Das in Alabama ansässige Datendienstunternehmen nutzt SharePoint Online – und Humor – um Silos aufzubrechen, Transparenz zu fördern und seine Werte voranzutreiben.

Imaging Business Machines (ibml) stellt Scanner her – Scanner, die in 80 Prozent der führenden Poststellen der Welt verwendet werden und Daten mit einer Genauigkeit von 95 Prozent mithilfe von Software mit künstlicher Intelligenz erfassen können. Die Systeme von ibml können scannen, Dokumente nach Typ klassifizieren, bis zu 30 Felder extrahieren, extrahierte Daten in eine SQL-Datenbank posten und entscheiden, in welche Tasche ein Dokument am Ende gesteckt wird – alles mit einer Geschwindigkeit von 750 Seiten pro Minute.

Mit Hauptsitz und Produktionsstätten in Birmingham, Alabama, und regionalen Niederlassungen in Konstanz, Deutschland, und Guildford, Großbritannien, ist ibml in 48 Ländern tätig und beschäftigt 226 Mitarbeiter, von denen einige seit fast zwei Jahrzehnten dort sind.

Jetzt, nach 25 Jahren im Geschäft, ändern sich die Führung und das Geschäftsmodell des Unternehmens.

Nach dem Übergang vom langjährigen Besitz der Familie Murphy zu einer privaten Investmentfirma wurde Martin Birch President und CEO. Mit Blick auf Wachstum, Betriebsreife und Verbesserung stellte ibml zwei Jahre später Don Monistere als COO ein, um in dieser Hinsicht zu helfen und ibml in einen Anbieter von Technologielösungen zu verwandeln. Bis heute waren Birch und Monistere eine unaufhaltsame Kraft und das unglaubliche Team von ibml ist bereit für Wachstum. Wie Monistere es ausdrückt: „ibml war bereits ein Anbieter von High-Tech-Lösungen. Wichtige Mitglieder der Führung und ein Großteil des Managements wussten es einfach noch nicht.“

Zeitüberschreitung im normalen Geschäftsbetrieb

Schon früh diskutierten Birch und Monistere, wie man ibml am besten auf „as-a-Service“-Angebote ausrichtet. Aber auch die jahrzehntelange Erfahrung, die dem Unternehmen seinen Vorsprung verschafft, wirkte als Hemmschuh bei diesem Wachstum.

„Martin hatte gesagt, dass das Unternehmen aufgrund seiner bisherigen Vorgehensweise vor einigen Herausforderungen stand“, sagt Monistere. „Viele dieser Probleme könnten gelöst werden, indem wir alle auf eine Linie bringen und uns an dem beteiligen, was wir als ein Team zu erreichen versuchen, das auf ein Ziel hinarbeitet. Wenn Sie Leute in Silos haben, die ihr eigenes Ding machen, ist das vergebliche Mühe.“

Als Monistere ankam, hatte ibml ein Intranet, das auf dem aufbaute, was damals IBM Connections war. Alle Informationen waren vorhanden – Personalformulare (HR), Prozess- und Verfahrensdokumente, einige Unternehmensnachrichten – aber die Benutzererfahrung war klobig und unhandlich. Infolgedessen hatten die Mitarbeiter die Nutzung des Intranets weitgehend eingestellt.

ibml hatte Microsoft 365 übernommen, nutzte es aber nicht wirklich voll aus. Als beispielsweise Monistere auf den Plan trat, begannen die Leute gerade erst, sich mit dem zu beschäftigen, was Microsoft Teams zu bieten hatte, aber es gab wenig Governance oder Anweisungen dazu, wie oder wann Teams-Websites erstellt werden sollten oder ob Dokumente in Teams oder direkt in SharePoint geteilt werden sollten.

Also trat ibml auf die Bremse, nahm einen Schlag und forderte den Status quo heraus. Monistere und das Enterprise-Architecture-Team unter der Leitung von George Henry drückten den Timeout-Knopf, um zu überdenken, wie die internen Kommunikations- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten von ibml am besten gefördert werden können. Nach vielen Stunden Arbeit mit Enterprise Architecture, Marketing und Executive Leadership entstand eine neue Strategie. Es war gut investierte Zeit.

