Kunde
Jee
Intologie
Intelogy ist ein britischer Microsoft Gold-Partner, spezialisiert auf Microsoft 365 und Power Platform mit einer Praxis, die sich der Bereitstellung von Geschäftslösungen mit SharePoint, Teams, Power Platform und Azure widmet. Sie arbeiten mit Kunden zusammen, die das Potenzial von Technologie zur Transformation ihres Unternehmens erkennen, und helfen ihnen, Lösungen zu visualisieren, zu definieren und zu realisieren, die ihre Arbeitsweise zum Besseren verändern.
Mehr erfahrenZusammenfassung
Als unabhängiges Beratungsunternehmen für Rohrleitungstechnik bietet JEE Unterwassertechnik und Schulungen für die Öl- und Gasindustrie an. Auf der Suche nach einer Möglichkeit, sein Employee Benefits-Programm zu automatisieren, wandte sich Jee an Intelogy, ihren vertrauenswürdigen Microsoft-Partner, für ein Projekt, das nach der Implementierung schnell implementiert und intern verwaltet werden konnte.
Herausforderung
Die bestehenden Prozesse von Jee zur Verwaltung von Leistungen an Arbeitnehmer waren in hohem Maße manuell und umfassten das Drucken von Formularen, das handschriftliche Schreiben wichtiger Informationen und das Weiterleiten von Dokumenten in Papier- und E-Mail-Form durch verschiedene Abteilungen zur Überprüfung und Genehmigung. Die manuelle Natur dieser Prozesse stellte eine erhebliche Belastung für die Finanz- und Personalteams dar, oft auf Kosten anderer Prioritäten.
Im ersten Beratungsauftrag ermittelte Intelogy, wie die bestehenden Prozesse bei Jee funktionierten, und stellte fest, dass das neue System die folgenden Elemente enthalten musste:
- einfach sein
- um den E-Mail- und Benachrichtigungsaustausch zu automatisieren
- strenge Kontrolle über die Datensicherheit zu haben
- für jeden einzelnen Mitarbeiter leicht zugänglich sein.
Der Fokus für das Ticketing-System lag insbesondere auf der Notwendigkeit, Informationen auf prägnante Weise zu erfassen und gleichzeitig für die Mitarbeiter einfach und schnell ein Ticket zu erstellen. Darüber hinaus wollte Jee sicher sein, dass das Änderungsantragsformular für Leistungen automatisiert werden kann, ohne den Datenschutz und die Sensibilität der Daten zu beeinträchtigen.
Strategie
Das Microsoft Power Platform wurde in Verbindung mit dem Microsoft 365 als ideale Lösung zur Erfüllung der definierten Anforderungen erachtet. Die Lösung nutzt die Leichtigkeit und Geschwindigkeit der Entwicklung von Geschäftsanwendungen, bei der Intelogy sein Know-how in Microsoft 365 nutzen konnte, um die Anwendungen vollständig in das SharePoint-Intranet von Jee zu integrieren und so ein nahtloses Erlebnis für die Benutzer zu schaffen.
Intelogy konzentrierte sich auf die Verwendung der folgenden Komponenten, um eine automatisierte, moderne Lösung zu ermöglichen:
Power-Apps wurde verwendet, um zwei Anwendungen zu erstellen, eine für das Änderungsanforderungsformular und eine zum Erstellen eines Tickets. Beide Anwendungen existieren isoliert und dienen unterschiedlichen Zwecken, aber mit der Absicht, dass beide den Mitarbeitern Zeit sparen und eine fantastische, intuitive Benutzererfahrung bieten. Die Datensicherheitsherausforderungen werden durch die Erstellung maßgeschneiderter Sicherheitsgruppen und die Zuweisung von Berechtigungen auf Elementebene für jede Änderungsanforderung bewältigt.
Power Automate bietet die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erstellen und E-Mails an die jeweiligen Parteien zu senden, wenn ein Ticket erstellt oder eine Änderungsanforderung eingereicht wird. Darüber hinaus sorgen monatliche Erinnerungen für ausstehende Tickets dafür, dass kein Ticket oder Änderungswunsch vergessen wird.
SharePoint bietet die gesamte Datenspeicher- und Sicherheitskonfiguration, die die Lösung untermauert.
Wir waren begeistert von der Geschwindigkeit, mit der wir eine Prozessautomatisierungslösung mit Power Apps und Power Automate implementieren konnten; so sehr, dass wir aktiv nach Möglichkeiten suchen, andere Geschäftsprozesse in unserem Unternehmen zu modernisieren.
Jonathan McGregor (Geschäftsführer, Jee)
Ergebnisse
Heute genießt Jee die Vorteile der Automatisierung seiner Prozesse in dem modernisierten Arbeitsplatz, den SharePoint ihnen bietet. Mit einem Portal, auf das von jedem Ort und jedem Gerät aus zugegriffen werden kann, können Mitarbeiter unterwegs Tickets erstellen und Änderungsanfragen stellen, was die Effizienz weiter steigert. Die Automatisierung dieser wichtigen Geschäftsprozesse durch die Verwendung leistungsstarker Geschäftsanwendungen mit Power Apps zur Verwaltung und Organisation einfacher Aufgaben und Änderungsanfragen war ein großer Gewinn für Jee.
