Zusammenfassung
Diese staatliche Archivorganisation ist ein offizielles Archiv und ein offizieller Herausgeber für ihre Regierung. Sie führen offizielle Aufzeichnungen und sind Verwahrer von national bedeutenden Dokumenten. Ihre Aufgabe besteht darin, die Zukunft der Regierungsaufzeichnungen, sowohl digital als auch physisch, zu sammeln und zu sichern, sie für kommende Generationen zu bewahren und sie der Öffentlichkeit so zugänglich und verfügbar wie möglich zu machen.
Es gab eine Präferenz innerhalb der Organisation, bestehende Microsoft Enterprise Agreement-Lizenzen zu verwenden und auf Office 365-Lizenzen umzustellen. Die Organisation entschied sich außerdem dafür, RecordPoint Records365 zu nutzen, um die Funktionen von Office 365 zu erweitern, um ihre erweiterten Anforderungen an das Records Management zu erfüllen.
Herausforderung
Im gesamten öffentlichen Sektor versuchen Organisationen, die Zusammenarbeit in Teams und im gesamten Unternehmen zu verbessern. Sie stellen auch den Wert bestehender EDRM-Implementierungen in Frage und erforschen neue Wege zur Verbesserung der Kontrolle, Produktivität und Kosteneinsparungen.
Für die Lösung wurden vier Hauptanforderungen identifiziert:
- Kompatible Migration von Objective zu SharePoint
- Einhaltung der Gesetze zur Verwaltung von Aufzeichnungen
- Cloudbasierte Bereitstellung im Einklang mit den Best Practices des Government Digital Service (GDS) und der IT-Strategie der Organisation
- Verbesserte Endbenutzererfahrung, Gewährleistung der Benutzerakzeptanz und Produktivitätseffizienz
Modernisierung war eine wesentliche Überlegung für die staatliche Archivorganisation.
Es war auch wichtig, dies zu einem Preis zu tun, der die dreijährigen Wartungskosten ihrer alten EDRMS-Lösung nicht übersteigt.
„RecordPoint war der einzige Anbieter, der alle unsere Kriterien erfüllte. Es ist großartig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der eine konforme Lift-and-Shift-Migration liefern und uns danach jährlich 60% für eine moderne EDRMS-Lösung einsparen kann.“ – Projektsponsor
Strategie
Kompatible Migration von Objective zu SharePoint
Die erste Bereitstellungsphase umfasste die Migration von Objective zu SharePoint Online durch die von RecordPoint bereitgestellte Compliant Migration as a Service (CMaaS). Da die staatliche Archivorganisation großartige Arbeit bei der Pflege ihres bestehenden Aktenplans geleistet hat, nutzt die Migration zu SharePoint die vorhandene Arbeit, die in ihrer Objective-Umgebung geleistet wird. Als Mehrwert wird Records365, wenn die Organisation mit ihrer Verwendung von Office 365 reift, in der Lage sein, zusätzliche Workloads wie Microsoft Teams, Gruppen, Exchange und mehr zentral zu verwalten.
SharePoint bietet der Organisation die Möglichkeit, strukturierte Websites zu erstellen, auf denen Unternehmensinformationen erfasst, verwaltet und angezeigt werden können. Records365 verwaltet dann den Inhalt, ohne den Endbenutzer zu stören, und wendet im Hintergrund eine Datensatzkontrolle an.
Einhaltung der Gesetze zur Verwaltung von Aufzeichnungen
Records365 ist die perfekte Lösung der staatlichen Archivierungsorganisation für ihren Wunsch, die Gesetze zur Dokumentenverwaltung strikt einzuhalten. Records365 wurde entwickelt, um den europäischen Standards, ISO15489, ISO16175 und mehr zu entsprechen, und bietet die ideale Plattform für Organisationen des öffentlichen Sektors, um ihre Modernisierungs- und Altlasten-Herausforderungen auf einer einzigen Plattform anzugehen. Die Bereitstellung von Records365 ermöglicht es dem Unternehmen, konform und kostengünstig zu sein.
Cloudbasierte Bereitstellung gemäß den Best Practices von GDS und der IT-Strategie des Unternehmens
Die Regel-Engine und Automatisierungsfunktionen von Records365 sind entscheidend für die IT- und Compliance-Strategien der staatlichen Archivierungsorganisation. Diese Regel-Engine versteht den Kontext des Datensatzes aus der Quelle und gleicht die Daten dann mit Compliance-Richtlinien ab, um die Datensatzklassifizierung zu automatisieren.
Über eine Reihe von visuellen Dashboards zur Datensatzverwaltung werden feinkörnige Records Management-Kontrollen angezeigt, und erweiterte Suchfunktionen stellen die Einhaltung der gewünschten Records Management-Richtlinien und Geschäftsergebnisse sicher.
Verbesserte Endbenutzererfahrung, die Benutzerakzeptanz und Produktivitätseinsparungen sicherstellt
Die moderne Benutzeroberfläche von Records365 erleichtert den Mitarbeitern der Organisation die Verwendung und Übernahme. Records365 erweitert die nativen SharePoint-Funktionen um Funktionen, die den Lebenszyklus der Datensatzverwaltung nahtlos steuern und automatisieren.
Dieser Automatisierungsprozess macht es für Endbenutzer einfacher, effizienter zu sein, wodurch die Mitarbeiter der staatlichen Archivorganisation in die Lage versetzt werden, kollaborativer und produktiver zu sein und gleichzeitig die Genauigkeit und Integrität ihrer Daten zu gewährleisten.
Wir freuen uns darauf, uns auf diese Reise der digitalen Transformation und Modernisierung zu begeben, die durch Office 365 und Records365 ermöglicht wird.
Projektsponsor (, )
Ergebnisse
Voraussichtliche Einsparungen von bis zu 60% pro Jahr für eine moderne EDRMS-Lösung.
- Die beste konforme Migrationslösung zu SharePoint
- Benutzerfreundliches Produkt, das die Produktivität verbessert und Endbenutzern die Verwendung und Übernahme ermöglicht
- Eine dynamische Regel-Engine, die den Kontext von Datensätzen versteht, sorgt für konforme Inhalte und automatisiert die Klassifizierung von Datensätzen
RecordPoint ist stolz darauf, eine Lösung für die staatliche Archivierungsorganisation bereitzustellen, die es ihnen ermöglicht, auf einen modernen Arbeitsplatz umzusteigen, vorhandene Legacy-Systeme zu ersetzen und die Möglichkeiten der Cloud freizuschalten. Mit dem einfachen, modernen und vertrauenswürdigen Ansatz von RecordPoint für die Verwaltung von Informationen und Datensätzen werden das in der Cloud gehostete Angebot von RecordPoint und der konforme Migrationsservice den Weg des Unternehmens in die Cloud beschleunigen.
