Fulton County Schools nutzt SharePoint und Power BI, um mithilfe von BPA-Lösungen Partnerschaften mit lokalen Unternehmen besser zu verwalten und nachzuverfolgen

Veröffentlicht am 6. April 2020

Zusammenfassung

Fulton County Schulen (FCS) ist das viertgrößte Schulsystem in Georgia mit mehr als 14.000 voll– und Teilzeitbeschäftigte, darunter mehr als 7.500 Lehrer und anderes zertifiziertes Personal, überspannend 106 Schule, administrativ, und Stützgebäude. 

Auf der Suche nach einer Möglichkeit, Partnerschaften und Aktivitäten zwischen mehreren Einheiten effizient zu verfolgen, FCS wandte sich an BPA Solutions. Mit BPA CRM und der Flexibilität von BPA No-Code Solution Builder, auf SharePoint basierende Lösungen, FCS konnte sich mächtig aufbauen System zu verwaltene Beziehungen, Spenden, Programme, und Veranstaltungen. Verwenden Leistung BI, sie können jetzt erkennen, welche Schulen brauchen Hilfe Gründening Partnerschaften mit lokalen Unternehmen.  

Herausforderung

To Partnerschaften und Aktivitäten verfolgen unter lokal Unternehmen, Lernen Gemeinschaften, und Schulen, Fulton County Schools vertrauten darauf ein großes Excel Arbeitsmappe. Dies machte es schwierig für FCS-Mitarbeiter um schnell welche Schulen zu finden fehlte Partnerschaften und welche Partnerorganisations teilgenommen unterschiedlich ebents oder Programms. 

Ein kleines Team von 5 Personen in der FCS-Kommunikationsabteilung verwaltet tDas Arbeitsbuch, bezeichnet als ter Excel Partnerbeziehung Tracker. Für jede Interessengruppes, das Team gehalten ein separates Excel tab (Schulen, Gemeindepartner, Glaubensdatenbank, usw.). Für die Partnerschaften Die Mannschaft gepflegt a Säule betitelt „Partner.”  

Sie haben auch Excel t hinzugefügtabs für jedes neue Ereignis oder Programm. Das Team hat Informationen über p kopiert und eingefügtKünstler, die an der Veranstaltung teilnehmen, in die neue Registerkarte. Der manuelle Vorgang des Kopierens und Einfügens von Informationen von einer Registerkarte in eine andere pBerichte zusammenstellen zeitaufwändig und ineffizient.  

Gesamt, ter verarbeitet fehlte die Funktionalität FCS erforderlich. Weitere komplizierte Dinge, andere Abteilungen könntennicht Einfacher Zugriff auf die Informationen, da ein kleines Team im Einsatz ist die Kommunikationsabteilung besessen und den Tracker gepflegt.

Strategie

Schon umgezogen Office 365 und geschickt sein mit SharePoint 2013, FCS beschlossen zu ersetzen thäh Excel Teilr ReBeziehung Tracker mit einer Lösung auf Basis von SharePoint Online.  

BPA-CRM gab FCS ein großer Ausgangspunkt zu verfolgen Interessengruppen Details und ihre verwandten cKontakte. Das BPA Lösungen und FCS Team entwickelte als nächstes a Ort, um Aktivitäten zu verfolgen und zuzuweisen cKontakte zu cKampagnen (eLüftungsschlitze/pProgramme). 

Das BPA Solutions-Team und die FCS-Entwickler verbrachten den größten Teil der Entwicklungszeit damit, die Viele-zu-Viele-Beziehungen zwischen Schulen und Partnern zu entwerfen. Mit der anfänglichen Architektur, die mit SharePoint-Listen und -Ansichten erstellt wurde, erweiterte sich das Team das BPA-CRM-Schnittstelle und seine vorkonfigurierten Detailseiten mit dem BPA No Code Solution Builder damit Benutzer die sehen können Verbindungen zwischen Schulen und Partnern. Jetzt wHenne Ansehen a Detailseite der Schule, ein Benutzer kann klicke auf einem Partnername und sein zur Partnerdetailseite weitergeleitet zeigt welche Schulen sie unterstützen und in welche Veranstaltungen und Programme Sie haben teilgenommen. Von dieser Seite ein Benutzer kann Wählen Sie eine Veranstaltung oder ein Programm aus und sofort sehen, wasich Partner teilgenommen. 

Mit dem Zusatz von Power BI, Benutzer können Öffnen Sie jetzt eine Karte von Fulton County und sehen Sie, mit welchen Schulen Partnerschaften bestehen unterschiedlich gefärbt Geolokalisierungsblasen basierend auf der Anzahl der Partnerschaften.  

Benutzer können auch die überprüfen Spenden-Dashboard um zu sehen eingegangene sowie in Bearbeitung befindliche Spenden. Zusätzlich, die können das überprüfen CKampagne DAschebrett um zu sehen die Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen und die Zahl der Teilnehmer bei jeder Veranstaltung. 

Das Team arbeitet derzeit an einer Gewähren Vorlage Anwendung, mit Nintex Workflow und Nintex Forms. Einmal einem gewähren ist finanziert, wird es zu BPA CRM hinzugefügt und unter angezeigt die Schulen durch Hinzufügen einer neuen Tab „Zuschüsse.” Ein neuer Menüeintrag wird ermöglicht Benutzer schnell zu finden Gewähren und verwalten Sie deren Ablaufdaten und verfolgen Sie die Zahlungspläne. Das Team wird auch eine bauen Grant-Dashboard mit Power BI um zu zeigen das Industrien, die Stipendien bereitstellen, Finanzierung über die Laufzeit des Stipendiums, und 5 Jahre Projektionen der Zuschussfinanzierung. 

Ergebnisse

Mit BPA CRM und Macht BI, Fulton County Schools war in der Lage, ihre vorhandene SharePoint-Infrastruktur zu nutzen, um eine Gemeinschaft Relationship Management System, das den Bedürfnissen der Schulen entspricht, der Community Relationship team, die Partner und letztendlich die Studenten, die sich darauf verlassen das Gemeindepartner zu unterstützen ihr Lernen.  

Die flexible Natur des BPA-Produkts ermöglicht die Anpassung, die erforderlich ist, um die einzigartigen Bedürfnisse des Distrikts zu erfüllen. Der Prozess ist jetzt effizienter und weniger arbeitsintensiv, da das System automatisch verwaltenes Beziehungen, Spenden, Programme, und Veranstaltungen. Durch Schlüsselbenutzer greifen im Selbstbedienungsmodus auf das System zu, FCS Mitarbeiter jetzt länger warten auf das kleine Team der FCS-Kommunikationsabteilung Berichte manuell abrufen und Ergebnisse kommunizieren. Das Cloud-basierte System eliminiert Redundanzen und ermöglicht Benutzern, die nicht in der CKommunikation DAbteilung, um Einblick in die Beziehungen zu haben, und ermöglicht einen breiteren Zugriff auf Partnerkontakte. Dashboards geben Einblick in die Beziehungslandschaft der gesamten Community und fördern eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation.  

FCS freut sich auf die weitere Expansion von BPA CRM und Microsoft 365, und sind am Überlegen mehrere neue Anwendungsfälle.