Kunde
Eneco
Ara
Sie wollen erfolgreich sein und erfolgreich bleiben? Dann müssen Sie als Unternehmen erfinderisch, fortschrittlich und relevant sein; das beste Kundenerlebnis bieten; und nutzen Sie Daten und Technologie intelligent für kontinuierliche Verbesserungen. Ihnen dabei zu helfen, ist unsere größte Leidenschaft.
Mehr erfahrenZusammenfassung
Eneco World ist mehr als nur ein Firmenhauptsitz und spiegelt die Philosophie wider, Menschen zusammenzubringen, um zusammenzuarbeiten und Innovationen zu schaffen. Um die Produktivität und Effizienz zu verbessern, wandte sich der niederländische Energieversorger Eneco an Macaw – einen vertrauenswürdigen Microsoft Gold Partner – um Hilfe bei der Entwicklung einer App, die fast 3.000 Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit bieten würde, den Raum zu finden, den sie für Treffen und Zusammenarbeit benötigen. Eneco hat diese Herausforderung mit den Cloud-basierten Diensten von Microsoft Office 365 gemeistert und mithilfe von PowerApps, Flow und Power BI die RoomFinder-App entwickelt, die jetzt Menschen und Ideen verbindet.
Eneco versorgt 2,2 Millionen Haushalte und Unternehmen in den Niederlanden mit Energie. Damit das Licht in den Häusern und Büros der Menschen brennt, muss die Organisation effizient arbeiten. Bis vor Kurzem konkurrierten die 3.000 Mitarbeiter der Eneco-Zentrale in Rotterdam jedoch ständig um private Besprechungsräume und Arbeitsplätze.
„Wir sind eines der größten Energieunternehmen in der Region“, sagt Tom van der Burg, Manager, Workplace and Document Management, bei Eneco. „Das Wachstum in nachwachsenden Rohstoffen, Energieversorgung und innovativen Dienstleistungen ist das Wichtigste, was wir tun. Wir beraten Menschen darüber, wie sie ihre Energiekosten auf grüne und erneuerbare Weise senken können. Daher ist es für unser Unternehmen und unsere Kunden von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass unsere Teams alles haben, was sie brauchen, um innovativ zu bleiben – und ihnen den Raum zu geben, den sie für die Zusammenarbeit benötigen .“
Eine Arbeitsphilosophie
Eneco befindet sich teilweise im Besitz des Staates und geht schrittweise in die Privatisierung über, was einen Bedarf an moderneren Arbeitsumgebungen geschaffen hat. Das Hauptgebäude wurde 2012 entworfen, um den Mitarbeitern ein dynamisches und nachhaltiges Umfeld zu bieten. Es brachte Mitarbeiter von sechs Standorten zusammen, wodurch die Fahrten zwischen den Büros und der CO2-Fußabdruck des Unternehmens reduziert wurden. Der offene Grundriss bietet Mitarbeitern einen flexiblen Raum, um ihre Kreativität zu maximieren und innovatives Denken und Zusammenarbeit zu fördern.
„Wir nennen das Gebäude Eneco World“, sagt Tom van der Burg, Manager, Workplace and Document Management, bei Eneco. „Es gibt andere Eneco-Standorte, aber wir befinden uns hauptsächlich in einem gemeinsamen Gebäude – einem großen offenen Arbeitsbereich.“ Als Eneco in das neue Gebäude umzog, zog es auch in die Cloud um, indem es Microsoft Office 365 bereitstellte. „Nach unserem Umzug wollten wir keine Papierarchive oder physischen Dokumente mehr haben“, fährt van der Burg fort. „Damals wechselten wir zu Office 365 und SharePoint Online, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Dateien zu konsolidieren.“
Herausforderung
Obwohl die Mitarbeiter von Eneco davon profitierten, alle im selben Büro zu haben, wurde es bald schwierig, verfügbare Konferenzräume und ruhige Arbeitsplätze zu finden. Die Mitarbeiter von Eneco nutzten die standardmäßige Raumbuchungsfunktion in Microsoft Exchange, um die offiziellen Besprechungsräume im Hauptgebäude zu buchen, aber es gab auch etwa 200 kleinere Räume, auf die die Mitarbeiter täglich zugreifen mussten. Dazu gehören Konzentrationsräume für ein oder zwei Mitarbeiter, die für ruhiges Arbeiten oder Zusammenarbeit genutzt werden können, kleine Meetings und Scrum-Räume für Projektteams.
Bis vor Kurzem durchsuchten die Mitarbeiter die 14 Stockwerke nach offenen Besprechungsräumen und notierten ihre Namen auf Zetteln, um sie zu reservieren. „Es ist ein großes Gebäude“, sagt Ferry Bouwman, Technical Lead für Office 365 bei Eneco. „Wenn ich im zweiten Stock bin, weiß ich zum Beispiel nicht, ob im dreizehnten Stock ein Zimmer frei ist.“ Eine weitere Herausforderung war, dass nur Räume in den drei Stockwerken, die das Unternehmen Eneco Village nennt, für Meetings mit Kollegen außerhalb von Eneco reserviert werden konnten. Räume auf anderen Stockwerken wurden für interne Besprechungen reserviert, konnten aber nicht reserviert werden.
