Zusammenfassung
Dies Eine in den USA ansässige Gesundheitsorganisation migrierte mehr als 40 Terabyte an Legacy-Inhalten von SharePoint On-Premises zu SharePoint Online. Es musste sichergestellt werden, dass die Privatsphäre aller Patienten und vertrauliche Informationen gemäß den HIPAA-Richtlinien geschützt sind. Obwohl die Migration oberste Priorität hatte, erkannte das Unternehmen die Bedeutung von Compliance, Information Governance und der Bereinigung veralteter Inhalte. Das Endziel bestand darin, die bereinigten Inhalte der branchendefinierten MeSH-Taxonomie zuzuordnen.
Diese Organisation entschied sich für Microsoft, da es in der Lage war, alle seine Anforderungen zu erfüllen und sowohl kurz- als auch langfristige Strategien für die Verwaltung von Inhalten bereitzustellen.
Herausforderung
Diese Gesundheitsorganisation verfügte über mehr als 40 Terabyte an Legacy-Inhalten in Dateifreigaben und evaluierte Optionen zur Migration zu SharePoint Online und zur Nutzung von OneDrive for Business. Als Teil dieses Prozesses bestand die Anforderung, das Wissensmanagement für Geschäftsanwender zu verbessern, eine konzeptbasierte Suche zu implementieren und Informations-Governance-Initiativen durchzusetzen, die Datensicherheit und den Schutz und die Verwaltung von personenbezogenen Daten (PII), persönlichen Gesundheitsinformationen (PHI ) und andere sensible Informationen sowie die Einhaltung behördlicher Richtlinien.
Der Kunde stand vor den folgenden Herausforderungen, die ihn dazu veranlassten, zu Office 365 zu wechseln:
- Unfähigkeit zu bestimmen, was von Legacy-Inhalten gelöscht, gespeichert oder archiviert werden soll
- Unfähigkeit, vertrauliche oder sensible Informationen zu identifizieren, die einer besonderen Verarbeitung bedürfen
- Anforderung zur Verbesserung von Suchergebnissen, Informationstransparenz und Wissensmanagement
- Anforderung an ein Tool, das von Fachexperten im gesamten Unternehmen zur Verwaltung von Inhalten verwendet werden kann
Strategie
Für die Migration zu Office 365 ging die Organisation eine Partnerschaft mit Netwrix ein. Um mit veralteten Inhalten umzugehen und vertrauliche Gesundheitsinformationen zu schützen, half Netwrix der Organisation bei der Implementierung der conceptClassifier-Plattform und des conceptClassifier for SharePoint Online. Die Lösung identifiziert Duplikate, Versionen, redundante, veraltete oder triviale (ROT) Daten und geht über die einfache Bereinigung hinaus. Es identifiziert alle Datenschutz- oder organisationsdefinierten sensiblen Informationen, nicht deklarierte oder fälschlicherweise mit Tags versehene Datensätze oder Ausnahmen von Verstößen, sodass die Organisation Risikoquellen identifizieren und die Menge der zu migrierenden Inhalte erheblich reduzieren kann.
Die Lösung schützt diese Informationen auch in Echtzeit, während sie erstellt oder aufgenommen werden. Das Standardprodukt enthält über 80 Regeln zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen (HIPAA-Vorschriften). Inhalte, die Datenschutzlücken enthalten, werden automatisch in ein sicheres Repository verschoben, wodurch das Herunterladen verhindert wird, und Benachrichtigungen werden zur Entsorgung an das zuständige Personal gesendet.
Darüber hinaus war die Nutzung der Lösung durch Fachexperten ein entscheidendes Merkmal für diese Organisation. Sie haben umgesetzt conceptTaxonomyManager um automatisch einen anfänglichen Satz von Klassifizierungshinweisen für die Taxonomie zu erstellen. Ihre Administratoren stimmten die Klassifizierungshinweise ab, erstellten spontan neue und verwendeten vor der Bereitstellung schnell Testszenarien gegen ihre Live-Inhalte. Knoten der Taxonomie stellen den Inhaltstyp dar, der mit systemgenerierten und von Administratoren eingegebenen Hinweisen verknüpft ist, und kann aus einem einzelnen Wort oder einer Reihe von Wörtern, Entitäten, Akronymen und Synonymen sowie Schlüsselwörtern bestehen. Dies ermöglichte es den Administratoren, die Hinweise in Echtzeit zu testen und einen Schwellenwert für die Klassifizierung basierend auf der Zuordnung von Hinweisen und Konzepten zu definieren. Diese Funktion war für die Organisation äußerst wichtig, da sie ein Tool bereitstellte, das nach der Migration zur unternehmensweiten Verwaltung von Inhalten mithilfe des Taxonomie-Manager-Tools verwendet werden konnte.
Ergebnisse
Nach der Migration zu SharePoint Online konnten Benutzer nach Phrasen, Konzepten und Begriffen mit mehreren Wörtern suchen, um hochpräzise Inhalte abzurufen. Die neue Erkenntnismaschine der Organisation identifiziert ähnliche Konzepte, Themen und Themen, selbst wenn die Suchbegriffe nie verwendet werden.
