Lower Thames Crossing (LTC) Projekt baut Brücken zwischen Teams mit einem Intranet auf Basis von Microsoft 365

Highways England unterhält und baut die Straßen, die 35% des gesamten englischen Verkehrsaufkommens befördern und die großen Städte des Landes verbinden. Ein aktuelles Projekt von Highways England ist Lower Thames Crossing (LTC), ein Verkehrsinfrastrukturprojekt mit einem Budget zwischen 5,3 und 6,8 Milliarden Pfund Sterling

(US$6,63 Mrd. und US$8,5 Mrd.), die dem Gebiet Lower Thames östlich von London zugute kommen sollen. Nach Fertigstellung werden 23,3 Kilometer (14,5 Meilen) neue Straßen, 50 neue Brücken und Viadukte sowie zwei 4,3 Kilometer (2,5 Meilen) lange Tunnel unter der Themse – die die drittbreitesten Tunnel dieser Art weltweit sein werden – verlegt Lastkraftwagen aus den südostenglischen Häfen direkt aus dem Osten nach London.

Dieses gewaltige Unterfangen begann 2017 als Joint Venture zwischen drei einzelnen Unternehmen und 200 Mitarbeitern. Mit Beginn der Bauphase wird die Belegschaft auf 14.000 Personen ansteigen. Bis zum Ende des Projekts im Jahr 2027 werden all diese Menschen gegangen sein. Angesichts dieser außergewöhnlichen Situation musste Colin Shedden, IT-Architekt und Betriebsleiter eines fünfköpfigen LTC-Teams für Highways England, einen Weg finden, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und das institutionelle Wissen angesichts einer 40%-Fluktuationsrate zu bewahren.

Dazu wandte er sich an Microsoft 365.

Von Anfang an anfangen…

Vor Microsoft 365 hatte LTC kein Intranet. Tatsächlich gab es keinerlei gemeinsame Plattform. Das LTC-Programm wurde effektiv für diesen Zweck entwickelt, und die an dem Projekt beteiligten Personen brachten ihre Technologie von ihren Mutterorganisationen mit. Das Technologieteam von LTC bestand aus nur fünf Personen, deren Hauptaufgabe darin bestand, das Licht am Laufen zu halten. „Es gab kein Budget für Technologie“, bemerkt Shedden. „Die Leute kommen mit ihren eigenen Laptops – alles ist BYOD. Jeder verwendet den Kalender und die E-Mail-Adresse seiner Muttergesellschaft.“ Ein gemeinsames Intranet, das das gesamte Projektteam nutzen könnte, würde helfen, alle auf dem gleichen Stand zu halten.

…mit einzigartigen Herausforderungen

LTC ist jedoch insofern einzigartig, als die Mitarbeiter aufgrund ihres Fachwissens und der Phase, in der sich das Projekt befindet, ständig von ihren Mutterunternehmen und Partnerorganisationen in das Projekt ein- und ausgewechselt werden. Diese vollständig aufgabenorientierte Kultur macht es zu einer Herausforderung, Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Die andere Herausforderung bestand darin, Wissen zu bewahren, wenn Mitarbeiter aus dem Projekt ausgeschieden sind. Ein gemeinsames Intranet war ein Teil der Lösung für LTC; der andere Teil war Microsoft Teams.

„Einige unserer Mitarbeiter arbeiten für Mitgliedsunternehmen; andere rotieren hinein, führen ihre angegebene Aufgabe aus und rotieren dann wieder heraus. Viel Zeit zum Akklimatisieren bleibt nicht. Sie müssen sich auf den neuesten Stand bringen, die benötigten Ressourcen beschaffen und sich fast sofort an die Arbeit machen“, sagt Shedden. Alle diese Teams erstellen und aktualisieren projektspezifische Artefakte, von Umweltverträglichkeitserklärungen und Bodenanalysen bis hin zu archäologischen Inventaren und Bauplänen. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, diese Materialien in Echtzeit zu ändern, und die Materialien müssen im gesamten LTC-Projekt zugänglich sein, auch wenn die Personen, die sie erstellt haben, das Projekt längst verlassen haben.

Hochdruckanforderungen

Zusammenarbeit und Kommunikation waren entscheidend für den Erfolg von LTC. So gipfelte die Anfangsphase des LTC-Projekts in der „Development Consent Order“ (DCO). Dieses 150.000-seitige Baugenehmigungsdokument erforderte die Zusammenarbeit von fast 30 Personen, um mehrere Bezirksregierungen und Nichtregierungsorganisationen zu koordinieren sowie die Standorte für große Hochdruckgasleitungen und Hochspannungsstromkabel zu bestimmen. Da es keine LTC-spezifischen E-Mails oder Intranets gab und Mitarbeiter aus vielen verschiedenen Organisationen außerhalb von Highways England kamen, drohten Produktivitätsverluste, verlorene Dokumente und Überschneidungen.

