Die Stadtverwaltung nutzt ein intelligentes Intranet auf Basis von SharePoint, um die Menschen während einer Pandemie am Laufen zu halten

An der Südspitze von Vancouver Island liegt Victoria, die Hauptstadt von British Columbia und ein Juwel an der Pazifikküste Kanadas. Millionen von Menschen besuchen jedes Jahr die außergewöhnliche Kombination aus Meerblick, historischer Architektur und gemäßigtem Klima der Stadt. Die Stadtverwaltung von Victoria versorgt die 94.000 Einwohner der Stadt und besteht aus 1.000 Mitarbeitern, von IT-Profis und Feuerwehrleuten bis hin zu Kommunikationsspezialisten und städtischen Forstarbeitern.

Um Informationen unter ihren Mitarbeitern auszutauschen, führte die Stadtverwaltung 2014 ein auf WordPress basierendes Intranet ein. Von dem Zeitpunkt an, an dem die Website online ging, wusste die IT-Gruppe der Stadt Victoria, dass es sich um eine

Nur Notlösung: Eine auf Microsoft SharePoint aufgebaute Website war das Ziel. Im Gegensatz zur statischen WordPress-Site wollte die Gruppe ein Intranet, das:

• Engagement mit Mitarbeitern fördern.
• Ermöglichen Sie den Intranet-Administratoren der Stadt, Benachrichtigungen und Erinnerungen zu versenden.
• Bieten Sie Zugriffskontrolle auf die Inhalte, die Mitarbeiter der Stadt sehen.
• Dient als Dokumentenspeicher der Stadt.

„WordPress füllte eine zeitliche Lücke, aber wir wussten, dass wir uns in Zukunft auf etwas Mächtigeres einlassen würden“, sagt Mike Palmer, CIO von City of Victoria. Diese Zukunft war die Modern Workplace-Initiative der Regierung, die 2017 gestartet wurde. Das Intranet der Stadt Victoria stand kurz vor einer monumentalen Veränderung.

Aufbau eines dynamischen Intranets auf Basis von SharePoint

Palmer arbeitete mit dem in Victoria ansässigen Beratungsunternehmen Regroove Solutions zusammen, um bei der Einführung von Modern Workplace zu helfen. Das Team begann mit der Planung der Intranet-Migration zu SharePoint, aber zu diesem Zeitpunkt gab es keine Möglichkeit, die vorhandenen Inhalte programmatisch in moderne Seiten zu migrieren. Dann stoppte eine Verschiebung der Prioritäten der Stadt die weitere Entwicklung des Intranets. Als das Projekt wieder anfing, hatte sich alles geändert. „Beim ersten Mal haben wir Seiten innerhalb von SharePoint veröffentlicht, aber auf klassisch eingestellt“, sagt Matt Longpre, Designer und Entwickler bei Regroove. „Als das Projekt wieder begann, konnten wir eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) verwenden, um die Inhalte in moderne Seiten zu bringen. Diese Pause hat uns sehr gut getan.

Das Intranet der Stadt Victoria besteht aus fünf Hub-Sites:

• City-Hub. Die Intranet-Landingpage
• Ressourcenzentrum. Der Großteil des Inhalts des vorherigen Intranets, einschließlich Regierungsformularen
• Neuesten Nachrichten. Nachrichten der Stadtverwaltung, herausgegeben von den Administratoren der Website
• Sozialzentrum. Nachrichten und Informationen, die jeder Mitarbeiter veröffentlichen und die Administratoren im City Hub syndizieren können
• Hut ab. Ein Hub, in dem jeder Mitarbeiter die Errungenschaften und Errungenschaften von Kollegen posten kann

Als Regroove das intelligente Intranet der Stadt Victoria entwickelte, hatte Microsoft das Megamenu noch nicht eingeführt. Stattdessen verwendete Regroove eine SharePoint-Framework-Erweiterung zur Anwendungsanpassung, um eine globale Navigationsleiste zu erstellen. Die Leiste besteht aus SharePoint-Listen, die Website-Administratoren bearbeiten können, um die Elemente in Dropdown-Menüs zu verwalten. Der Code im Customizer verwendet dann die SharePoint-API zum Abrufen der Listen. Longpre sagt: „Überall, wo Benutzer sind, haben sie beim Öffnen einer SharePoint-Seite eine mandantenweite globale Navigationsleiste mit den Farben und dem Design der Stadt Victoria.“

Die Benutzerfreundlichkeit von SharePoint schafft einen Intranet-Champion

Nachdem das Framework eingerichtet war, ging der Besitz des neuen intelligenten Intranets auf Heather Follis, Beraterin für kontinuierliche Verbesserung, über. Follis hatte weder einen IT-Hintergrund noch Programmierkenntnisse – sie war eine Kommunikationsperson –, aber mit der Unterstützung von Palmer und den Leuten bei Regroove hatte sie bald die Fähigkeiten, die sie brauchte, um nicht nur das Intranet zu betreiben, sondern auch neue Seiten zu entwerfen und zu veröffentlichen . Sean Wallbridge, Chief Troublemaker bei Regroove Solutions, sagt: „Ein großer Teil unserer Rolle beim Intranet bestand darin, zu coachen, damit die IT- und Kommunikationsabteilungen es übernehmen konnten.“

