner ein fortschrittliches Unternehmen.

Klöckner arbeitete in einer Branche, die von intensivem Wettbewerb, globalen Überkapazitäten und Volatilität durch starke Schwankungen der Marktpreise geprägt war, und wusste, dass es nicht wollte, dass Disruptoren das Unternehmen über den Haufen werfen: Es wollte der Disruptor sein.

Eine reine Effizienzsteigerung und die Umsetzung kostensparender Maßnahmen würden nicht ausreichen. Die Digitalisierung bot Klöckner jedoch die Chance, Vorreiter in seiner Branche zu sein. Durch die Digitalisierung würde das Unternehmen mit seinen Kunden zusammenarbeiten. Es würde die Effizienz durch Automatisierung verbessern.

Diese digitale Transformation würde mit einem Kulturwandel bei Klöckner selbst beginnen. Klöckner-CEO Gisbert Rühl sagt: „Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter unsere Digitalisierungsstrategie verstehen und dazu beitragen, die ehrgeizigen Ziele unseres Unternehmens zu erreichen.

Hierarchiefreie Kommunikation

Um den von Rühl gewünschten Kulturwandel voranzutreiben, forcierte er eine radikal neue Herangehensweise an die Kommunikation im Unternehmen. „Management und Kommunikatoren müssen Brücken zwischen Problemen und Lösungen bauen, um die Angst vor Veränderungen zu überwinden, die die Digitalisierung mit sich bringt. Der Schlüssel dazu ist eine hierarchiefreie Kommunikation“, sagt Rühl.

Also ergänzte Klöckner sein bestehendes Intranet mit Yammer und brachte das Unternehmen auf die nächste Stufe: hierarchiefreie, offene Kommunikation. Die Einführung des Yammer war ein großer Erfolg, und das Unternehmen konnte die Akzeptanz auf 70 Prozent steigern. Ein kleines Team aus Wien auf Arbeit, ein Microsoft-Partner, unterstützte Klöckner bei dieser Transformation. Martina Grom, CEO von atwork, sagt: „Klöckner hat die bestehenden vertikalen Kommunikationssilos zugunsten einer ungefilterten, zunehmend horizontalen Form des Dialogs aufgebrochen. Das Unternehmen bindet die gesamte Belegschaft ein – und ihre kreative Kraft.“

Rühl steuert nun die gesamte Unternehmenskommunikation über Yammer. Er sagt: „Mit Yammer chatte ich jeden Tag mit meinen Mitarbeitern. Ich mache das jeden Morgen eine halbe Stunde.“ Rühl verschickt keine speziellen CEO-E-Mails oder Mitteilungen durch die Managementteams. „Meine gesamte Kommunikation mit allen Mitarbeitern läuft über Yammer“, sagt er und lädt sie ein, ihn direkt zu kontaktieren, indem er den Hashtag #AskYourCEO verwendet.

Da Rühl den Drang nach offener Kommunikation unter den Mitarbeitern vorantreibt, war die Umstellung auf ein konsolidiertes Intranet überfällig. Das ursprüngliche statische Intranet wurde weiterhin für die Dokumentenspeicherung verwendet. Laut Marc Grewe, Senior Manager of Investor Relations, Internal Communications & Sustainability bei Klöckner, „gab es eine Lücke zwischen der dynamischen, hochfrequenten digitalen Kultur – belegt durch die starke Akzeptanz von Yammer – und traditionelleren Disziplinen, die sich auf statische Inhalte stützen.“

Um diese Lücke zu schließen, zogen Grewe und Grom Erkenntnisse aus einem früheren Versuch, einen digitalen Arbeitsplatz aufzubauen, und stellten ein agiles Projektteam zusammen, das nur aus vier Personen und dem atwork-Team bestand. Das Team baute auf der Grundlage von Mitarbeiterbefragungen einen einfachen Entscheidungsprozess auf, der schließlich zum Rahmenwerk für Klöckners neues, intelligentes Intranet wurde: #DigiDesk. Marc sagt: „Wir haben keine Regeln für #DigiDesk definiert. Wir lassen unsere Mitarbeiter ihre eigenen Erfahrungen machen. Das Einzige, was wir wollten, war Feedback zu bekommen.“

Kommunikationsseiten verändern das Spiel

Basierend auf der Analyse der Mitarbeiterreaktionen und Unternehmensanforderungen durch das Projektteam identifizierte es die folgenden Ziele für das intelligente Intranet von Klöckner:

• Bieten Sie eine Mobile-First-Erfahrung, die es Deskless-Mitarbeitern ermöglicht, am Intranet teilzunehmen.
• Ermöglichen Sie jedem Land und jeder regionalen Niederlassung in Klöckners multinationaler Familie, ihre eigene Intranet-Erfahrung zu gestalten und so die Akzeptanz und Popularität vor Ort zu steigern.
• Richten Sie Nachrichten, Informationen und Yammer-Kommunikation regional aus, um die Informationsüberflutung zu reduzieren und den Menschen bei Bedarf einen globalen Überblick zu ermöglichen.
• Verfolgen Sie einen immergrünen Ansatz, um die Kosten niedrig zu halten, den Wartungsaufwand zu reduzieren und sicherzustellen, dass neue Funktionen genutzt werden können, sobald sie verfügbar sind.