Das LTC-Programm ist eine hochkarätige Anstrengung, bei der Fristen lange vor Projektbeginn vereinbart wurden. Jede Nichteinhaltung einer Frist kann Tausende – oder sogar Millionen – von Pfund kosten.

Shedden wusste, dass das Intranet leichtgewichtig, agil und in der Lage sein musste, einen hohen Umsatz zu unterstützen:

„Als das Projekt 2017 startete, waren es etwa 200 Personen. 2020 sind es 750 Personen. Wenn der Bau beginnt, wird die Zahl auf 3.000 bis 4.000 Büroangestellte steigen, die auf etwa 20 Geländen arbeiten, und auf weitere 10.000 Bauarbeiter.“

Um beim Aufbau dieses zentralisierten Kommunikations- und Tool-Hubs zu helfen, wandte sich Shedden an Suzy Dean und Wes Hackett von Addin365, um die Anforderungen von LTC zu besprechen. „LTC muss trotz hoher Fluktuation institutionelles Wissen teamübergreifend aufrechterhalten. Die Mitarbeiter müssen Updates schnell veröffentlichen, die im gesamten Projekt sichtbar sind, und LTC muss Produktivitätsverluste vermeiden“, sagt Hackett.

SharePoint hilft LTC bei der Anpassung

Shedden und sein Team nutzten Microsoft 365 bereits intern, sodass der Aufbau eines intelligenten Intranets auf Basis von SharePoint und die Nutzung der Kollaborationsfunktionen in Teams eine einfache Wahl waren. „Mit den Microsoft 365-Technologien konnten wir ein flexibles Intranet erstellen und die bereits erstellten Inhalte problemlos migrieren“, sagt Shedden.

Indem alle Teammitglieder aufgefordert wurden, Teams und das intelligente Intranet auf Basis von SharePoint zu verwenden, stellte Shedden sicher, dass die Mitarbeiter:

• Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen.
• Greifen Sie auf gemeinsames Referenzmaterial zu.
• Speichern Sie Projektartefakte wie Videos und Bilder.
• Demokratisieren Sie Nachrichten und Informationen für das gesamte Team.

„Das Intranet ist unglaublich leicht, aber breit. Es ist ein Regenschirm über allem“, sagt Hackett. Benutzer haben eine offizielle Zielseite – eine Hub-Site – mit fünf bis sechs damit verknüpften Kommunikationsseiten für wichtige Inhalte, wie z 2.500 weitere Dokumente.

Es ist auch agil. Wenn verschiedene Teile des Projekts enden (z. B. DCO) und neue Phasen entstehen (z. B. Konstruktion), werden alle zugehörigen Hubs und ihre Kommunikationsstandorte archiviert und neue Hubs erstellt. Die archivierten Seiten bleiben durchsuchbar, sodass kein institutionelles Wissen verloren geht.

Gleichzeitig erfordert LTC, dass alle Teammitglieder in Teams arbeiten, um Zusammenarbeit, Versionskontrolle von Dokumenten, Ressourcen, Messaging und Videostreaming sicherzustellen – und die Teammitglieder lieben es. Anstatt die Mitarbeiter zu bitten, die richtigen LTC-Intranetseiten über einen Webbrowser zu finden und darauf zuzugreifen, beschlossen Hackett und Shedden, das intelligente Intranet auch über Teams bereitzustellen, wodurch Teams zu einem echten One-Stop-Shop wurde. In Teams kann Shedden den richtigen Gruppen von Mitarbeitern die richtigen Seiten präsentieren: Alles, was sie brauchen, ist an einem Ort.

Shedden verwendet auch adaptive Karten, um ein Rich-Media-Erlebnis zu bieten, wobei die Benutzeroberfläche spezifisch für den Kanal ist, in dem sich der Mitarbeiter befindet. Die unkonventionelle und dynamische Organisation des LTC-Intranets ändert sich je nach Phase, in der sich das Projekt befindet. Sein Zweck ist einfach:

• Hier können sich neue Mitarbeiter mit dem Projekt vertraut machen.
• Es ist ein zentrales Repository für Informationen.
• Es verbindet Mitarbeiter mit den Teams-Websites, denen sie angehören.