Follis sagt, dass das Aussehen und die Organisation des aktuellen Intranets der Stadt Victoria größtenteils das Ergebnis von Versuch und Irrtum sind. Sie experimentierte mit Webparts, platzierte Inhaltsblöcke, entschied, ob sie ihr gefielen, und ordnete dann die Dinge neu an, um sie attraktiver zu machen. Follis hatte bereits viel Erfahrung mit der Verwendung von SharePoint als Dokumentenablage der Stadt, was hilfreich war, aber die Leichtigkeit, mit der sie die Site-Architektur umgestalten und neue Webparts erstellen konnte, bedeutete, dass sie dem Intranet einen Neuanfang geben konnte. Longpre sagt: „Der Page Builder in SharePoint ist einfach ein Traum. Als wir Heather zeigten, wie einfach es ist, das Inhaltslayout zu verwalten, war sie sehr erfreut zu erfahren, wie das funktioniert.“ Follis beschreibt ihre Erfahrung folgendermaßen:

„Es wurde im März deutlich, als ein großer Teil unserer Belegschaft plötzlich und ohne Vorankündigung von zu Hause aus arbeitete. Anstatt uns auf einen Drittanbieter verlassen zu müssen, der uns dabei hilft, einen neuen Abschnitt der Website zu erstellen und eine Homepage neu zu gestalten, war dies etwas, was ich an einem Tag erledigen konnte. Ich habe ein gut sichtbares Symbol auf der Startseite erstellt, das die Benutzer auswählen können, um einen dynamischen, sich entwickelnden Abschnitt des Intranets anzuzeigen, der speziell auf Informationen zugeschnitten ist, die sie für die Geschäftskontinuität und die Arbeit von zu Hause aus benötigen.“

Diese einfache Veröffentlichung von Inhalten in einem intelligenten Intranet auf Basis von SharePoint wird von Longpre wiederholt. „Ich denke, das Bearbeitungserlebnis der modernen Seiten hat den Leuten wirklich die Augen geöffnet“, sagt er. „Im alten Intranet mussten Sie Ihre Inhalte in einem Editor schreiben, eine Vorschau anzeigen, zurückgehen und Änderungen vornehmen und so weiter, bis Sie sie schließlich veröffentlicht hatten. In SharePoint bearbeiten Sie den Inhalt inline, übernehmen die Änderung und sehen sie – einschließlich externer Links, der Dokumentbibliothek, Videos, Listen-Webparts.“ Er fügt hinzu: „Außerdem sind die Seiten so reaktionsschnell. Dass die Säulen zusammengeklappt werden konnten, um kleinere Bildschirme aufzunehmen, war ein Hit.“

Dynamik und eine einzige Dokumentenbibliothek: zwei große Gewinne

Die Dynamik, die SharePoint dem Intranet der Stadt Victoria hinzufügt, ist ein enormer Bonus – und genau das, wonach Follis gesucht hatte. Mangelnde Interaktion mit dem Intranet war schon immer ein Problem. „Nun“, sagt Follis, „gibt uns SharePoint die Dynamik, die uns vorher gefehlt hat. Wir können Bildergalerien und Twitter-Feeds hinzufügen. Es sind nicht nur Worte auf einer Seite.“

Darüber hinaus gibt das intelligente Intranet Follis und den Intranet-Redakteuren die Möglichkeit:

• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter immer wieder auf das Intranet zurückkommen, um Neuigkeiten, Formulare und Informationen darüber zu erhalten, was in der Organisation vor sich geht.
• Senden Sie Benachrichtigungen und Erinnerungen.
• Stellen Sie die Zugriffskontrolle auf Formulare und Inhalte sicher.
• Verwenden Sie Single Sign-On, um beim Inhalts-Targeting zu helfen, und stellen Sie sicher, dass die Personen, die Inhalte sehen müssen, dies tun und diejenigen, die dies nicht tun müssen, dies nicht tun.
• Stellen Sie eine zentrale Informationsquelle in Form der Dokumentenbibliothek der Stadt bereit – Änderungen an Dokumenten und Formularen in der SharePoint-Bibliothek werden im gesamten Unternehmen mit Versionskontrolle weitergegeben.

