Zusammenfassung
Für jedes Unternehmen, das Geräte oder Materialien für große globale Projekte verkauft, hängt der Gewinn von Verkäufen davon ab, die komplexen Bedürfnisse und Spezifikationen der Kunden vollständig zu erfassen, einschließlich der Dutzende oder Hunderte von Entdeckungsgesprächen, die zum ersten Verkaufsangebot und zum endgültigen Kaufvertrag führen. Fehler beim Verständnis der spezifischen Bedürfnisse eines Käufers können den gesamten Verkauf kosten.
Für einen globalen Anbieter von Ausrüstungslösungen für die Öl-, Gas-, Petrochemie-, Energie- und Prozessindustrie erforderte der Wettbewerb um und der Gewinn neuer Geschäfte einen qualifizierten und reaktionsschnellen Vertriebseinsatz, um sowohl die Bedürfnisse der Kunden genau zu diagnostizieren als auch als integriertes Team zu arbeiten, um Vorschläge zu machen komplexe Großgeräteverkäufe und verfeinern die Pitches bis hin zu finalen Vereinbarungen.
Über den Lebenszyklus jeder Käuferbeziehung hinweg werden Kaufanforderungen in vielen E-Mail-Gesprächen erfasst, manchmal mit verschiedenen Kundenbeteiligten und von verschiedenen Mitarbeitern des Herstellers. In der Vergangenheit erfasste das Vertriebsteam E-Mails über sich entwickelnde Kundenanforderungen und die vom Vertriebsteam eingegangenen Verpflichtungen in öffentlichen Outlook-Ordnern. Vertriebsmitarbeiter in der gesamten Energiesparte konnten alle auf die freigegebenen Ordner zugreifen, um nach Informationen zu suchen. Da Microsoft jedoch die Unterstützung öffentlicher Ordner auf älteren Infrastrukturen wie der ihren einschränkte, erkannte der globale Ausrüstungslieferant die Notwendigkeit, auf die fortschrittlicheren Content-Services-Funktionen von Microsoft zurückzugreifen, um E-Mails im gesamten Vertriebsteam zu speichern und freizugeben.
Mit Microsoft SharePoint vor Ort und mehr als 6.000 Benutzern, die jeden Monat mit dem System interagieren, wollte das Unternehmen diese Kerninfrastruktur als Rückgrat für sein Wissensmanagement nutzen. Gleichzeitig erkannte das Unternehmen das Verhalten seines Vertriebsteams, das eine tief verwurzelte Angewohnheit hatte, Projektwissen aus Microsoft Outlook heraus zu erfassen. Obwohl das Vertriebsteam erkannte, dass sein bestehender Ansatz zum Speichern von E-Mails und Anhängen in freigegebenen öffentlichen Ordnern nicht die Suchgeschwindigkeit oder -genauigkeit bot, um effektiv zu helfen, Angebote so schnell wie gewünscht zu erstellen und zu verfeinern, blieb das Team seiner alten Gewohnheit treu E-Mails in öffentlichen Outlook-Ordnern speichern. Das Unternehmen musste eine neue Methode für das E-Mail-Management finden, die den gleichen Komfort beim Speichern und Teilen von Outlook mit neuer Sucheffektivität und einer soliden Infrastruktur für das Wissensmanagement bietet.
Herausforderung
Während der globale Ausrüstungslieferant SharePoint vor der Implementierung von Colligo für das E-Mail-Management verwendet hatte, nutzte sein Vertriebsteam es nicht und zog es vor, E-Mails und Anhänge in öffentlich freigegebenen Ordnern in Outlook zu speichern. Das Vertriebsteam empfand das Speichern von E-Mails in SharePoint als zu zeitaufwändig und unpraktisch, wenn sich ihre tägliche Arbeit auf die Verwaltung von E-Mails in Outlook konzentrierte.
