DLF reduziert Lizenzkosten mit Office 365 und Proventeq

Zusammenfassung

DLF ist der größte gewerbliche Immobilienentwickler in Indien und spezialisiert auf die Entwicklung von Gewerbe-, Einzelhandels- und Wohnimmobilien im ganzen Land. DLF verzeichnet weiterhin ein außergewöhnliches Wachstum in einem stark umkämpften, expandierenden Markt.

DLF entschied sich für die Migration von einer IBM FileNet P8-Instanz zu SharePoint Online, um eine granulare Verwaltung ihrer Inhalte und Informationen zu erreichen, Mitarbeitern und externen Beteiligten die Flexibilität einer zentralisierten Content-Services-Lösung zu bieten und die Gesamtbetriebskosten ihrer Infrastruktur zu senken.

Herausforderung

Mit mehr als 2,4 Millionen Inhaltselementen, die in einer veralteten IBM FileNet P8-Instanz gespeichert sind, replizierten die Mitarbeiter von DLF ihre Bemühungen zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Rich Media über getrennte On-Premise-Plattformen, einschließlich mehrerer Objektspeicher und Ordner mit Inhalten, die nicht korrekt abgelegt wurden Oder verwandt.

Da die Mitarbeiter auf verschiedene Unternehmensabteilungen und Niederlassungen verteilt waren, benötigte DLF eine Content-Services-Plattform, die eine flexible Verteilung, Verwaltung und Zusammenarbeit ermöglicht.

Strategie

Um das Content-Management im gesamten Unternehmen zu verbessern, entschied sich DLF, seine bestehende Investition in Office 365 zu nutzen und von IBM FileNet P8 auf SharePoint Online zu migrieren. Sie entschieden sich für die Migration Accelerator-Software von Proventeq, um ihr Content-Portfolio zu entdecken, zu analysieren, zu verbessern, zu klassifizieren und zu migrieren – und gleichzeitig die Ausfallzeiten des Unternehmens während des Migrationsprozesses zu minimieren.

Um DLF mit einer flexiblen zentralisierten Content-Services-Plattform voranzubringen, entwickelte Proventeq eine strategische sechsstufige Migrations- und Supportlösung, die auf den spezifischen Herausforderungen von DLF und der Erfahrung von Proventeq bei der Migration von Inhalten von IBM FileNet P8 zu SharePoint basiert.