Neuausrichtung des IBM-Technologie-Stacks

Monistere und Birch beschlossen, sich auf vier eng integrierte Tools zu konzentrieren:

• Eine Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement
• Eine Buchhaltungsplattform
• SharePoint
• Microsoft 365 für die Zusammenarbeit

Der COO hat die Zuordnung der Inhalte in Connections und Lotus Notes zu Microsoft 365 Ende 2019 abgeschlossen. Der Prozess der Migration all dieser Informationen in das neue moderne Intranet auf Basis von SharePoint ist im Gange. Das neue SharePoint-basierte Intranet wird das Intranet und der Kommunikationsknotenpunkt von ibml sein. Tatsächlich ist SharePoint zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmensplanung von ibml geworden.

„Wenn jemand SharePoint besser nutzt als wir, möchte ich es sehen“, sagt Monistere, „denn wir machen es zum Eckpfeiler dessen, was wir erreichen wollen, von strategischen Planungssitzungen bis hin zu Vorstandssitzungen. Wenn Sie auf unsere Intranet-Landingpage zugreifen können, können Sie alles sehen, was alle tun. Es integriert die gesamte Belegschaft, sodass wir diese Mauern zwischen den Teams einreißen können.“

Intelligentes Intranet fördert die Kommunikation und erhöht die Transparenz

Monistere entwarf und baute das ibml-Intranet unter Verwendung einer einzigen Kommunikationswebsite mit Hyperlink-Konnektivität zu einem Netzwerk von Teams-Websites und Governance für Teamleiter und Manager bei der Einrichtung und Verwendung. Diese Homepage der Kommunikations-Site ist die zentrale Anlaufstelle von ibml für:

• Den Arbeitsbeginn registrieren.
• Der Firmenkalender.
• Nachrichten und Weltzeituhren für die amerikanischen, britischen und deutschen Büros von ibml.
• Ein „Kudos“-Bereich, in dem Mitarbeiter mehr über die Helden des Monats des Unternehmens erfahren und die Ereignisse und Errungenschaften ihrer Kollegen feiern können.
• Quick Links, eine ganze Seite mit Links zu allem, was sie brauchen.
• Hilfe-Tickets.
• Document Library, die alle klassischen Stärken von SharePoint wie Versionierung und Ein- und Auschecken von Dateien sowie Dokumente in einer konsistenten, vertrauten Vorlage bietet.
• Get Social, der Facebook-ähnliche Social-Media-Hub des Unternehmens, der auf Yammer aufbaut, wo Menschen Familienfotos, Sportnachrichten und Geschichten teilen.
• Abteilungen, die Verknüpfungen zu allen Geschäftsbereichen von ibml bietet. Die HR-Website bietet beispielsweise Zugriff auf die Gehaltsabrechnung, HR-Formulare, Informationen zu Sozialleistungen, das Mitarbeiterhandbuch und sogar eine Vorschlagsbox. Über die Marketing-Site können Mitarbeiter auf die Markenstandards und Marketingmaterialien von ibml zugreifen.
• Der jährliche strategische Plan, der den Plan selbst und auch vierteljährliche Überprüfungen der Geschäftsführung umfasst. Als Beweis für das Engagement von ibml für Transparenz sind diese Überprüfungen für jedermann zugänglich. Nur wenige Unternehmen hätten den Mut, solche Informationen über Führung zu veröffentlichen, aber ibml nutzt die Gelegenheit. Birch und Monistere möchten, dass die Mitarbeiter sehen, wie sich die Führung verhält, an den Werten des Unternehmens festhält (oder nicht) und auf die Unternehmensstrategie hinarbeitet. Monistere beschreibt dieses Engagement für Transparenz als „sehr ungewöhnlich, sehr beliebt“.