Das Projektteam entschied sich für den Aufbau eines intelligenten Intranets auf Basis von Microsoft 365. „Für Klöckner hat es alle Häkchen gesetzt“, sagt Grewe. Beispiel: „Kommunikationswebsites in SharePoint Online waren bahnbrechend. Wir konnten schnell ansprechende Seiten erstellen, die in der mobilen SharePoint-App großartig aussehen, ohne Geld für Entwickler auszugeben, um Funktionen, Navigationselemente und Vorlagen anzupassen.“

Klöckner wird Microsoft 365 einsetzen, um sicherzustellen, dass sein neues Intranet, seine Tools und Dienste immer auf dem neuesten Stand sind – mit minimalem IT-Aufwand. Wie Grewe sagt: „Ein Evergreen-Service sorgt dafür, dass neue Funktionen, Verbesserungen und Erweiterungen automatisch übernommen werden. Es fordert uns heraus, immer auf dem neuesten Stand zu sein.“

Klöckners intelligentes Intranet: #DigiDesk

In Zusammenarbeit mit atwork erstellte Klöckner individuelle Kommunikationsseiten für jedes Land, das über eine Niederlassung, ein Werk oder ein Lager von Klöckner verfügt. Jede Kommunikationswebsite vereint Kommunikation und Inhaltsverwaltung in einer Umgebung, die das Projektteam je nach Bedarf für verschiedene Gruppen oder Länder mischt. Teams können beispielsweise wichtige Dokumente teilen und sie mit Nachrichtenartikeln ankündigen, damit sie besser sichtbar sind und viel gelesen werden. Darüber hinaus nutzen Mitarbeiter das einfache Seitendesign und die intuitive Navigation, um auf wichtige Seiten aus Bereichen wie Human Resources und Compliance zuzugreifen.

Ebenso enthält Klöckner nur Yammer-Communities, die für ein bestimmtes Land relevant sind, auf jedem #DigiDesk oder jeder Länderkommunikationsseite. Jede Website enthält zielgerichtete redaktionelle Inhalte nur aus diesen Communities. Damit wird auf das einst häufigste Feedback der Mitarbeiter eingegangen: Sie wollen nur die Inhalte sehen, die ihnen wichtig sind.

„Alles, was einen Mitarbeiter interessiert, ist an einem Ort“, sagt Grom.

Klöckner erstellte außerdem einen Hub-Standort für das gesamte Unternehmen namens #DigiDesk Global und verband jeden Kommunikationsstandort damit. Grewe sagt: „Während wir einzelne Kommunikationsseiten erstellt haben, die den Mitarbeitern lokale Ansichten bieten, haben wir jede mit einer Hub-Site verbunden, die ihnen Zugang zum gesamten Klöckner-Universum bietet.“ Mitarbeiter können ganz einfach Best Practices, Dateien und Neuigkeiten weltweit austauschen.

„Wir haben schnell gelernt, dass #DigiDesk nicht nur eine Manifestation funktionaler und gestalterischer Modernisierung war“, sagt Grewe. Je persönlicher und länderspezifischer die Inhalte, desto mehr Interesse wecken sie.“ Grom fährt fort: „Mit dem Hub-Standort-Modell könnte jede Landeseinrichtung oder jedes Büro seinen Individualismus bewahren, der in einer multinationalen Organisation unerlässlich ist.“

Unglaubliche Vielfalt zeichnet Klöckners starkes globales Team aus. Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter aus etwa 70 Ländern, darunter Digitalprofis, Büroangestellte und Lagerarbeiter auf der ganzen Welt. Bisher hat das Team regionale #DigiDesk-Sites für Deutschland, Österreich, Großbritannien, die Schweiz und Frankreich eingeführt. Insgesamt hat nun jeder der rund 5.500 Mitarbeiter weltweit Zugriff auf einen einzigartigen, auf seine Bedürfnisse und Interessen zugeschnittenen #DigiDesk. Weitere Rollouts sind in Arbeit. Bis dahin können alle 8.500 Mitarbeiter die Inhalte in bestehenden Hub- und Kommunikationsseiten einsehen.

Mobile-First-Erfahrung für Deskless-Mitarbeiter

Diese Vielfalt erstreckt sich sogar auf Geräte. Um alle an der Digitalisierung zu beteiligen, wussten Grewe und Grom, dass First-Line-, Logistik- und andere Deskless-Mitarbeiter Zugang zum Klöckner-Intranet benötigen würden.

Das erfordert eine Mobile-First-Erfahrung.

