Die Iowa State University Foundation organisiert lebensverändernde Finanzierungen für zukünftige Innovatoren, die Adobe Sign- und Microsoft-Lösungen verwenden

Zusammenfassung

Eines der größten Ziele aller Hochschulen ist es, ein lern- und erfolgsförderndes Umfeld für die Studierenden zu schaffen. Schulen erreichen dies, indem sie hochmoderne Einrichtungen, innovative Forschungsmöglichkeiten und erstklassige Fakultätsberater bereitstellen. Großzügige Spenden sind einer der Schlüssel, um diese Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Türen für jeden lernbegierigen Schüler offen zu halten, unabhängig von seinem finanziellen Hintergrund.

Die Iowa State University (ISU) Foundation ist eine Organisation, die sich der Beschaffung von Spenden widmet, die Studenten, Fakultäten, Gebäude und Programme an der Iowa State University unterstützen. Spenden an die ISU durch die Stiftung haben einen erheblichen Einfluss auf die Universitätserfahrung gehabt, von Stipendien und Professuren, die dazu beitragen, Dozenten, die in ihren Bereichen etwas bewirken, anzuziehen und zu halten, bis hin zu Stipendien, die Studenten helfen, sich auf ihr Studium zu konzentrieren.

„Die Iowa State University Foundation ist viel mehr als nur eine Fundraising-Organisation für die ISU“, sagt Dave Thalacker, Ph.D., Senior Director of IT Operations and Network Security. „Wir arbeiten auch mit Spendern und der Universität zusammen, um sicherzustellen, dass die großzügigen Spenden der Spender sinnvoll eingesetzt werden. Eine Familie möchte vielleicht das Leben eines ISU-Absolventen und Tierliebhabers mit einer Spende an das College of Veterinary Medicine ehren. Wir arbeiten mit dem College zusammen, um sicherzustellen, dass das Geschenk verwendet werden kann, um Schüler, Lehrer und die Gemeinschaft unmittelbar zu beeinflussen.“

Der Schlüssel zur Entwicklung sinnvoller und nützlicher Geschenke ist eine klare Kommunikation. Dies umfasst die Kommunikation mit Spendern, ISU und anderen Interessengruppen, aber auch mit Parteien, die an der Aufrechterhaltung der Compliance für diese Geldspenden beteiligt sind. Infolgedessen beinhaltet jede Spende eine große Menge an einzigartigem Papierkram und die unterzeichnete Zustimmung zahlreicher Interessengruppen.

Als Teil einer größeren Initiative zur Automatisierung und digitalen Transformation entschied die Stiftung, dass die Implementierung einer Lösung für elektronische Signaturen dazu beitragen könnte, diesen Spender-Compliance-Workflow zu modernisieren und zu rationalisieren. Adobe Sign, die Lösung für elektronische Signaturen in Adobe Document Cloud, fügt sich schnell in die Arbeitsabläufe ein und verbessert die Durchlaufzeiten und die Einhaltung von Vorschriften bei gleichzeitiger Reduzierung von Verschwendung.

„Adobe Sign ist der Dreh- und Angelpunkt unseres neuen digitalen Workflows“, sagt Thalacker. „Durch die starke Integration mit bestehenden Microsoft-Tools und -Prozessen maximieren wir Investitionen und sehen sehr schnell Renditen.“

Herausforderung

Die meisten größeren Spenden beginnen mit persönlichen Besuchen bei einem Stiftungsentwicklungsbeauftragten. Der Entwicklungsbeauftragte arbeitet mit den Spendern zusammen, um herauszufinden, was für sie von Bedeutung ist und welche Art von Geschenk sie machen möchten. Die Spender-Compliance-Abteilung übernimmt dann und formuliert diese Wünsche in einer Spendergeschenkvereinbarung. Je nach Art und Umfang des Stifterwunsches durchläuft die Vereinbarung die Büros der Hochschuldekane, Studiengangsleiter und Professoren, bevor sie von der Geschäftsführung der Stiftung genehmigt wird. Abschließend wird die Vereinbarung an den Spender zur Unterzeichnung gesendet.

Vor Adobe Sign wurden Vereinbarungen auf Papier gedruckt und systematisch an alle Beteiligten verschickt. Vereinbarungen können sich verzögern, wenn sie durch interne Mailsysteme der Universität geleitet werden, oder sie können während einer geschäftigen Zeit auf einem Schreibtisch liegen. Infolgedessen könnte es Wochen dauern, die Genehmigung aller Parteien zu erhalten, mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 81 Tagen.