Kommunikation und Transparenz sind bei ibml unerlässlich. Um dies zu gewährleisten, erstellen und pflegen die Führung und verschiedene funktionsübergreifende Teams jetzt Kommunikationswege auf mehreren Ebenen, die sich alle im neuen Intranet befinden. Zum Beispiel schreibt Birch „The Monthly“, und Monistere schreibt „The Weekly“, was für die Mitarbeiter von ibml ein großer Anziehungspunkt ist. Diese taktische Wochenrückblick-Kolumne enthält immer die Mission, Vision und Werte des Unternehmens, die in den Farben des Unternehmens hervorgehoben und auf den meisten Seiten hervorgehoben werden. Wie Monistere sagt: „Wenn wir uns nicht an unsere Werte halten, sind wir nicht die, für die wir uns ausgeben.“ Sein Ziel ist es, die Grundwerte des Unternehmens so weit zu betonen, dass jeder Mitarbeiter sie, wenn er gefragt wird, sofort aufsagen könnte.

Auf all diesen Websites ist das Engagement von ibml für offene Kommunikation und die Betonung der Mission, Vision und Ziele des Unternehmens zu erkennen. „Was auch immer die Botschaft ist, wenn Sie nicht müde werden, sie zu sagen, sagen Sie sie nicht genug“, sagt Monistere.

Vorantreiben der Unternehmensstrategie durch Microsoft Planner

Das SharePoint-basierte Intranet von ibml ist eng mit anderen Microsoft 365-Apps integriert, einschließlich Microsoft Word, Excel und Planner. Tatsächlich gibt es eine Planner-Seite für jede Strategie, die das Führungsteam im Intranet des Unternehmens gepostet hat. „Wir nutzen dieses Tool aggressiv, um mit allen zu kommunizieren, die darauf hinarbeiten und sich darauf konzentrieren, was wir zu erreichen versuchen“, sagt Monistere. „Unser Enterprise-Architecture-Team und insbesondere unser bereits erwähnter VP für EA, George Henry, ist de facto zum „Teams Creator“ in SharePoint geworden, um sicherzustellen, dass wir das Toolset auf die am besten integrierte Weise und gemäß den Best Practices nutzen.“

Wenn die Leute beispielsweise mehr über die Unternehmensstrategie des Unternehmens für ein bestimmtes Jahr lesen möchten, können sie dies im Intranet tun und dann einem Link zu Planner folgen, um zu sehen, welche Aufgaben und Meilensteine das Unternehmen im Hinblick auf seine Geschäftsjahresziele erreicht hat. Aufgaben fließen von diesen strategischen Plänen auf oberster Ebene in Microsoft To Do für einzelne Mitwirkende, die dann darauf reagieren können. Auf diese Weise ist die Aufgabenliste jeder Person in gewisser Weise mit der höchsten Ebene der Unternehmensstrategie verknüpft.

Um den Mitarbeitern zu helfen, sich an die Website zu gewöhnen und sie effektiv zu nutzen, verschickte Monistere unternehmensweit E-Mails mit Links zu Intranetseiten, sobald diese online gingen. Von da an enthielt jede Folge seiner Intranet-Kolumne „The Weekly“ ein Video aus der Videobibliothek von Microsoft, z. B. zur Verwendung von Teams. Jetzt fordern die Leute

„Die Wöchentliche“; freuen Sie sich auf neue Einträge auf der Kudos-Seite; und übermitteln Sie proaktiv Vaterwitze, lustige Geschichten und die Erfolge ihrer Kinder an das moderne Intranet von ibml.

Humor: Ein Schlüssel zum Erfolg

Das moderne Intranet von ibml spiegelt die Persönlichkeit und Energie von „Birch\Monistere“ wider. Es ist informativ und funktional, aber es steckt auch viel Spaß und Humor in den Seiten des Intranets, wodurch die Menschen mit den wichtigen Inhalten der Website beschäftigt bleiben.