Das Unternehmen hatte sich zum Ziel gesetzt, SharePoint besser zu nutzen, um Wissen für die team- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu speichern. Das IT-Team stand vor der Herausforderung, einen Weg zu finden, um die Nutzung von SharePoint für das Vertriebsteam komfortabler zu gestalten und die aktuellen Herausforderungen zu meistern:
Nicht gekennzeichnete E-Mails, die beim Durchsuchen öffentlicher Ordner schwer zu finden sind. Da Hunderte von Verkaufsgesprächen über Monate oder Jahre als E-Mails in öffentlichen Ordnern erfasst wurden, hatte die Outlook-Suche Mühe, wichtige Informationen ohne vorhandene Metadaten aufzudecken. Während eines Verkaufszyklus konnten Vertriebsmitarbeiter Stunden damit verbringen, nach wichtigem Projektwissen zu suchen, mit dem Risiko, dass wertvolle Details zu Verkaufsangeboten übersehen werden könnten.
Öffentliche Ordner wurden groß und schwer zu verwalten. Die Suche in den ständig wachsenden öffentlichen Ordnern war nicht nur schwierig, der IT-Aufwand zur Unterstützung extrem großer öffentlicher Ordner war auch anspruchsvoll und kostspielig.
Die SharePoint-Funktionen wurden nicht vollständig genutzt. Da SharePoint hauptsächlich vom Betriebsteam verwendet wurde, erkannte der globale Gerätehersteller, dass er die Fähigkeiten von SharePoint nicht effektiv nutzte, um Inhalte für die Zusammenarbeit effizient zu erfassen und zu klassifizieren.
„Jedes Mitglied des Vertriebsteams erhält Unmengen von E-Mails von potenziellen Neukunden, und jeder Vertriebsmitarbeiter ist der Eigentümer der Beziehung zu seinen Kontakten. Im Gespräch mit Vertriebsmitarbeitern brauchten sie eine Möglichkeit, E-Mails innerhalb einer Vertriebsgruppe einfach auszutauschen, um sicherzustellen, dass jeder ständig darüber informiert ist, was besprochen, zugesagt und versprochen wurde. Das Team war an die einfache Drag-and-Drop-Funktion zum Speichern von E-Mails in einem öffentlichen Ordner gewöhnt. Sie wollten an diesem Ansatz festhalten und einen Weg finden, Wissen in SharePoint zu erfassen.“
— IT-Business-Analyst
Strategie
Das Unternehmen musste das Vertriebsteam dazu bringen, die Funktionen von SharePoint zu nutzen, um Inhalte zu sammeln und das Suchen und Teilen zu vereinfachen, während gleichzeitig Sicherheit, Skalierbarkeit und ein Weg zur Informationskonformität gewährleistet werden.
Das Vertriebsteam wollte wie bisher in Outlook weiterarbeiten. Das IT-Team musste einen Weg finden, die beiden Welten zusammenzubringen, und begann mit der Evaluierung von E-Mail-Verwaltungslösungen für SharePoint.
Zur Unterstützung der Einführung von Colligo arbeitete das IT-Team des Unternehmens mit Mitgliedern des Vertriebsteams zusammen, um Bibliotheken und eine einfache logische Struktur zur Klassifizierung gespeicherter E-Mails einzurichten. Colligo macht das Anwenden der Klassifizierungen und das Hinzufügen von Metadaten einfach aus Outlook heraus.
Vertraute E-Mail-Erfassung. Durch die direkte Integration des Zugriffs auf SharePoint-Ordner mit Colligo Email Manager in Outlook konnte das Vertriebsteam wie gewohnt weiterarbeiten und E-Mails per Drag-and-Drop aus ihren Outlook-Posteingängen direkt in SharePoint verschieben. Mit nur wenigen Klicks können Vertriebsmitarbeiter Standortvorschläge, Preisinformationen und Vertragsentwürfe in der entsprechenden Bibliothek in SharePoint speichern, wobei Colligo Schlüsselfelder wie Betreff, Absender und Datum automatisch als Metadaten speichert.
Schnellere Such- und Freigabefunktionen. Jeder im Vertriebsteam kann jetzt schnell nach sicheren Links zu wichtigen Vertriebsinformationen suchen, sie finden und freigeben, da E-Mails und Anhänge erfasst und mit nützlichen Metadaten versehen werden. Eine schnellere und sichere Ermittlung von Verkaufsinformationen hilft dem Verkaufsteam, die wettbewerbsfähigsten und kundenrelevantesten Verkaufsangebote so schnell wie möglich zu unterbreiten.
