Kunde
DMSolar
Zusammenfassung
DMSolar mit Sitz in Guadalajara ist ein sechs Jahre altes Unternehmen, das sich schnell zu Mexikos größtem Vertreiber von Solartechnologie entwickelt hat. Durch den Wechsel zu Microsoft Office 365 von einer fragmentierten Lösung, die Google Drive, Dropbox und das Geschäftstelefonieunternehmen Alcatel umfasste, hat DMSolar die Sicherheit und Zusammenarbeit mit Microsoft SharePoint Online verbessert, unterbrochene Anrufe und Ausfallzeiten mit Skype for Business eliminiert und dank dessen seine Mobilitätsziele erreicht zu den Synergien zwischen Skype for Business, SharePoint und Microsoft OneDrive. Diese neue Lösung führt zu niedrigeren Gesamtbetriebskosten und wird sich voraussichtlich innerhalb von zwei Jahren amortisieren.
Herausforderung
Da ein Großteil des Landes in der Sonne liegt, ist Mexiko ein erstklassiger Standort für Solaranlagen. 2012 gründeten drei Freunde, allesamt Absolventen der Universidad Panamericana in Guadalajara, DMSolar. Heute ist das Unternehmen das größte Solarvertriebsunternehmen des Landes mit Hauptsitz in Guadalajara und Niederlassungen in Monterrey und Mexiko-Stadt.
Ein großer und stetig wachsender Kundenstamm, der mittlerweile zwischen 400 und 500 Solarinstallationsunternehmen umfasst, hat DMSolar veranlasst, seine Aktivitäten fast jährlich zu erweitern. Der neueste Hauptsitz ist sechsmal so groß wie der bisherige Standort des Unternehmens. Auch die Mitarbeiterzahl von DMSolar hat sich allein im letzten Jahr mehr als verdoppelt.
Während Wachstum fast immer eine gute Sache ist, deckt schnelles Wachstum oft die Mängel im Geschäftsmodell eines jungen Unternehmens auf. Mitbegründer und Generaldirektor Andres Gonzalez und seine Partner mussten oft feststellen, dass die Belegschaft des Unternehmens bei dem Versuch, Schritt zu halten, an ihre Grenzen stieß, insbesondere wenn vorhandene Hardware, wie unzuverlässige Telefonverbindungen in ihren Büros, sie im Stich ließ.
Frühzeitig konnten diese Probleme stückweise angegangen werden. Lokale Telefonielösungen könnten das schlechte Telefonsystem entschärfen, Dropbox könnte Firmenunterlagen aufnehmen und Google Drive begnügte sich als Plattform für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Aber eine zusammengeschusterte Lösung funktioniert nur, wenn Ihr Unternehmen klein ist und Ihre Mitarbeiter die zusätzliche Zeit haben, die sie benötigen, um sich in unterschiedlichen Systemen zurechtzufinden. Als sich der Umzug in neue Bürostandorte abzeichnete, entschieden Gonzalez und sein Team, dass es an der Zeit sei, eine neue, umfassende Lösung zu finden, die mit den kollaborativen und kommunikativen Anforderungen des Unternehmens wachsen kann.
Strategie
Alles unter einem Dach
Beeinflusst von seiner Präsenz in Film und Medien, prüfte Gonzalez erstmals die Einführung von Cisco-Produkten bei DMSolar. Aber mit Hilfe des IT-Partners Wolk LAB stellte er bald fest, dass Microsoft Office 365 die Anforderungen des Unternehmens besser erfüllen und erhebliche Einsparungen bei den Anlaufkosten bedeuten würde.
Die Wolk LAB-Berater schlugen dann Office 365 vor, das sie als ein dynamischeres Produkt betrachteten, das sich schnell an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Obwohl er neu in der Zusammenarbeit mit Microsoft war, sah Gonzalez den Wert in den Funktionen von Office 365. „Ich wollte jedem DMSolar-Mitarbeiter die Möglichkeit geben, von überall aus zu arbeiten, als ob er noch im Büro wäre. Ohne Microsoft hätten wir das nicht hinbekommen“, reflektiert Gonzalez.
Office 365 bot auch eine breite Auswahl an Diensten, von denen Gonzalez sehen könnte, dass DMSolar in Zukunft davon profitieren wird. Gonzalez' Interesse war geweckt. „Ich habe vor der Einführung von Office 365 eine Kostenanalyse durchgeführt und festgestellt, dass sich die Lösung innerhalb von zwei Jahren amortisiert“, erinnert er sich. Damit war die Beratung beendet. Die Einführung von Office 365 war für Februar 2018 geplant, zeitgleich mit der Eröffnung neuer Büros in Mexiko-Stadt.
