Dienstleistungs- und Vertriebsunternehmen automatisieren ihren Rechnungsprozess mit SharePoint und Ephesoft

Zusammenfassung

DH Pace ist ein nationales Unternehmen, das seit 1926 Haus- und Geschäftsbesitzern Produkte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Türen, Docks und Türen anbietet. Sie haben mehr als 2.200 Mitarbeiter an 45 Standorten mit einer Flotte von mehr als 1.200 Fahrzeugen und stehen zur Verfügung, um zu helfen Kunden installieren, warten und warten alle Arten von Tür-, Dock- und Zugangskontrollsystemen. DH Pace wandte sich an Zia Consulting und Ephesoft, um ihnen dabei zu helfen, ihren Kreditorenprozess zu rationalisieren und ihre vorhandene SharePoint-Plattform besser zu nutzen.

Herausforderung

Jeden Monat verarbeitete DH Pace Tausende von Rechnungen von Hunderten von Anbietern mit jeweils unterschiedlichen Formaten. Dies erforderte eine mühsame Dateneingabe durch die Mitarbeiter von DH Pace. Darüber hinaus klassifizierten und indexierten sie Dokumente manuell, was anfällig für menschliche Fehler war. Sie brauchten eine Möglichkeit, ihre Prozesse zu rationalisieren, die Qualität zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Strategie

Als Kunde von Zia Consulting, einem Platin-Partner von Ephesoft, erhielt DH Pace Hilfe bei der Automatisierung, um einen effizienteren Kreditorenprozess zu schaffen. Nach einem Kennenlern-Meeting empfahl Zia Consulting, die Ephesoft Smart Capture®-Plattform zu implementieren, um ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Das intelligente Dokumentenerfassungssystem von Ephesoft basiert auf überwachter maschineller Lerntechnologie, die Metadaten aufnimmt, klassifiziert, extrahiert, validiert und exportiert. DH Pace integrierte Ephesoft mit seiner bestehenden Microsoft SharePoint-Plattform für eine direkte Verarbeitung und leitete Daten direkt in sein Content-Management-System.

 

„SharePoint hat uns dabei geholfen, interne Arbeitsabläufe auf vielfältige Weise zu beschleunigen – einschließlich Dokumentenmanagement, Vertragsgenehmigung und Gebäude-/Systemwartung. Mit SharePoint als unserem Content-Management-System können wir Benutzern ganz einfach einzelne Aufgaben zuweisen, Genehmigungsebenen um Dokumenttypen herum entwerfen und auf einfache Weise über die Details der einzelnen Berichte berichten. SharePoint hat dazu beigetragen, unsere Organisation effizienter zu machen“, sagte Robbie Carlson, Business Analyst bei DH Pace.

Ergebnisse

Die Gesamtlösung reduzierte Fehler und beschleunigte die Verarbeitungszeit. Zia Consulting ist derzeit dabei, zwei weitere Abteilungen innerhalb der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Diese neuen Stapelklassen verarbeiten zusätzlich 1.000 Rechnungen pro Monat. Zia wird nur 11 Wochen brauchen, um das Projekt umzusetzen.

Kevin Dunn, Assistant Director of Process Improvement, kommentierte: „Ephesoft und Zia haben eine allumfassende Lösung zu einem einzigen Preis bereitgestellt, die uns die Flexibilität gab, die wir brauchten … ohne uns Gedanken über die zusätzlichen Kosten machen zu müssen.“

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