1. Entdeckung & Analyse. Proventeq hat die Erkennungs- und Vormigrationsanalyseberichte von Migration Accelerator verwendet, um die folgenden potenziellen Migrationsprobleme zu identifizieren:
   • Zusammengesetzte Dokumente und Dokumente mit mehreren Inhalten in FileNet
   • Ungültige Zeichen in Ordner- und Dateinamen, die in SharePoint nicht zulässig sind
   • Doppelte Artikelnamen, lange Artikelnamen und Artikelnamen ohne Erweiterungen
   • Unterschiedlicher Mime-Typ in verschiedenen Dokumentversionen, z. B. .docx und .pdf
   • Nicht abgelegte Dokumente und zu viele untergeordnete Elemente im Container oder Ordner
   • Ungültige Dateitypen und ausgecheckte Dateien.
2. Optimierung der Informationsarchitektur. Proventeq hat einen Workshop arrangiert, um ein umfassendes Verständnis der Organisationsstruktur von DLF zu erlangen und Festlegungen zur Architekturstruktur und zum Sicherheitsmodell zu treffen. Nach dem Workshop hat das Team Folgendes getan:
   • Schlug eine Zielinformationsstruktur vor, die der Organisationsstruktur und -funktion von DLF entspricht
   • Erstellen von SharePoint-Gruppen basierend auf verschiedenen DLF-Benutzerentitäten, um den Inhalt dieser neuen Zielinformationsstruktur zu sichern, sodass Berechtigungen auf einer granularen Ebene angewendet werden können
   • Konfigurierte und implementierte ein automatisiertes Bereitstellungstool für eine schnellere und präzisere Bereitstellung
3. Migrationsdesign und -konfiguration. Die Funktion zur benutzerdefinierten Inhaltsklassifizierung und Zielstrukturzuordnung von Migration Accelerator ging auf die Anforderung ein, den Inhalt genau zu klassifizieren und zusammengehörige Dokumente in Websitesammlungen und Dokumentbibliotheken in SharePoint Online zu migrieren, was zu einer beschleunigten Migration führte.
4. Pilotmigration. Um zu demonstrieren, wie die Produktionsmigration funktionieren würde, und um vorhandene Daten in der Produktion zu testen, führte das Team eine Pilotmigrationsübung durch, indem es Inhalte aus einem der Objektspeicher von IBM FileNet abbildete und die erforderlichen Zielinformationsstruktur-, Klassifizierungs- und Metadatenregeln anwendete und dann zu migrierte bestimmte Websitesammlungen, Dokumentbibliotheken und Ordner in SharePoint Online.
5. Inkrementelle Live-Migration. Nach der erfolgreichen Pilotmigration nutzte das Team die inkrementellen Immigrationsfunktionen von Migration Accelerator, um den Produktionsmigrationsprozess zu inszenieren. Sie führten auch die folgenden Aktionen aus:
   • Mithilfe von PowerShell-Erweiterungen richtete das Team zusätzliche Migrationsregeln ein, um die große Menge an Quellinhaltstypen zu konsolidieren und zu klassifizieren
   • Das Team transformierte Metadatenwerte, um SharePoint-Einschränkungen auf Grundlage von Metadatenregeln zum Umgang mit ungültigen Zeichen und URLs zu entsprechen
   • Die integrierten Regeln von Migration Accelerator behandelten doppelte Elementnamen und Mime-Typ-Nichtübereinstimmungen
   • Das Team erstellte benutzerdefinierte Berichte, um sicherzustellen, dass die gesamten Inhaltsportfolios der jeweiligen Unternehmensabteilungen, Tochterunternehmen und PRISM-Funktionen erfolgreich migriert wurden
6. Unterstützung nach der Migration. Um sicherzustellen, dass Benutzer die neu eingeschränkten und migrierten Inhalte auf der SharePoint-Plattform finden konnten, stellte Proventeq 90 Tage lang Support nach der Migration bereit.

Ergebnisse

Durch die Nutzung der vorhandenen Investition in die Office 365-Plattform von Microsoft konnte DLF 35% eine Reduzierung der Lizenzkosten verzeichnen und die Notwendigkeit einer Aktualisierung und Aufrüstung von FileNet P8 durch die Außerbetriebnahme des IBM-Systems zunichte machen.

Die Einführung sowohl einer Pilotmigration als auch der Implementierung eines inkrementellen Produktionsmigrationsprozesses half DLF dabei, kostspielige und zeitaufwändige technische Probleme zu vermeiden, und stellte sicher, dass sowohl während des Projekts als auch nach der Migration auf Inhalte im gesamten Unternehmen zugegriffen werden konnte. Im Anschluss daran erleichterte Proventeq mit einem längeren Zeitraum der Einführungsunterstützung den Übergang zu SharePoint, half bei der Identifizierung und Behebung von benutzerzentrierten Informationsmanagementproblemen und stellte sicher, dass alle ursprünglichen und langfristigen Ziele von DLF bei der Einführung von SharePoint erreicht wurden.

Während sich die übergreifende Kontrolle über komplexe granulare Berechtigungen in FileNet P8 als problematisch erwiesen hatte, ermöglicht die Einführung von Microsofts Azure Information Protection DLF, ein wichtiges Ziel zu erreichen, nämlich eine granulare Kontrolle der Anzeige-, Lese- und Druckberechtigungen für extern freigegebene Inhalte. SharePoint Online und der Migration Accelerator von Proventeq haben DLF die Möglichkeit gegeben, AIP-Sicherheit auf Inhalte anzuwenden; So kann das Unternehmen die Sicherheitsherausforderungen bei der Verwaltung großer Mengen von Inhalten für interne und externe Benutzer meistern.

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