Intelogy unterstützt Devro bei der Transformation von Finanzvorgängen mit SharePoint und Power Automate

Zusammenfassung

Mit einer globalen Präsenz ist Devro einer der weltweit führenden Anbieter von Kollagenhüllen, die bei der Herstellung einer Vielzahl von Würsten und anderen Fleischprodukten verwendet werden. Devro beschäftigt mehr als 2.000 Mitarbeiter mit Fähigkeiten und Kenntnissen, die von Chemie- und Elektrotechnik bis hin zu Lebensmitteltechnologie, Fleischwissenschaft und Umweltgesundheit reichen.

Ende 2018 begann Devro mit der Umstellung mehrerer seiner weltweit verteilten Finanzfunktionen auf ein Shared-Service-Center-Modell. Um einen Teil dieses Programms zu erleichtern, wurde Intelogy ausgewählt, um den technischen Übergang der Kreditorenbuchhaltung (AP)-Verarbeitung und des Dokumentenmanagements des Devro Finance-Teams zu unterstützen.

Durch den umfangreichen Einsatz von Power Automate, um verschiedene Arten von Finanzinhalten durch den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu leiten, integriert die von Intelogy bereitgestellte SharePoint-Lösung Scanner mit optischer Zeichenerkennung (OCR) auf der ganzen Welt und minimiert gleichzeitig die manuelle Klassifizierung. Die neue Lösung hat die Arbeitsweise des Teams radikal verändert und eine konsistente, zuverlässige und zentralisierte AP-Verarbeitung und -Archivierung ermöglicht.

Herausforderung

Mit Produktionsstätten an Standorten wie Großbritannien, den USA, den Niederlanden, China, der Tschechischen Republik und Australien war das Finanzgeschäft auf der ganzen Welt verteilt und führte seine Prozesse in separaten regionalen Zentren aus. Im Jahr 2018 traf Devro eine strategische Entscheidung, auf ein neues Target Operating Model für Finanzgeschäfte umzusteigen, das die Einrichtung von Shared Services beinhaltet.

Da Finanzdokumente lokal sowohl in elektronischer als auch in Papierform empfangen werden, war es wichtig, eine Methode zu finden, um weiterhin Finanzdokumente im Land zu erhalten und gleichzeitig die Speicherung und Verwaltung aller finanzbezogenen Dokumente in einem zentralen Repository mit globaler Verfügbarkeit zu konsolidieren. Darüber hinaus erforderte das Weiterleiten, Genehmigen und Verarbeiten bestimmter Finanzdokumente wie Rechnungen und Gutschriften einen erheblichen manuellen Aufwand, was zu typischen Prozessdurchsatz- und Effizienzproblemen führte.

Mit der Verpflichtung zur langfristigen elektronischen Speicherung für Compliance-Anforderungen bestand eine Hauptpriorität darin, eine geeignete Archivierungs- und Abruflösung zu definieren, die sich in bestehende Finanzsysteme integrieren lässt.

Darüber hinaus war Devro IT sehr daran interessiert, sicherzustellen, dass jede implementierte Lösung mit ihrer digitalen Transformationsstrategie übereinstimmt, um gegebenenfalls eine Cloud-basierte Lösungsarchitektur einzuführen, mit einer Präferenz, die Nutzung von Microsoft 365 und insbesondere SharePoint weiter auszubauen.

Strategie

Die erste Priorität des Projekts bestand darin, zu validieren, dass Devro-Standorte auf der ganzen Welt zuverlässig und leistungsstark auf SharePoint zugreifen können, und alle Änderungen, die an ihrer bestehenden Netzwerkinfrastruktur erforderlich sind, um die Konnektivität zu verbessern und zu gewährleisten, wurden identifiziert und umgesetzt. Intelogy führte in enger Zusammenarbeit mit Devro IT eine Reihe von Netzwerkleistungstests gemäß den von Microsoft empfohlenen Verfahren von entfernten Devro-Einrichtungen durch, um die Netzwerkkonnektivität mit dem Microsoft Global Network zu analysieren und zu validieren, wobei spezifische Tests an SharePoint- und OneDrive-Workloads durchgeführt wurden.

Eine weitere wichtige Anforderung bestand darin, eine geeignete Lösung zu finden, um die Digitalisierung lokal eingegangener papierbasierter Dokumente und die Weiterleitung an SharePoint zu erleichtern. Intelogy führte eine Überprüfung der verfügbaren kommerziellen Optionen durch und empfahl eine auf Fujitsu basierende Lösung, mit der Dokumente per Stapelverarbeitung mit OCR gescannt und in vordefinierte SharePoint-Dokumentbibliotheken mit automatischer Dokumentkennzeichnung nach Erhalt hochgeladen werden können. Dieser Prozess wurde in Verbindung mit einer von Harmon.ie bereitgestellten Lösung entwickelt, die das Hochladen von per E-Mail empfangenen elektronischen Dokumenten ermöglichte und sicherstellte, dass alle Finanzdokumente an SharePoint weitergeleitet wurden, bevor weitere Aktivitäten stattfanden.

Nach Eingang in SharePoint wurde ein Prozess mit Power Automate entworfen und implementiert, um es den Mitgliedern des Finanzteams zu ermöglichen, Dokumente mit zusätzlichen Metadaten zu versehen und Rechnungen dann sicher zur Genehmigung durch die Mitarbeiter über Devro und die anschließende Verarbeitung von AP-Daten in das vorhandene Finanzsystem weiterzuleiten.

Letztendlich müssen alle Finanzdokumente in einer hochgradig strukturierten, sicheren und kontrollierten Weise aufbewahrt werden, mit Unterstützung für einen einfachen Abruf bei Bedarf. Intelogy implementierte daher eine umfassende Informationsarchitektur, die auf langfristiges Wachstum ausgelegt ist und die robusten Dokumentspeicher-, Suchindizierungs- und Filterfunktionen von SharePoint nutzt.

Ergebnisse

Angesichts eines herausfordernden Zeitrahmens entwarfen, entwickelten und implementierten die Projektbeteiligten von Intelogy und Devro in enger Zusammenarbeit eine Lösung. Infolgedessen konnte Devro sein strategisches Ziel, den Finanzbetrieb auf ein Shared-Service-Center-Modell umzustellen, das durch einen durchgängigen digitalen Prozess unterstützt wird, der von Microsoft 365 unterstützt wird, erfolgreich erreichen.