Naturschutzorganisationen heben mit Office 365 und Information Leadership die Arbeit mit Informationen auf eine neue Ebene

Zusammenfassung

Forest & Bird ist Neuseelands führende unabhängige Naturschutzorganisation, die Wildtiere und wilde Orte an Land und im Meer schützt. Seit fast einem Jahrhundert sind sie die Stimme für die Natur in neuseeländischen Gemeinden, Städten, Räten, der Zentralregierung und den Gerichten. Sie sind eine eingetragene Wohltätigkeitsorganisation mit einem vielfältigen Team von Mitarbeitern und einer großen Anzahl von Freiwilligen.

Zusammen mit Information Leadership haben sie ein kostengünstiges Office 365 Informations- und Kollaborationsportal namens „The Nest“ bereitgestellt. Diese Lösung konzentriert sich auf die Erhöhung der Konsistenz, Sichtbarkeit und Inhaltssicherheit und stellt gleichzeitig Informationen in ganz Neuseeland zur Verfügung, wo immer die Mitarbeiter arbeiten.

Herausforderung

Als eingetragene Wohltätigkeitsorganisation priorisiert Forest & Bird Ausgaben, die der Naturschutzarbeit direkt zugute kommen. Das bedeutet, dass ihnen kein großes Budget für interne Transformationsprojekte zur Verfügung steht.

Forest & Bird hatte keinen klar definierten Ansatz zum Speichern von Informationen, und ihre Mitarbeiter verwendeten mehrere unterschiedliche Plattformen und Laufwerke zum Speichern von Dokumenten. Diese Ungleichheit führte dazu, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten hatten, die benötigten Informationen sowie die aktuellsten Versionen von Dokumenten zu finden.
Frühere Versuche, Systeme zu ändern, die für die Informationsspeicherung verwendet werden, sind ins Stocken geraten, weil die Mitarbeiter keine unmittelbaren positiven Auswirkungen auf ihre Arbeit wahrgenommen haben. Dieses Projekt musste Mitarbeiter von Forest & Bird einbeziehen, um sie von den Vorteilen eines konsistenten Ansatzes zu überzeugen, der zusätzliche Schulungen erforderte.

Da die Mitarbeiter von Forest & Bird von vielen abgelegenen Gebieten Neuseelands aus arbeiten, müssen sie in der Lage sein, von überall auf Informationen zuzugreifen und gleichzeitig einfache und sichere Wege der Offline-Synchronisation zu gewährleisten, da an abgelegenen Standorten keine Serviceabdeckung vorhanden ist.

Strategie

Forest & Bird arbeitete mit Information Leadership zusammen, um einen definierten Ansatz zum Speichern von Informationen zu erstellen und ein Informations- und Kollaborationsportal für Office 365 namens „The Nest“ zu entwickeln. Durch die Verwendung von Office 365 profitiert die Organisation von den vergünstigten Lizenzen, die Microsoft gemeinnützigen Organisationen anbietet.

Um Vertrauen und Akzeptanz zu gewinnen, führte Forest & Bird „The Nest“ in mehreren Phasen ein, mit dem Ziel, das Engagement der Mitarbeiter zu maximieren. Das Team hat erste digitale Arbeitsbereiche für die Personal-, Marketing- und Kommunikationsteams fertiggestellt. Sie boten auch praktische Schulungen und Unterstützung, um die Mitarbeiter beim Übergang von Ad-hoc-Arbeitsabläufen beim Umgang mit Informationen zu unterstützen.

Das Team gestaltete „The Nest“-Arbeitsbereiche einfach, benutzerfreundlich und nachhaltig, basierend auf konsistenten und intuitiven Informationsstrukturen. Ein wesentlicher Vorteil des Berichtssystems von Office 365 besteht darin, dass Akzeptanz- und Zusammenarbeitstrends messbar sind. Das Ergebnis ist, dass Forest & Bird diese Arbeitsbereiche im Laufe der Zeit basierend auf Nutzungstrends und Geschäftsverbesserungen, die sie identifizieren können, verbessern und weiterentwickeln kann.

Die Verwendung von Azure-basierten Arbeitsplatz-Apps ermöglicht eine automatisierte Klassifizierung von Metadaten. Diese Fähigkeit bedeutet, dass Mitarbeiter in vielen Fällen keine Metadaten eingeben müssen, während sie gleichzeitig den Vorteil haben, Informationen einfacher zu finden und darauf zuzugreifen. Eine weitere Arbeitsplatz-App, Smart Case Files, vereinfacht die Inhaltsverwaltung und gibt Verwaltungsmitarbeitern Zugriff auf granulare Sicherheitsberechtigungsfunktionen, ohne über Systemadministratorrechte zu verfügen. Diese Funktionen sind besonders nützlich, um die Risiken zu bewältigen, die mit einer großen Freiwilligenbasis und den zahlreichen Initiativen bei Forest & Bird verbunden sind.

Darüber hinaus verwendet das Team Streaming-Technologien von Microsoft, um Videos und andere große Dateien verfügbar zu machen.

Ergebnisse

Teams, die bereits an ihre neuen „Nest“-Arbeitsplätze umgezogen sind, erkennen die Vorteile und helfen bei der Einführung in andere Teams. Diese Mitarbeiter beginnen, eine Kultur zu schaffen, in der sie online finden können, was sie brauchen – Vertrauen und Kontrolle, und keine Anhaftungen!

Die organisationsweite Einführung von „The Nest“ ist noch im Gange und ermöglicht ein flexibles Programm von Aktualisierungen und Ergänzungen. In einer kontinuierlichen Partnerschaft reagiert Information Leadership auf die Bedürfnisse und Verfügbarkeit jedes Teams.

Auch für diejenigen, die oft in Teilen Neuseelands arbeiten, die keinen Internetzugang haben, sind die Offline- und Synchronisierungsfunktionen von Office 365 ein Spielveränderer. Remote-Teammitglieder fühlen sich sicherer, dass sie über die neuesten Dateien verfügen und dass ihre Änderungen synchronisiert werden, wenn sie Zugang zum Internet haben.

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