„2017 veranstaltete eine Abteilung einen Challenge Day, um den Wettbewerb für die Entwicklung einer App anzuregen, die eine Lösung bieten könnte, aber das wurde zu einem teuren Unterfangen“, sagt van der Burg. „Also wandten sie sich an uns und sagten: ‚Sie haben PowerApps. Vielleicht kannst du etwas zum Laufen bringen.'“
Strategie
Die Lösung war das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen dem Microsoft-Partner Macaw, dem Office 365-Kompetenzzentrum von Eneco und Endbenutzern. Macaw verwendete Microsoft PowerApps in Office 365, um eine benutzerdefinierte App für Eneco und Microsoft Power BI zu entwerfen, um Berichte und prädiktive Datenanalysen zu unterstützen.
„Wir begannen damit, die Anforderungen von Eneco auf einem Whiteboard darzustellen“, sagt Erik Bouman, Solution Consultant für Office 365 bei Macaw. „Durch den Zugriff auf Daten über verfügbare Räume haben wir Funktionen entwickelt, die Meeting-Organisatoren eine Liste mit Räumen und Zeitfenstern liefern. Es war wichtig, dass die App so benutzerfreundlich wie möglich ist. PowerApps machte den Entwicklungsprozess schnell und einfach.“
Das Team verwendete Microsoft Flow, um den Reservierungsprozess zu automatisieren. „Wenn Sie einen Raum innerhalb der App buchen, wird der Termin in der SharePoint-Liste gespeichert, aber der Vorgang findet in Flow statt“, sagt van der Burg. Basierend auf der Änderung in der Liste wird Flow ausgelöst, um Erinnerungen und Benachrichtigungen an Mitarbeiter zu versenden. Wird die Mahnung nicht bestätigt, kümmert sich Flow um die Aufhebung der Buchung. „So stellen wir sicher, dass die Räume genutzt werden“, fährt er fort. „Darüber hinaus wird ein informatives Power BI-Dashboard erstellt, um die Nutzung der App sowie die tatsächliche Nutzung von Räumen genau überwachen zu können.“
Es dauerte etwa fünf Wochen, bis das Team die App entwickelt und bereitgestellt hatte, einschließlich des Hinzufügens des benutzerdefinierten Eneco-Designs. Nach dem Start der App veröffentlichte van der Burg eine Ankündigung im SharePoint-basierten Intranet und Yammer des Unternehmens. „Nach der ersten Woche wurde den Leuten klar, dass sie keine Zettel mehr an Türen anbringen mussten“, sagt er.
Früher mussten wir durch das ganze Gebäude gehen, um zu prüfen, ob ein Zimmer frei ist. Jetzt können wir unsere mobilen Geräte verwenden, um ein Zimmer zu reservieren, bevor wir überhaupt ins Büro kommen.
Tom van der Burg (Manager, Arbeitsplatz- und Dokumentenmanagement, Eneco)
Ergebnisse
Komfort ist einer der größten Vorteile für Mitarbeiter, die die RoomFinder App nutzen. „Wenn ich jetzt morgens um 7 Uhr zu Hause bin, kann ich prüfen, ob für später am Tag noch ein Zimmer frei ist, und es auf meinem Mobilgerät reservieren“, sagt van der Burg.
Der Feedback-Button war in der ersten Version der App eine wesentliche Funktion. „Es gab viele positive Rückmeldungen“, sagt van der Burg. „Viele unserer Kollegen sagten: ‚Das ist großartig. Darauf habe ich lange gewartet.' Und andere machten Verbesserungsvorschläge.“ Bei der zweiten Version gab es noch mehr positive Reaktionen.
Mithilfe von PowerApps realisierte das Team erhebliche Einsparungen bei den Entwicklungskosten. Laut van der Burg betrugen die Kosten für die Entwicklung der Anwendung mit Macaw ein Drittel der Kosten, die für die Entwicklung mit der OutSystems-Plattform angefallen wären, die Eneco in der Vergangenheit zur Entwicklung von Anwendungen für Endkunden verwendet hatte. „Die größten Kosten wären für die gesamte Wartung angefallen, die erforderlich wäre, um die App weiterzuentwickeln“, sagt van der Burg. „Hier war PowerApps ein großer Vorteil. Und wir konnten Power BI und die Sicherheitsvorteile der Office 365 E5-Lizenz nutzen.“
Neben der Zeitersparnis durch die Planung von Besprechungen über die RoomFinder-App reduzierte Eneco die Gesamtkosten für Besprechungen. „In der Vergangenheit wussten wir, dass Besprechungsräume verfügbar waren, aber sie waren für unsere Mitarbeiter nicht sichtbar. Also haben sie viele externe Meetings angesetzt“, sagt van der Burg. „Wir gingen zu einer anderen Firma oder in ein Hotel und zahlten, um ein Zimmer zu reservieren. Jetzt kann jeder die App nutzen, um verfügbare Flächen in unserem eigenen Gebäude zu finden.“
Es gibt ein größeres Gemeinschaftsgefühl in der gesamten Organisation. „Ich denke, Eneco World ist durch die App offener geworden“, sagt van der Burg. „Jetzt, wo wir Zimmer auf anderen Etagen buchen, veranlasst es die Leute, ihre Etage zu verlassen und andere Kollegen zu treffen. Es ist wirklich eine verstärkte Zusammenarbeit, die Teil der Eneco-Mission ist.“
Die App inspiriert auch zu neuen Ideen. „Früher wusste niemand, was PowerApps ist“, sagt Ferry Bouwman. „Nach der Einführung von RoomFinder denken die Leute über andere Möglichkeiten nach. Sie denken, wenn das funktioniert, gibt es vielleicht auch andere Probleme, die wir mit PowerApps lösen können.“
Erfahren Sie mehr über Eneco an Twitter, LinkedIn, und Facebook.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie