Zusammenfassung
Dakota Financial, LLC, ist eine vermögensbasierte Direktfinanzierungsquelle mit Schwerpunkt auf der Finanzierung von Lastkraftwagen, Anhängern, Bau- und Landwirtschaftsgeräten sowie Werkzeugmaschinen. Die nationalen Programme von Dakota Financial sind speziell darauf ausgelegt, Finanzierungslösungen für Kunden anzubieten, die bereits Insolvenzen, Steuerpfandrechte, Urteile, Pfändungen oder langsame Zahlungen hatten. Die Organisation finanziert traditionelle Leasingverträge, Sale-Leaseback-Verträge, Verkäufe an Privatpersonen, Start-ups und Eigentümer/Betreiber mit Darlehen von 135.000 TP10 bis zu 135.000 TPP.
Auf der Suche nach einem effizienten Scan- und Dateiverwaltungssystem wandte sich Dakota Financial an SkyLite Systems, um eine benutzerdefinierte Lösung zu implementieren, die auf Microsoft SharePoint mit PowerApps und Flow basiert.
Herausforderung
Um sicherzustellen, dass sie über ausreichende Informationen für die Prüfung und Verwaltung ihrer Kredite verfügen, muss Dakota Financial zwischen 20 und 40 Dokumente für jeden finanzierten Kredit scannen und speichern. Die gescannten Dokumente reichen von einer bis zu fünfzig Seiten und enthalten eine Fülle von Informationen, die eine langfristige Verwaltung erfordern.
Wie viele andere Unternehmen im Finanzsektor verließ sich Dakota auf ein teures, proprietäres Scan- und Dateiverwaltungssystem, um alle gescannten Dateien im Zusammenhang mit ihren Mietverträgen zu verwalten. Das System war sehr starr und schwer anzupassen. Dakota-Präsident Michael Green wusste, dass es eine bessere, kostengünstigere Lösung geben musste. Nachdem Dakota zu Office 365 migriert war, erkannte Michael das Potenzial von SharePoint und wusste, dass er seine Investition in Office 365 nutzen und seine teure Scan- und Verwaltungslösung durch eine moderne, kostengünstige Cloud-basierte Lösung ersetzen konnte, die auf Office 365 basiert.
Strategie
Michael Green erkannte, dass Office 365 den Kern einer Lösung bilden könnte, die Hunderttausende von gescannten Dokumenten speichern könnte. Er kontaktierte einige Unternehmen und fand bald den vertrauenswürdigen Microsoft Silver-Partner SkyLite Systems und bat sie um Ideen und Wege, um seine Vision zu verwirklichen. SkyLite Systems hat eng mit Dakota zusammengearbeitet, um eine Lösung mit einer SharePoint-Anwendung zu entwickeln, die mit Scannern und Software von Aleris/Kodak integriert ist. Während SkyLite ursprünglich eine ausschließlich auf SharePoint basierende Lösung ins Auge fasste, arbeiteten sie mit Dakota zusammen und wechselten zu einer benutzerdefinierten Lösung mit SharePoint Online, PowerApps und Flow.
<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app
Die Anwendung verwendet eine Kombination aus PowerApps, Flow, SharePoint und Scansoftware von Alaris/Kodak.
- SharePoint: Dakota verwendet eine Kombination aus SharePoint-Listen und einer Dokumentbibliothek, um ihre Mietvertragsinformationen, gescannten Dateien und andere Dateien zu speichern, die für die von ihnen verwalteten Mietverträge relevant sind. Da alle Daten in SharePoint verwaltet werden, können Mitarbeiter über die Suchmaschine in SharePoint nach den Dokumenten zu einem Darlehen suchen. Dies ermöglicht die Suche nach jeder gescannten Datei, die als durchsuchbares PDF gespeichert ist, und nach allen Dateien, die einen Datenkonnektor haben.
- PowerApps: Skylite hat ein eingebettetes PowerApp-Formular in der SharePoint-Leasingliste erstellt. Es ermöglicht Benutzern den einfachen Zugriff auf Informationen zu einem Mietvertrag zusätzlich zu allen Dateien, die sich auf einen Mietvertrag beziehen, über eine Galerie innerhalb des eingebetteten Formulars.
- Microsoft Flow: Die Lösung verwendet Flow, um Ordner in der Dokumentbibliothek einzurichten und Daten nach Bedarf jeden Tag zu bereinigen.
- Scan-Upload-Dienstprogramm von SkyLite Systems: Mitarbeiter von Dakota verwenden dieses Upload-Dienstprogramm, um gescannte Dateien zu prüfen, zu markieren und in die Dokumentenbibliothek innerhalb der Lösung hochzuladen.
- Kodak/Alaris-Scansoftware – Die Lösung verwendet die Kodak/Alaris-Scansoftware, um die Scanner anzusteuern, die gescannten Dateien zu formatieren und die gescannten Dateien an einem bestimmten Ort zum Hochladen in die neue Anwendung zu speichern.
Wir lieben die neue App. Es ist für uns einfach zu warten und der Übergang verlief reibungslos und nahtlos. Wir nutzen immer noch unser Office 365-Abonnement und beginnen jetzt mit der Untersuchung einer mobilen Komponente, die vorher nicht möglich war.
Michael Green (Geschäftsführer, Dakota Financial)
Ergebnisse
Die neue Scan- und Dateiverwaltungslösung von Dakota Financial (um SharePoint, PowerApps und Flow herum aufgebaut) bietet eine deutliche Verbesserung gegenüber der vorherigen proprietären Lösung. Ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse kann das Team die Lösung einfach mit PowerApps, Flow oder SharePoint ändern. Da die Lösung SharePoint-Listen verwendet, kann Dakota Financial die Funktionen von SharePoint zuverlässiger nutzen und gespeicherte Informationen einfach sichern. Das Beste ist, dass die Organisation von ihrem mobilen Gerät aus problemlos auf alle gescannten Dateien zugreifen kann.
Die Zukunft
Dakota wächst weiterhin schnell und plant eine enge Zusammenarbeit mit SkyLite Systems, um die Lösung zu verbessern. Ihre aktuelle Anwendung hat mehr als 35 Benutzer und weit über 1 Million gescannte Seiten, die in der mit den Mietverträgen verbundenen SharePoint-Dokumentenbibliothek verwaltet werden. Während die Leistung heute schnell und zuverlässig ist, wissen SkyLite und Dakota, dass sie die App einfach zu einem Common Data Service (CDS) für Apps migrieren können, um Daten zu speichern und zu verwalten, wenn sie entscheiden, dass es an der Zeit ist, dramatisch auf nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit und noch mehr zu steigen Leistung von CDS. Michael Green, CEO von Dakota Financial, sagt: „Unser Unternehmen verlässt sich stark auf diese App. Ich schlafe nachts besser, da ich weiß, dass die neue Lösung heute hervorragend funktioniert und ich die Möglichkeit habe, den Speicher schnell auf CDS hochzufahren, während wir weiter wachsen und unsere Kunden bedienen. Die zusätzlichen Vorteile einer mobilen Option und einer massiven Datenspeicherung sind in der Branche unübertroffen und bekräftigen unser Engagement für Office 365 und Microsoft als Plattform für unsere Geschäftsanforderungen.“