Wie Shedden es ausdrückt: „Die Leute müssen einfach wissen, wie sie ihre Arbeit machen. Das ist der größte Teil unseres SharePoint-basierten Intranets.“

Eine demokratische Kultur übernimmt

Der One-Stop-Ansatz des intelligenten Intranets von LTC ist wichtig, da neue Mitarbeiter ohne formelle Schulung sofort durchstarten müssen. Shedden hat nicht die Zeit, das Budget oder das Personal, um neue Mitarbeiter zu schulen, aber mit dem intelligenten Intranet und Teams kann er die digitale Kompetenz der gesamten LTC-Belegschaft auf den gleichen Ausgangspunkt bringen und dann darauf aufbauen. „Sobald die Kultur Teams übernommen hat – Video-Chat, Zusammenarbeit – übernimmt die Teamkultur und die Mitarbeiter trainieren sich effektiv selbst. Wir vermitteln Neulingen lediglich die Grundlagen der Tools.“

„Sobald die Kultur Teams übernommen hat – Video-Chat, Zusammenarbeit – übernimmt die Teamkultur und die Mitarbeiter trainieren sich effektiv selbst. Wir vermitteln Neulingen lediglich die Grundlagen der Tools.“

Die LTC-Intranet-Teams-Kombination ist bemerkenswert demokratisch und effizient. Jedes Mitglied eines beliebigen Teams kann Neuigkeiten auf seinen teamspezifischen Seiten veröffentlichen. Ein internes Kommunikationsteam hat den Inhalt durchgelesen, um zu bestimmen, was durch den Nachrichtenzyklus bis zum Haupt-News-Hub von LTC beworben werden sollte. Shedden sagt: „Niemand besitzt die Nachrichten über das Projekt.“

Ebenso müssen Mitarbeiter keine Dokumente auf ihre lokalen Computer herunterladen, um sie zu bearbeiten. Stattdessen können sie gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Änderungen in der Team-Webansicht nachverfolgen und den Gastbenutzerzugriff nutzen. Mit Teams arbeiten alle an derselben Version: Es gibt kein Problem mit der Versionskontrolle.

Holen Sie mehr aus dem Microsoft 365 heraus

Das IT-Team von LTC besteht aus nur fünf Personen, daher ist eine Automatisierung erforderlich. Um zu helfen, nutzen Shedden und Hackett alle Vorteile der Microsoft Power-Plattform. Beispielsweise verwenden sie Power Automate (ehemals Microsoft Flow) als LTC-Onboarding-System, das neuen Mitarbeitern einen One-Stop-Zugriff auf Fragebögen, Überprüfung der Drogenrichtlinie und mehr bietet. Über Power Apps kann das Team auch Unterstützung am Schreibtisch leisten; ein IT-Support-Bot; und ein Glossar-Bot, der die Terminologie im gesamten Projekt konsistent hält.

Microsoft 365 ermöglicht Sheddens Team, sich auf Inhalte und Prozesse zu konzentrieren, nicht auf Gebäudetechnik. Hackett sagt: „Wenn Microsoft neue Funktionen veröffentlicht, sind sie sofort ‚lichtschaltbar‘, was bedeutet, dass LTC immer die neueste Version verwendet.“ Shedden fasst es so zusammen: „Indem die Funktionen für das Unternehmen und den Mitarbeiter kontextbezogen sind, indem sie zugänglich gemacht werden, werden sie verwendet. Wenn ein Tool ignoriert wird, hilft es uns nicht.“

Shedden möchte das Beste aus der Investition von LTC in den Microsoft 365 herausholen: „Wir sind ein kleines Team, das ein riesiges Projekt unterstützt, das erfolgreich sein muss. Für den erfolgreichen Abschluss dieses Projekts liegen Milliarden von Pfund auf dem Tisch. Wenn wir die Dinge nicht ausprobieren, wenn wir die Dinge nicht auf neue Weise tun, werden wir keinen Erfolg haben. Es ist sehr viel versuchen, schnell scheitern und weitermachen. Wir sind hier, um allen anderen zum Erfolg zu verhelfen.“

Zuerst digital, nur digital

Die Einführung des LTC-Intranets und -Teams fällt selten unter 98% – eine außergewöhnliche Leistung. Shedden sagt: „Die Anpassungsfähigkeit der Organisation an Veränderungen ist enorm.

Und die Führung von Highways England hat dies zur Kenntnis genommen. Die Glühbirne ist gerade angegangen, dass es sich um ein vollständig digitales Projekt handelt, das in seinem Ansatz auf dem neuesten Stand ist. Das LTC-Programm ändert die Denkweise des zentralen Teams von Highways England. Es ist zu einem Katalysator für Veränderungen geworden. „Wir haben Maßstäbe bei der E5-Lizenzierung gesetzt

für alle“, sagt Shedden, „mit Microsoft Dynamics CRM für das Stakeholder-Management, Microsoft 365-Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit, Azure für Infrastruktur und Datenbanken, Azure und Power BI für Datenanalyse und Berichterstellung und jetzt Power Apps für kleinere Produktivitätslösungen .“ Die Infrastruktur, die Shedden und Addin365 eingerichtet haben, könnte durchaus das angestrebte Betriebsmodell sein, das Highways England bei zukünftigen Projekten anwendet.

„In drei Jahren hat sich das IT-Team von LTC von einer schurkischen Schatten-IT-Organisation zu einem Technologieführer entwickelt“, sagt Shedden. „Das ist eine beeindruckende Leistung, und Microsoft 365 hat einen großen Anteil daran.“