Kunde
Fortune-100-Unternehmen
Collabware
Collabware erweitert SharePoint und Office 365 für die End-to-End-Verwaltung von Informationen und Datensätzen und verbessert gleichzeitig die Art und Weise, wie Menschen kommunizieren, zusammenarbeiten und Inhalte nutzen. Die Software von Collabware gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen, steigert die Teamproduktivität und automatisiert Prozesse. Sie sind vom US-Verteidigungsministerium zertifiziert (DoD 5015.2).
Mehr erfahrenZusammenfassung
Ein Fortune-100-Unternehmen in einer stark regulierten Branche (das „Unternehmen“) musste strenge Richtlinien für das Aufbewahrungsmanagement befolgen und wurde regelmäßigen Audits unterzogen. Dem Unternehmen fehlten jedoch die Aufzeichnungskontrollen, um diese behördliche Anforderung zu erfüllen. Sie implementierten eine Records Management-Lösung für SharePoint, um Aufzeichnungen zu erfassen und vertretbare Records Management-Prozesse aufzuzeigen.
Herausforderung
Da Audits anstehen, musste das Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Die Enterprise verfügte über ein ausgereiftes Archivverwaltungsprogramm. Da jedoch keine automatisierten Aufzeichnungsverwaltungssysteme oder -prozesse vorhanden sind, hat sich das Unternehmen vorgenommen, Folgendes zu tun:
- Etablieren Sie die Compliance der Datensatzverwaltung in der SharePoint-Umgebung
- Automatisieren Sie die Dokumentenvernichtung basierend auf gesetzlichen Anforderungen
- Reduzieren Sie die Speicherkosten, indem Sie allen Bibliotheken Dokumentenaufbewahrungsrichtlinien mit Vernichtungsdaten hinzufügen
Strategie
Das Unternehmen entschied sich dafür, die Funktionalität seiner SharePoint-Investition zu erweitern, die es für die Zusammenarbeit verwendete und begann, es für das Content-Management zu verwenden. Das Unternehmen entschied sich für die Implementierung der Collabware CLM-Lösung, die Prozesse zur Verwaltung von Aufzeichnungen automatisierte und gleichzeitig die Einhaltung von Dokumenten gewährleistete. Mit der Unterstützung von Collabware ging die Collabware CLM-Lösung des Unternehmens in weniger als fünf Monaten live – einschließlich Records Manager-Schulung und Benutzerakzeptanztests.
Während des gesamten Prozesses stellte Collabware Schulungen vor Ort, Remote-Beratungsdienste und einen dedizierten Customer Engagement Manager zur Unterstützung des internen Teams bereit. Der Enterprise-Vertreter sagte: „Das Training war gründlich und effektiv, und Collabware war immer da, um uns bei der technischen Implementierung zu helfen. Das Collabware-Team hat mit uns zusammengearbeitet, um alle auftretenden Probleme schnell zu lösen, und insgesamt war die Zusammenarbeit wunderbar!“
Ergebnisse
Ein stark regulierter Teil des Geschäfts ist jetzt vollständig konform mit seinen Aufsichtsbehörden. Aufgrund der Fähigkeit der Lösung, Aufzeichnungen legal zu erfassen und vertretbare Aufzeichnungsverwaltungsprozesse aufzuzeigen, hat das Unternehmen kürzlich eine groß angelegte externe Prüfung bestanden – ein großer Meilenstein und eine Bestätigung seiner Implementierung.
Die anfängliche Collabware CLM-Implementierung war die erste von vielen, die in verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens eingeführt wurden. Mitarbeiter sind sich des Records Management Program viel bewusster geworden, und das Unternehmen rechnet mit einer deutlichen Senkung der Speicherkosten.