Um ein solches Erlebnis zu schaffen, verwenden sie die kostenlosen mobilen Apps Yammer und SharePoint für Smartphones und Tablets. „Standardmäßig haben alle Mitarbeiter eine Microsoft 365-Lizenz und können auf alle Inhalte und Tools über mobile Apps auf ihren persönlichen Smartphones und Tablets zugreifen“, sagt Grewe. Mitarbeiter verwenden die mobilen Apps Yammer und SharePoint, um schnell auf #DigiDesk zuzugreifen und den Überblick über relevante Gespräche und Dokumente zu behalten und mit Kollegen in Kontakt zu bleiben.

Horizontale Lösung zahlt sich aus

Von Anfang an hatte sich das Team gegen eine Top-down-Lösung gegen Klöckners Intranet-Neustart ausgesprochen.

„Unser Grundgedanke war schon immer, ein Intranet für alle zu schaffen, das vom Feedback aller lebt und sich ständig weiterentwickelt“, sagt Grewe. „Viele Intranet-Lösungen scheitern, weil die Leute das Gefühl haben, dass die Inhalte zentral gesteuert werden und ihnen die Lösung aufgezwungen wird.“

Stattdessen erstellte das Projektteam das Framework, überließ das Design (die Verwendung von Webparts und kuratierten Inhalten) jedoch den länderspezifischen Projektgruppen. Der befähigende Ansatz von Klöckner zum intelligenten Intranet zahlt sich aus: Die Resonanz bei den Mitarbeitern ist hervorragend. Grewe sagt: „#DigiDesk wird gut angenommen, und regionale Projektteams haben das Gefühl, das Intranet selbst implementiert zu haben.“

Klöckner profitierte stärker als erwartet vom Rollout. Beispielsweise nutzten die Teams jedes Landes die Gelegenheit, um veraltete Inhalte zu verwerfen. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen das intelligente Intranet, um andere Microsoft 365-Anwendungen und -Funktionen zu beleuchten, was die Akzeptanz weiter erhöht. Wenn ein Mitarbeiter jetzt einen Browser öffnet, erscheint seine einzigartige Kommunikationsseite mit allem, was er an diesem Tag für die Arbeit benötigt, und der App Launcher macht Tools ohne lästige Installation besser auffindbar.

Klöckner zeichnet sich aus

Da Mitarbeiter eine personalisierte Erfahrung mit Inhalten haben, die ihnen wichtig sind, sogar auf Mobilgeräten, war die Resonanz auf #DigiDesk überwältigend positiv. Ein Mitarbeiter sagte: „Ich finde #DigiDesk interessant, informativ und einfach zu navigieren. Es ist gut, alles an einem Ort zu haben. Ich bin beeindruckt!"

Seitenaufrufe für das intelligente Intranet des Unternehmens verstärken diese Stimmung nur:

• Altes Intranet: 80.000 Besuche pro Jahr
• #DigiDesk: 2,4 Millionen Besuche pro Jahr

„Andere Unternehmen, die davon gehört hatten, was Klöckner mit seinem Intranet macht, wollten die ‚Klöckner-Geschichte‘ hören – wie ein altmodisches Unternehmen die Digitalisierung annehmen konnte“, sagt Grewe. „Sie wollten von uns lernen, wie sie ihre Reise zum modernen Arbeitsplatz beginnen können.“ Um anderen Unternehmen zu helfen, ihren Weg zu gehen, teilten Grewe und Grom die Klöckner-Geschichte in einer Sitzung auf der SharePoint-Konferenz in Las Vegas.

Rühl ergänzt: „Die bereits erzielten Erfolge bei der digitalen Transformation sowie das wachsende Interesse an dem Thema bei Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern sehen wir als Bestätigung dafür, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“

Zufrieden ist Klöckner damit aber nicht. Es erforscht immer noch die Möglichkeiten, die sein intelligentes Intranet bietet. Zukünftige Bemühungen umfassen die Einbindung von SharePoint-Homepages, um Benutzer zu ermutigen, sich zu vernetzen und noch mehr miteinander zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus hat Klöckner kürzlich Microsoft 365-Lernpfade weltweit eingeführt. Klöckner ist zuversichtlich, dass es die Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Microsoft 365-Apps und -Diensten durch den Einsatz von Lernpfaden weiter steigern wird – und dem Unternehmen helfen wird, noch mehr aus seinen IT-Investitionen herauszuholen.

Klöckner hat sich durch den Einsatz und das Vorantreiben der Digitalisierung von Wettbewerbern in seiner Branche abgehoben. „Mit digitalen Lösungen wie Online-Shops und Vertragsportalen heben wir uns vom Wettbewerb ab, weil unsere Lösungen es Kunden einfach machen, mit uns zusammenzuarbeiten“, sagt Rühl. Natürlich ist Klöckners intelligentes Intranet ein Eckpfeiler dieser Mission und der Schlüssel des Unternehmens zu einem schnelleren, agileren Geschäft durch Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Zukunft des Stahls ist digital und Klöckner geht voran.

Weitere Informationen zur Strategie von Klöckner finden Sie unter www.kloeckner.com/en/group/strategy.html.