„Jeder Tag, an dem ein Geschenk verzögert wurde, war ein Tag, an dem ein Student die benötigten Dienstleistungen nicht erhielt oder ein Labor ohne wichtige Ausrüstung auskam“, sagt Thalacker. „Im Extremfall, wenn die Spendervereinbarung zu lange hinausgezögert wird, könnte ein Spender das Interesse an einer Spende an die ISU verlieren. Dies war besonders wichtig in Fällen, in denen ein Spender eine unmittelbare Wirkung oder ein transformierendes Geschenk machen möchte. Wir mussten den Vereinbarungsworkflow rationalisieren und diese Gelegenheiten zur Förderung von Spenden besser nutzen.“

Strategie

Sowohl interne Teams als auch Spender selbst fragten nach einer besseren Methode zur Abwicklung dieser Vereinbarungen. Mit Adobe Sign sendet das Spender-Compliance-Team jetzt elektronische Kopien von Vereinbarungen direkt an den E-Mail-Posteingang eines Stakeholders. Unterzeichner können Vereinbarungen in wenigen Minuten anzeigen und unterzeichnen, ohne zusätzliche Apps herunterladen oder ein spezielles Konto einrichten zu müssen. Die digitalen Vereinbarungen können sogar gleichzeitig an mehrere Unterzeichner gesendet werden, wodurch sich die Bearbeitungszeiten verringern, wenn ein Unterzeichner die Unterzeichnung der Vereinbarung verspätet. Die Umstellung auf elektronische Dokumente half dem Team auch, die mit dem Drucken verbundenen Kosten und Abfälle zu reduzieren. Seit der Implementierung von Adobe Sign hat das Team den Druck um 30% verringert.

„Mit Adobe Sign sparen wir bei der durchschnittlichen Bearbeitungszeit mehr als 13 Tage ein“, sagt Thalacker. „Anstatt ihre Zeit mit der Verfolgung und Nachverfolgung von Vereinbarungen zu verbringen, können Teams ihre Zeit darauf konzentrieren, mit mehr Spendern zusammenzuarbeiten und mehr Vereinbarungen abzuschließen. Spender schätzen auch die Einfachheit elektronischer Signaturen, und wir sehen einen stetigen Aufwärtstrend bei der Verwendung elektronischer Signaturen bei allen Spendern.“

Ein Grund dafür, dass Adobe Sign einen so großen Einfluss auf die Stiftung hat, ist die entscheidende Integration mit Microsoft-Lösungen, einschließlich Microsoft SharePoint, Microsoft Teams und Microsoft Flow. Bei der Suche nach Lösungen für elektronische Signaturen war die Kompatibilität mit diesen geschäftskritischen Microsoft-Lösungen entscheidend.

„Adobe Sign war die einzige Lösung, die wir gefunden haben und die eine starke Vision der Integration in bestehende Microsoft-Workflows hatte“, sagt Thalacker. „Wir verwenden vertraute Tools, um mehr zu erreichen und schneller zu arbeiten. Wir hatten sowohl mit Adobe als auch mit Microsoft positive Beziehungen, daher wussten wir, dass wir uns auf ihre Partnerschaft verlassen konnten.“

Microsoft SharePoint wird in der gesamten Organisation stark zum Organisieren und Teilen von Spenderinformationen verwendet. Vor Adobe Sign verbrachten Administratoren Stunden damit, alle Geschenkdetails sorgfältig in Dateien in SharePoint einzugeben und den Workflow-Status in jeder Phase zu aktualisieren, um den Status der Vereinbarung zu verfolgen.

Durch die Integration mit Adobe Sign werden Vereinbarungen jetzt automatisch in SharePoint hochgeladen. Adobe Sign verfolgt automatisch den Status jeder Vereinbarung, und die Mitarbeiter können diesen Status schnell direkt im SharePoint-Datensatz überprüfen. Durch die Automatisierung entfällt nicht nur ein Großteil der Verwaltungszeit, sondern es werden auch Fehler durch manuelle Eingaben reduziert.

Mithilfe geplanter Microsoft Flow-Automatisierungen werden Vereinbarungen automatisch in Dokumentbibliotheken gezogen, auf die über Microsoft Teams zugegriffen werden kann. Auf diese Weise können die Mitarbeiter eine Vereinbarung im Kontext der entsprechenden Teamwebsite und des entsprechenden Kanals schnell überprüfen. Ein Entwicklungsbeauftragter kann einen Spender schnell über den Status einer Vereinbarung informieren, ohne das Spender-Compliance-Team für ständige Updates per E-Mail kontaktieren zu müssen. Manager können den Status aller aktiven Vereinbarungen für ihr gesamtes Team auf einer einzigen Registerkarte überprüfen. Microsoft Flow ermöglicht es Mitarbeitern auch, an verschiedenen Stellen während des Arbeitsablaufs automatische Benachrichtigungen einzurichten, z. B. wenn sie benachrichtigt werden möchten, nachdem die Vereinbarung vom Senior Management Team unterzeichnet wurde.