Mit Office 365 haben wir bessere Arbeitsweisen, höhere Produktivität und weniger Stress.
Andres Gonzalez Reyes Retana (Geschäftsführer und Mitbegründer, DMSolar)
Ergebnisse
Überall unter der Sonne
Je nach Umfang der Installation benötigt ein Kunde zwischen einer Woche und einem Monat, um die von DMSolar vertriebene Solartechnologie zu installieren. Während dieser Zeit ist es sehr wichtig, dass die technischen Teams von DMSolar zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten und Probleme zu beheben, auf die der Installateur stößt. Je nach Kundenwunsch können sich auch Gonzalez und die anderen Geschäftsführer zur Verfügung stellen, doch mit dem Wachstum ihres Unternehmens sind die Partner mittlerweile so oft unterwegs wie im Büro.
„Wir nutzen die in Office 365 integrierten Sprachfunktionen mehrmals täglich“, sagt Gonzalez. „Für ein bevorstehendes Treffen wird einer der Partner für eine Messe in Panama sein, ich werde in Guadalajara sein und unser dritter Partner wird in Mexiko-Stadt sein.“ Vor der Einführung von Office 365 wären zwei der drei Partner für den Anruf einfach nicht verfügbar gewesen. Dieses Maß an Kundenservice entsprach nicht den Standards von Gonzalez und verursachte ihm häufig Zwang.
„Mit Office 365 haben wir bessere Arbeitsweisen, eine höhere Produktivität und weniger Stress“, sagt Gonzalez.
Aufgeklärte Zusammenarbeit
Der Verkauf von Solaranlagen ist wie der Verkauf jeder Technologie, insbesondere was die Dokumentation betrifft. „Wir haben eine riesige Menge an Informationen zu jedem Produkt, von Datenblättern über Zertifikate bis hin zu Versicherungspolicen. All das wurde auf SharePoint verlagert, was uns zusätzliche Sicherheit gibt und mir viel Zeit spart“, sagt Gonzalez.
Gonzalez arbeitete von einem einzigen Dropbox-Konto aus und musste zuvor als Gatekeeper für vertrauliche Unternehmensdokumente fungieren. Die Mitarbeiter mussten ihm eine E-Mail schreiben und um eine Kopie des benötigten Dokuments bitten, woraufhin Gonzalez ihre Bedürfnisse bestätigen musste, bevor er das Dokument weiterleitete. Es war ein System, dem das Unternehmen entwachsen war. Mit Microsoft SharePoint Online war das Unternehmen in der Lage, Sicherheitsfreigabestufen in jeder Abteilung festzulegen, sodass Mitarbeiter mit der entsprechenden Freigabe jederzeit auf alle benötigten Dokumente zugreifen können. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf Microsoft OneDrive, was es ihm ermöglicht, persönliche Arbeitsdateien und freigegebene Dateien von jedem Gerät aus zu speichern und darauf zuzugreifen, was die Remote-Arbeit einfacher und schneller macht.
„Man sieht die verlorene Zeit nicht“, sagt Gonzalez. „Sie denken, dass Sie ein sehr produktives Unternehmen sind, aber die Zusammenarbeit mit Microsoft hat jedem Mitarbeiter bei DMSolar 15 Minuten seines Tages zurückgegeben.“ Für das Unternehmen als Ganzes summiert sich das auf fast 11 Stunden zusätzliche Produktivität pro Tag.
Eine strahlende Aussicht
Es ist erst wenige Monate her, seit DMSolar mit der Verwendung von Office 365 begonnen hat, und das Unternehmen hat bereits Geschäftsabläufe mit Skype for Business und SharePoint transformiert. Kostspielige, unterschiedliche Systeme von Google, Dropbox und Alcatel wurden durch Office 365 ersetzt. Aber dieses wachsende Unternehmen hört hier nicht auf.
„Wir wollen bei DMSolar eine Familie aufbauen“, sagt Gonzalez. „Jedes Quartal essen wir an jedem unserer Standorte gemeinsam zu Abend. Je nach Wetter bringen wir jeden Monat Eis oder heiße Schokolade mit.“
Um dieses Gefühl der familiären Inklusion zu fördern, untersucht Gonzalez Technologien, die alle in Verbindung halten. „Ich glaube, dass Microsoft Teams die Kommunikation verbessern und unser Familiengefühl stärken wird“, sagt Gonzalez. „Außerdem möchten wir unsere Finanzinformationen besser analysieren, also schauen wir uns Microsoft Power BI an. Das sind großartige Schritte für DMSolar, und ich möchte sie in den nächsten sechs Monaten einsetzen.“
Wenn das Unternehmen wächst, wächst auch der Wert, den es aus Office 365 gewinnt, und Microsoft wird ihnen bei jedem Schritt zur Seite stehen.
