Das neue Intranet des Gisborne District Council verbessert die Kommunikation mit Office 365 und Information Leadership

Zusammenfassung

Der Gisborne District Council (GDC) ist eine lokale Regierungsbehörde mit Sitz auf der Nordinsel Neuseelands. Information Leadership hat sich mit GDC zusammengetan, um ein Intranet auf ihrer bestehenden Office 365-Plattform bereitzustellen. Dadurch können sie die Vorteile des Office 365-Toolsets nutzen und Verbesserungen der Cloud-Technologie nach Bedarf integrieren. Ziel des Projekts war es, die Kommunikation zu verbessern und die Mitarbeiter zusammenzubringen.

Herausforderung

Die alte Intranet-Plattform von GDC war maßgeschneidert, stark angepasst und wurde nicht mehr unterstützt. Der Inhalt war veraltet, da aufgrund der schwierig zu verwendenden Verwaltungsoberfläche nur eine kleine Gruppe von Mitarbeitern Aktualisierungen vornehmen konnte.

Die Mitarbeiter des Rates verwendeten verschiedene Technologien zur Kommunikation, und es gab keinen „einen Ort“, an dem sie alle zusammengebracht werden konnten. Sie verließen sich stark auf E-Mails, um Neuigkeiten innerhalb der Organisation zu versenden. Darüber hinaus waren der Chief Executive und das Management nicht einfach in der Lage, unternehmensweite Neuigkeiten mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.

Strategie

GDC war bestrebt, das Beste aus seiner Office 365-Lizenzierung herauszuholen – ein auf SharePoint aufgebautes Intranet entsprach diesem Ansatz. Sie hatten Vertrauen in die Langlebigkeit der Microsoft-Plattform und die potenzielle Unterstützung durch mehrere Partner, obwohl sie von den Hauptzentren in Neuseeland entfernt waren.

Der Rat nutzte bereits Microsoft-Tools wie Skype for Business und Yammer. Das Projektteam nahm die Intranet-Entwicklung zum Anlass, Microsoft Teams für die interne und externe Zusammenarbeit zu testen. Sie profitierten von Funktionen wie Videoanrufen, Konversationen, Arbeitsbereichen für freigegebene Dokumente, OneNote zum Nachverfolgen von Besprechungsinhalten und Planner zum Nachverfolgen von Projektaufgaben.

Designworkshops, die als Teil des Projektstarts abgehalten wurden, trugen dazu bei, das Projektteam darüber aufzuklären, was mit der SharePoint-Plattform möglich war; und sich auf die Funktionalität und Informationsarchitektur zu einigen. Die Workshops umfassten die Untersuchung der Bedürfnisse des Publikums, die Bestandsaufnahme vorhandener und neuer Inhalte, Wireframe-Modelle und Diskussionen über Navigation. Wichtige Überlegungen während dieses Prozesses waren die Bereitstellung eines einfach zu bedienenden Inhaltsmanagements und Funktionen, die den Benutzern viele Möglichkeiten bieten, mit den Inhalten zu interagieren.

Weitere Ergebnisse nach dem Workshop umfassten die Entwicklung eines kreativen Briefings und Designmodelle, um sicherzustellen, dass das Erscheinungsbild des neuen Intranets die kulturelle Identität der Organisation genau widerspiegelt.

Information Leadership leitete Change- und Governance-Management-Workshops, um erprobte und erprobte Ansätze für das Management von Veränderungen, Kommunikation und Rollendefinition zu übergeben, um den anhaltenden Erfolg des Projekts nach dem Go-Live sicherzustellen.

Um die Unabhängigkeit zu gewährleisten, wurde ein „Train the Trainer“-Programm eingeführt, um sicherzustellen, dass die Verantwortung für die Verwaltung der Inhalte dezentralisiert und das Intranet auf dem neuesten Stand und für die Mitarbeiter relevant gehalten wird.

Ergebnisse

'Naumai' - Bedeutung 'willkommen' auf Maori wurde als Name für das neue Intranet der GDC gewählt. Mit mehr als 501 TP34 T der Bevölkerung von Gisborne, die Maori-Abstammung haben, verstärkt dieser Name die einzigartige kulturelle Identität ihres Intranets und ihre Bedeutung für die Organisation.

Der Chief Executive veröffentlicht regelmäßig Blogs, um mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten und sie wissen zu lassen, was ihnen am Herzen liegt. Das Intranet ist das soziale Zentrum für Mitarbeiter, wo Mitarbeiter ihre Kollegen loben und Fotos posten, um über „Post-a-Pic“ eine Gemeinschaft aufzubauen. Der Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls wird durch sofort einsatzbereite Funktionen in SharePoint verbessert, die es Benutzern ermöglichen, Inhalte, die sie sehen, zu „liken“ und zu „kommentieren“, ähnlich wie bei beliebten Social-Media-Plattformen.

Das Intranet wird von allen Bereichen des Rates, insbesondere Personal und Finanzen, genutzt. Unternehmensinhalte, die sich derzeit in einem anderen elektronischen System befinden, können an einem Ort angezeigt werden, sodass Benutzer schnell die Informationen finden können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Die Aktualität der Inhalte erfolgt dezentral bei den Mitarbeitern der einzelnen Geschäftsbereiche. Diese Benutzer, die als „Content Contributors“ bezeichnet werden, profitieren von der Verwendung der modernen SharePoint-Listenschnittstelle, um einen Großteil ihrer Inhalte zu erstellen (die dann automatisch auf den Seiten angezeigt werden). Sie erstellen Seiten mit benutzerdefinierten Layouts, die sicherstellen, dass der Prozess der Erstellung von Inhalten so intuitiv und schmerzlos wie möglich ist. Dazu gehört die Verwendung des Bearbeitungsfelds im Seitenbearbeitungsmodus, um einen einstufigen Prozess für die Erstellung von Seiteninhalten bereitzustellen.

„Superuser verwalten die Verwaltung und das Backend, sind aber aufgrund der relativ intuitiven Verwaltungsoberfläche keine IT-Mitarbeiter.“
– Jason Derr, Teamleiter Geschäftslösungen

Zur Überwachung der Nutzung wird Azure „Application Insights“ verwendet, um den Datenverkehr zu messen. Die Kommunikationsmitarbeiter haben KPIs zur kontinuierlichen Verbesserung der Benutzerakzeptanz festgelegt. Wenn Seiten nicht gut laufen, arbeiten sie mit den Geschäftsbereichen zusammen, um die Erfahrung des Benutzers mit diesen Inhalten zu verbessern, indem sie Verbesserungsvorschläge und Benutzerfeedback geben, sofern verfügbar.

Die Mitarbeiter entdecken andere nützliche Tools in der Office 365-Suite wie Planner und One Note, und die Dynamik nimmt zu, da die Mitarbeiter sehen, wie die Tools ihnen bei ihrer Arbeit helfen.

Lesen Sie die vollständige Fallstudie