Ganz unten auf der Homepage befindet sich zum Beispiel ein kleiner Abschnitt mit dem Titel „Brint Hardys Vaterwitze“, der all die stöhnwürdigen Klassiker enthält, die wir lieben. Hardy, ein langjähriger Lösungsingenieur bei ibml, ist verantwortlich für solche Klassiker wie „Warum hat Papa Treppen nie vertraut? Sie hatten immer etwas vor.“

Ein weiterer sehr beliebter Abschnitt ist „G-Russelisms“, der auf der Intranetseite „Get Social“ erscheint. Der CFO von ibml ist berühmt für „Countryismen“ wie „Ein Stinktier ist ein Stinktier. Es ist keine Katze mit einem Streifen auf dem Rücken.“ G-Russelismen sind mächtige Führungsinstrumente, die Mitarbeiter in die Diskussion und ins Intranet ziehen. Menschen lieben Sprüche wie „Wir begraben uns lebendig, um zu beweisen, dass wir eine Schaufel gebrauchen können.“ Tatsächlich erwarten sie sie – so sehr, dass sie, wenn jemand eine hört, dafür sorgen, dass Monistere sie der Sektion hinzufügt.

Wer würde nicht täglich im Intranet nachschauen wollen, wenn man sich auf solche Juwelen freuen kann?

Die Metriken zeigen ein breites Buy-in

Monistere verwendet einen einfachen Net Promotor Score (NPS)-Fragebogen, der in Microsoft Forms erstellt wurde, um den Erfolg des modernen Intranets von ibml zu messen. Das Formular besteht aus zwei Fragen:

• Wie machen wir uns?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen?

Die Ergebnisse haben die Erwartungen des COO übertroffen. Monistere sagt: „Unser Ziel war eine Steigerung des internen NPS-Scores um fünf Punkte. Wir haben in unserem ersten Jahr eine Steigerung von 11 Punkten erreicht.“

Monistere gibt zu, dass es bei der Belegschaft eine gewisse Skepsis gegenüber all den Informationen gab, die im Intranet erscheinen. „Am Anfang wurden alle Informationen, die wir zur Verfügung stellten, als etwas heikel angesehen“, sagt Monistere. „Die Leute fragten sich: ‚Wer ist dieser Don-Typ, und warum schreibt er all dieses Zeug, von dem ich nicht glaube, dass ich es wissen will?' Dann entwickelten die Leute einen Durst nach dem, was wir posteten. Sie fingen an, nach weiteren Informationen zu fragen. Jetzt vertrauen sie darauf, dass wir alles veröffentlichen, was sie unserer Meinung nach wissen müssen. Das ist einer der Gründe, warum wir dieses Jahr so gut abgeschnitten haben.“

Ein modernes Intranet wird zum Gesicht eines Unternehmens

Bis heute hat Monistere die gesamte SharePoint-Infrastruktur bei ibml erstellt und die meisten Inhalte geschrieben, obwohl er gerade dabei ist, die Mitarbeiter der Marketingabteilung zu schulen, damit sie sich stärker einbringen. Darüber hinaus haben sich SharePoint-Champions herauskristallisiert, die die Dinge so machen, wie Monistere es tut. „Plötzlich erscheinen Seiten und Planner-Listen mit meinem Namen für Dinge, die ich nicht erstellt habe“, lacht er.

„Jetzt, da wir genug Inhalt haben, damit die Leute das Intranet aktiv nutzen und mit dem Toolset vertraut sind, wird ibml das Intranet zur Unternehmenshomepage machen. Alles wird von dieser SharePoint-Zielseite ausgehen“, sagt Monistere.

Das moderne Intranet von ibml, das auf SharePoint basiert, ist zu einem wichtigen Bestandteil der Art und Weise geworden, wie das Unternehmen kommuniziert, Meetings abhält, Arbeitsabläufe organisiert und seine Unternehmenskultur aufbaut und pflegt. Jeder ibml-Mitarbeiter kann sehen, was seine oder ihre Kollegen und die Unternehmensführung getan haben und tun, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Am wichtigsten ist vielleicht, dass das moderne Intranet von ibml dazu beigetragen hat, Silos abzubauen, während das Unternehmen wächst und skaliert. Funktionsübergreifende Teams kommunizieren und arbeiten in Echtzeit zusammen, und Microsoft 365 hat dies ermöglicht