Kunde
Innovation Norwegen
Zusammenfassung
Innovation Norway ist das wichtigste Instrument der norwegischen Regierung für Innovation und Entwicklung der norwegischen Unternehmen und Industrie. Sie unterstützen Unternehmen dabei, ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen und Innovationen zu fördern. Sie sind auch die offizielle Handelsvertretung der norwegischen Regierung im Ausland mit 700 Mitarbeitern in mehr als 30 Ländern.
Norwegische Unternehmen haben über Innovation Norway Zugang zu einem breiten System zur Unterstützung von Unternehmen sowie zu finanziellen Mitteln. Die Organisation bietet Kompetenz-, Beratungs-, Werbe- und Netzwerkdienste an. Auch die Vermarktung Norwegens als Tourismusdestination zählt zu den wichtigen Aufgaben der Organisation.
Durch die Kombination von lokalem Branchenwissen und internationalen Netzwerken mit den Geschäftsideen und der Motivation von Unternehmern wird die Grundlage für neue erfolgreiche Unternehmen geschaffen.
Herausforderung
Innovation Norway begann mit der Vision einer neuen Sharing-Plattform auf Basis von Office 365, um die Zusammenarbeit intern und mit externen Parteien zu verbessern, und suchte Unterstützung bei Puzzlepart.
Der erste Schritt bestand darin, eine kontrollierte Self-Provisioning-Lösung von Office 365-Gruppen zu etablieren, um die Projektzusammenarbeit zu unterstützen. Die Lösung begann mit der Verwendung von Azure und PowerShell, wurde aber mit Aufrufen von Microsoft Graph und der Verwendung der SharePoint PnP-Bereitstellungsvorlagen und -Engine auf Microsoft Flow und Azure-Funktionen umgestellt.
Strategie
Kollaborationsplattform
Eines der wichtigsten Ziele der Lösung war es, aufgrund der norwegischen Gesetze und Vorschriften eine einfache Möglichkeit zur Archivierung von Dokumenten aus SharePoint in einer externen Archivierungslösung bereitzustellen. Diese Archivierungslösung wird unter Verwendung des SharePoint-Frameworks erstellt, das durch einen Azure-Dienst unterstützt wird, um die Daten per Proxy an das Rechenzentrum weiterzuleiten, das die Archivierungslösung hostet, wo ein Endbenutzer den Archivierungsprozess direkt aus einer Dokumentbibliothek initiieren kann. Die Projekträume haben auch eine Governance, ob ein Projekt externe Mitglieder zulässt oder nicht. Zusätzliche SharePoint Framework-Lösungen wurden hinzugefügt, um Projektmetadaten und Governance-Lösungen bereitzustellen.
Parallel zur Ermöglichung der Projektzusammenarbeit erstellte Puzzlepart Schulungsmaterial und führte zahlreiche Kurse und Webinare intern für den Endbenutzer durch. Das Material konzentriert sich auf die effektive Verwendung der verschiedenen Tools, die von Office 365-Tools bereitgestellt werden, zusätzlich zur Funktionsweise der benutzerdefinierten Lösungen. Teil des Schulungsmaterials ist ein 13-stufiger Selbstbewertungskurs, bei dem der Fortschritt für jeden Mitarbeiter verfolgt wird, wodurch in Power BI Einblick in die Unternehmensakzeptanz gegeben wird. Heute haben über 70% der Mitarbeiter diesen Kurs entweder begonnen oder abgeschlossen.
Nach der ersten Veröffentlichung der Projektzusammenarbeit hat Innovation Norway auch ein Allzweckteam für die Zusammenarbeit erstellt. Sowohl die neue Vorlage als auch die Projektvorlage aktivieren automatisch Microsoft Teams und geben Benutzern die Wahl, wie sie in der zugrunde liegenden Office 365-Gruppe zusammenarbeiten möchten.
Intranet
Darüber hinaus wurde ein neues Intranet erstellt und gestartet, das mithilfe von Kommunikationswebsites und modernen Seiten aufgebaut wurde, wobei Inhalte manuell aus der alten lokalen SharePoint-Lösung migriert wurden. Ein benutzerdefiniertes Mega-Menü mit Unterstützung für Serviceankündigungen wurde mithilfe des SharePoint-Frameworks hinzugefügt, um die Intranet- und Kollaborationsnavigation zu verbessern.
Botschafter-Netzwerk
Eine Funktion von Puzzlepart besteht darin, ein Botschafternetzwerk für Unternehmen aufzubauen, die Office 365 einführen. Botschafter sind Mitarbeiter, die die Verantwortung übernehmen, mit Kollegen und anderen in der Organisation die Vorteile zu kommunizieren, die die neue Lösung der Organisation bieten kann. Botschafter schaffen Engagement und Begeisterung, die zu einer besseren Akzeptanz neuer Arbeitsweisen führen, sie wirken sich positiv auf ihre eigenen Teams oder ihre eigene Abteilung aus und tragen dazu bei, dass neue Arbeitsformen über Arbeitsgruppen und Geräte hinweg angewendet werden. Darüber hinaus finden sie Lösungen für Herausforderungen und geben dem Projektteam Feedback. Das Erlernen digitaler Tools mit und von Kollegen ist einfacher und effizienter. Daher leisten Botschafter einen wichtigen Beitrag, wenn ein Unternehmen Office 365 einführt.
Bei Innovation Norway haben Botschafter eine Koordinatorfunktion (und werden daher Koordinatoren genannt). Diese Benutzer sind nicht unbedingt Superuser, erfüllen jedoch die wichtige Rolle, Aktualisierungen an lokale Benutzer zu übermitteln und der Office 365-Arbeitsgruppe alle Probleme, Bedenken, Verbesserungen oder interessanten Fälle zu melden, die für die Kommunikation mit der Organisation nützlich sind.
Während der Anfangsphase der Implementierung von Office 365 und insbesondere von SharePoint halfen die Koordinatoren bei der Organisation der Websites ihrer Abteilungen. Typischerweise lieferten sie dem Projektteam auch Input zu allen technischen oder funktionalen Änderungen, die für ihren Abteilungsstandort von Vorteil wären.
Während der Einführungsphase erhielten die Koordinatoren zusätzliche Präsenz- (oder Online-) Kurse. Darüber hinaus hatten sie ihre eigene Yammer-Gruppe, um Bedenken zu äußern, Erfahrungen auszutauschen oder relevante Themen zu diskutieren, die auch von der Projektgruppe aufgegriffen würden. Die Projektgruppe und die Koordinatoren trafen sich einmal im Monat zu einstündigen Treffen.
Nach einer Phase nach dem Start mit weniger Aktivitäten wurde die Koordinatorengruppe wiederbelebt und trifft sich nun alle zwei Wochen. Diese Webinare werden von Puzzlepart und zwei Mitarbeitern von Innovation Norway veranstaltet. Der Zweck der Webinare besteht darin, den Lern- und Akzeptanzprozess fortzusetzen.
Bei Innovation Norway trifft sich Puzzlepart alle zwei Wochen mit den Botschaftern und führt Webinare durch, um den Lern- und Einführungsprozess fortzusetzen.