Skalierbares und sicheres Wissensmanagement. Da das Wissen des Vertriebsteams jetzt in SharePoint erfasst und klassifiziert wird, hat der globale Ausrüstungslieferant jetzt mehrere Abteilungen, die von den einfacher zu findenden Informationen in SharePoint profitieren. Da sich seine Benutzer ändern, erfasst das Unternehmen mehr Inhalte in SharePoint und profitiert mehr von der skalierbaren und sicheren Wissensmanagement-Plattform.
„Colligo gab unserem Unternehmen und unserem Vertriebsteam, was sie wollten – einfaches Speichern von E-Mails per Drag-and-Drop und bessere Nutzung von SharePoint. Jetzt speichern Vertriebsmitarbeiter einfach aus ihren Posteingängen in SharePoint und fügen Metadaten für eine schnellere Suche hinzu. Die Funktionsweise von Colligo ist unserem Vertriebsteam vertraut, sodass es keine Schulung benötigte und die Nutzung von SharePoint zugenommen hat.“
— IT-Lösungsarchitekt
Ergebnisse
Colligo wird nun seit zwei Jahren vom Vertriebsteam des Unternehmens verwendet und optimiert die Erfassung von E-Mails, Anhängen und Dokumenten in SharePoint. Die in SharePoint integrierte Drag-and-Drop-Verwaltung von Outlook-E-Mails bietet dem Vertriebsteam den Informationszugriff und die Geschwindigkeit, die es benötigt, um auf dem weltweit wettbewerbsintensiven Ausrüstungsmarkt am besten zu bestehen, und stellt das Unternehmen gleichzeitig auf eine moderne, sichere und skalierbare Grundlage für das Wissensmanagement.
Gemeinsames Verkaufsbewusstsein sichert Kundengewinne. Verbesserte Suchgeschwindigkeit und bessere Suchergebnisse bieten dem Verkaufsteam vollständigen und zeitnahen Zugriff auf Informationen über sich entwickelnde Website-Angebote, Verträge und Preise, die erforderlich sind, um erfolgreiche Kundenbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
Vertraute Funktionalität ermöglicht eine schnelle Einführung. Das Vertriebsteam des Gerätelieferanten wollte, was sich die meisten Benutzer wünschen: einen besseren und schnelleren Zugriff auf Informationen, ohne ihre bisherige Arbeitsweise zu ändern. Colligo Email Manager bot vertraute Drag-and-Drop-Sharing-Funktionalität in Outlook, aber auch SharePoint-Integration. Es war keine Verhaltensänderung oder Schulung erforderlich.
Die Erweiterung von SharePoint demonstriert fortschrittliches Wissensmanagement. Das Unternehmen begann die Zusammenarbeit mit Colligo mit dem Ziel, sein Wissensmanagement zu einem fortschrittlicheren, skalierbareren Ansatz weiterzuentwickeln. Mit der SharePoint-Einführung, die sich über das Betriebsteam hinaus bis in die Vertriebsabteilung erstreckt, hat das Unternehmen eine Dynamik in Richtung fortschrittliches Wissensmanagement entwickelt.
„Colligo hat uns dabei geholfen, die Bedürfnisse sowohl der Personen zu erfüllen, die E-Mails erfassen, als auch der Personen, mit denen diese E-Mails geteilt werden. Das Vertriebsteam weiß jetzt, wie man E-Mails auf hohem Niveau speichert und kategorisiert und effektiv mit Metadaten taggt. Dies ist ein moderner und skalierbarer Ansatz für das Wissensmanagement, weitaus besser als die alten Gewohnheiten von Ebenen und Ebenenordnern. Und für Personen, die auf diese freigegebenen E-Mails zugreifen, ist es jetzt einfach, das Gesuchte mit einer Suche zu finden, die auf Metadaten für schnelle, relevante Suchergebnisse zurückgreifen kann.“
— IT-Lösungsarchitekt