Durch die Partnerschaft zwischen Adobe und Microsoft war auch die Bereitstellung und Integration von Adobe Sign sehr einfach. Während die Stiftung zunächst einen langsamen und vorsichtigen Ansatz für die Bereitstellung versuchte, stellte sie fest, dass Adobe Sign auch gut für eine schnelle Bereitstellung geeignet war, ohne dass lange Anlaufgespräche und Schulungen erforderlich waren. Teams können mit Adobe Sign über vertraute Microsoft-Tools arbeiten, was die Lernkurve drastisch verkürzt. Adobe Sign ist außerdem äußerst flexibel, sodass Thalacker und sein Team Änderungen vornehmen und Arbeitsabläufe schnell anpassen können, um den Anforderungen der Teams auf der Grundlage des tatsächlichen Feedbacks des Teams gerecht zu werden.

Kommunikation zwischen Teams mit PDF

Neben der Arbeit mit Adobe Sign nutzt die Stiftung eine weitere Adobe Document Cloud-Lösung, Adobe Acrobat Pro DC, für viele Teams und Prozesse. Das Kommunikationsteam verwendet Adobe Acrobat in Verbindung mit der Arbeitsmanagementplattform Workfront, um Workflows für Korrekturen und Genehmigungen zu automatisieren. Das Team verwendet zunächst Adobe Creative Cloud-Apps wie Adobe InDesign CC und Adobe Illustrator CC, um Inhalte zu erstellen, darunter Berichte, Grafiken sowie Print- und Webanzeigen. Das Team gibt dann Inhalte im PDF-Format an Workfront aus, wo sie automatisch zur Überprüfung und Genehmigung an die Beteiligten weitergeleitet werden.

„Wir verwenden gerne Adobe Acrobat und PDF für Überprüfungen, weil es uns ein universelles Format bietet, auf das jeder leicht zugreifen kann“, sagt Ryan Peterson, Senior Director of Creative Services für die Iowa State University Foundation. „Mit den Kommentar-Tools können die Leute ihre Kommentare direkt in die PDF-Datei einfügen, was es für Ersteller viel einfacher macht, Feedback zu sammeln und darauf zu reagieren.“

Andere Teams verwenden Adobe Acrobat, um Informationen zu Datensätzen zu kommentieren und zu schwärzen. Wenn die Buchhaltung Überweisungsdaten oder Spenderformulare im sicheren PDF-Format erhält, verwendet sie Adobe Acrobat, um personenbezogene Daten zu schwärzen. Das Buchhaltungsteam fügt dem PDF dann Informationen hinzu, die dem Aufzeichnungsteam dabei helfen, die Daten genau in das interne Bildverarbeitungssystem und das Kundenbeziehungsmanagementsystem aufzunehmen.

Ergebnisse

Während die Iowa State University Foundation zunächst damit begann, Adobe Sign in Compliance-Workflows für Spender zu verwenden, breitete sich die Verwendung von Adobe Sign schnell auf andere Prozesse aus, einschließlich des Formulars für die Weiterleitung von Vorschlägen, und bald werden auch Zusicherungsformulare folgen. Die Weiterleitungsformulare für Vorschläge können mehr als fünf Unterzeichner umfassen, aber in Tests war Adobe Sign selbst in diesen komplexen Arbeitsabläufen sehr erfolgreich.

„Wir konnten nicht vorhersehen, dass Adobe Sign in unserem Unternehmen so erfolgreich sein würde“, sagt Thalacker. „Es gibt einen Nachholbedarf an Technologie, und sobald die Leute davon erfahren, klopfen sie an unsere Türen und bitten darum, mit der Verwendung von Adobe Sign zu beginnen, um ihre Prozesse zu rationalisieren. Durch die Integration von Adobe Sign in bestehende Microsoft-Workflows erleichtern wir die Arbeit der Menschen erheblich, sodass wir Spenden schnell bearbeiten und viel schneller etwas für die Menschen an der Iowa State University bewirken können.“

Die Ergebnisse umfassen Folgendes:

• Schnellere Bereitstellung von Geldern in den Händen der Empfänger durch Verkürzung der Genehmigungen um 13 Tage
• Reduzierung des Druckaufwands, was zu niedrigeren Kosten und weniger Papierabfall führt
• Nutzung der Microsoft-Integration zur Reduzierung von Fehlern und manuellen Verwaltungsaufgaben
• Mühelose Bereitstellung mit flexiblen Workflows, die über vertraute Tools ausgeführt werden

Lesen Sie die vollständige Fallstudie