HELLA steigert die Produktivität mit einer modernen Document Collaboration-Lösung für SharePoint mit Avanade

Zusammenfassung

In der schnelllebigen Geschäftsumgebung von heute ist der rechtzeitige und ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente für die Entscheidungsfindung entscheidend. Es hat einen enormen Effekt auf die Steigerung der Effizienz und Effektivität der Mitarbeiter und wirkt sich positiv auf das Endergebnis des Unternehmens aus. HELLA, ein internationaler Automobilzulieferer, stellte fest, dass sein System den Zugriff auf alle benötigten Informationen nicht ermöglichte. Sie beschlossen, ein übermäßig komplexes, risikoreiches Dokumentenmanagementsystem zu vereinfachen.

Herausforderung

Als einer der führenden Automobilzulieferer in Europa mit den Schwerpunkten Licht und Elektronik ist HELLA im Vertrieb an 125 Standorten in 35 Ländern aktiv. Und wie alle Vertriebsmitarbeiter muss auch der von HELLA schnell und effizient sein. „HELLA operiert weltweit mit seinen Kunden, und jeder in unserem globalen Vertriebsteam und den zugehörigen Geschäftseinheiten sollte nicht nur standortübergreifend rechtzeitig Zugriff auf Dokumente erhalten, sondern auch gemeinsam an den Dokumenten arbeiten, um eine schnellere Entscheidungsfindung zu gewährleisten“, sagte Andreas Geiger, Head of Global Sales Excellence (GSE) bei HELLA. Geiger verstand auch, dass frühere Client- und Dokumentenmanagementlösungen seinem globalen Vertriebsteam das Leben schwer machten. Wertvolle Kundeninformationen wurden auf mehrere eigenständige Server verteilt, von denen jeder seine eigene Ordnerstruktur und Namenskonventionen hatte. Informationen wurden auch häufig per E-Mail geteilt, und daher musste der gesamte Dokumentenverwaltungs- und -freigabeprozess optimiert werden. Diese Situation machte die Verfolgung von Informationen auch zu einer ziemlichen Herausforderung für die Vertriebsmitarbeiter, die bei jeder sich bietenden Gelegenheit Hunderte von technischen und rechtlichen Dokumenten zusammenstellen und verwalten mussten.

Strategie

Es war klar, dass eine starke Dokumentenmanagementlösung benötigt wurde – eine Lösung, die sich nahtlos in Salesforce.com, das zentrale Vertriebssystem von HELLA, integrieren lässt. Da Avanade über umfassende Erfahrung sowohl mit Salesforce.com als auch mit der SharePoint-Plattform von Microsoft verfügte, wählte HELLA Avanade als strategischen Partner für die Entwicklung und Bereitstellung einer neuen Cloud-First-Lösung. „Wir waren sehr zuversichtlich, dass Avanade über das Fachwissen verfügt, um die Arbeit zu erledigen. Wir waren die ganze Zeit über sehr zuversichtlich“, sagte Nico Götzel, GSE-Projektmanager, der bei dieser Änderung mit Avanade zusammengearbeitet hat.

Avanade hat ein cloudbasiertes End-to-End-Dokumentenverwaltungssystem entwickelt, das seine SharePoint Online-Instanz mit seinem alten Kundenverwaltungstool Salesforce.com integriert hat. Damit kann das Vertriebsteam von HELLA jetzt automatisch ein zentrales Repository für Dokumente erstellen, wenn eine neue Opportunity gestartet wird, sowie mit anderen zusammenarbeiten und auf dringend benötigte Informationen zugreifen, unabhängig vom geografischen Standort, schnell und uneingeschränkt. „Heute befinden sich alle Daten für Kunden an einem einzigen Ort und sind damit für den Vertrieb ganz einfach und zugänglich“, sagt der HELLA-Vorstand.

Ergebnisse

Indem es den Mitgliedern des Vertriebsteams ermöglicht, alle für ihre Opportunities benötigten Dokumente einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu verfolgen, verbessert das neue Dokumentenmanagementsystem die Produktivität, reduziert IT-Probleme und sorgt für Transparenz, indem es als zentrale Informationsquelle für Kundeninformationen fungiert. Laut HELLA „rechnet“ sich die neue Lösung allein durch die Zeitersparnis.

Insbesondere sagte der GSE-Leiter von HELLA, dass die Lösung bereits zu einer positiven Kapitalrendite führt. „Wir haben die zeitsparenden Verbesserungen gemessen und dieses Projekt wird Hunderttausende von Euro pro Jahr einsparen, also zahlt es sich aus“, berichtete Götzel. Ein weiterer großer Gewinn waren die modernen Fähigkeiten und das Engagement, das diese neue Lösung der digitalen Belegschaft von HELLA bringt. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr auf andere verlassen, um wichtige Kundeninformationen und -dokumente zu finden. „Das ist eine große Erleichterung“, sagte er. „Alle sind froh, dass wir uns nicht mehr auf das alte System verlassen müssen. Und wir sind alle sehr zufrieden mit der Lösung und der Zusammenarbeit mit Avanade.“

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