Diese Möglichkeit, die Dokumentenbibliothek mit dem Intranet zu synchronisieren, war ein weiterer Vorteil. „Das Einbetten eines Dokumentenbibliothek-Webparts auf einer Seite mit PDFs und allen anderen Dokumenttypen war im vorherigen Intranet einfach nicht möglich“, sagt Longpre. Palmer und sein Team sind noch dabei, alles von den Netzwerklaufwerken und anderen Datenquellen der Organisation zu SharePoint zu migrieren, aber COVID-19 hat die Notwendigkeit, diese Arbeit abzuschließen, beschleunigt. Die Mitarbeiter der Stadt Victoria haben es jedoch angenommen, von zu Hause aus zu arbeiten, was die Migration etwas einfacher gemacht hat.

Teams und SharePoint sind der Schlüssel zum Erfolg bei der Arbeit von zu Hause aus

Die Modern Workplace-Initiative hat die Verlagerung von Workloads weg von Rechenzentrumsservern in die Cloud erleichtert. Dieser Wechsel zu Software as a Service war besonders vorteilhaft für die Dokumentenbibliothek der Stadtverwaltung – ein großer Teil der Initiative. Anstatt jede Instanz eines Dokuments aufzuspüren, die Version zu überprüfen und möglicherweise mehrmals dieselben Änderungen vorzunehmen, bearbeiten Dokumentbesitzer ihre Dateien an einem zentralen Ort, und SharePoint kümmert sich um die Versionskontrolle. „Sie fügen Inhalte an der entsprechenden Stelle in der Dokumentbibliothek hinzu, und sie werden automatisch auf jeder Seite angezeigt, die über das Dokumentbibliothek-Webpart verfügt. Das ist ein riesiger Gewinn“, sagt Wallbridge.

Ebenso wichtig ist Teams, das für Palmers Initiative bereits von zentraler Bedeutung war, bevor COVID-19 die Arbeitsweise der Mitarbeiter der Stadt Victoria veränderte. Wallbridge weist auf ein leuchtendes Beispiel hin. Eines der ersten Projekte von Regroove mit der IT-Gruppe war die Einrichtung des Notfallbetriebszentrums (EOC) von Victoria. „Wir haben eine Vorlage und Anpassungen in Teams erstellt, damit sie bei einem stadtweiten Notfall innerhalb von 10 Minuten ein EOC-Team zusammenstellen und reagieren können“, sagt Wallbridge. Diese Erfahrung erwies sich als von unschätzbarem Wert, als die Coronavirus-Pandemie zuschlug. Palmer fügt hinzu:

„Die Abteilung für Engagement der Stadt Victoria verwendet SharePoint, um während der Krise Dokumentation im Hintergrund zu speichern und zu verfolgen. Die IT-Gruppe verwendet Vorlagen in Teams, um innerhalb von Minuten ein EOC zu erstellen. Sobald das EOC eingerichtet und in Betrieb ist, verwenden wir Teams, um die Reaktion der Stadt zu verwalten und die Kommunikation zwischen Rettungsdiensten, stadtweiten Kerndiensten, Provinzregierungsbehörden und Freiwilligenorganisationen zu koordinieren.“

Microsoft 365 hilft der modernen Belegschaft, sich weiterzuentwickeln

Für Palmer und Follis bedeutet die Umarmung des modernen Arbeitsplatzes unendlich viele Möglichkeiten. „Mir gefällt“, sagt Follis, „das Potenzial, das SharePoint uns bietet – das Potenzial, unsere Inhalte zu besitzen, das Potenzial, nicht jedes Mal zu einem Anbieter zurückkehren zu müssen, wenn wir das Aussehen einer Seite ändern möchten. Was die Funktionen und Tools betrifft, die wir in unseren Hub integrieren können, haben wir nur die Spitze des Eisbergs getroffen.“

Die Kommunalverwaltung muss anpassungsfähig sein, um die Bedürfnisse der Einwohner zu erfüllen und auf Veränderungen auf Provinz- und Bundesebene zu reagieren. Als Cloud-basierte Lösung ändert sich Microsoft 365 auch ständig, da Microsoft ständig neue Funktionen und Tools veröffentlicht. Palmer sagt: „Der Wechsel zu einer intelligenten Plattform wie SharePoint, die wir nicht ständig aktualisieren müssen, eine, die ständig auf dem neuesten Stand ist und Microsoft ständig neue Funktionen hinzufügt – das ist fantastisch!“ Wallbridge wiederholt Palmers Aussage: „In den alten Tagen von Intranets hat man sie eingeführt und dann alle vier Jahre ersetzt, weil sich die Technologie geändert hatte. Mit SharePoint erhalten Sie im Laufe der Zeit kontinuierliche Verbesserungen.“

Ein intelligentes Intranet ist nur der Anfang

Teams und das SharePoint-basierte Intranet sind für das weitere Funktionieren der Stadt Victoria während der Coronavirus-Pandemie unerlässlich. „Da COVID-19 die Arbeit von zu Hause aus ermöglichte, stieg die Nutzung von Teams um mehr als 400 Prozent“, sagt Palmer. Das Intranet war die zentrale Quelle für COVID-19-Informationen und -Ressourcen zur Arbeit von zu Hause aus, und die Akzeptanzraten der Mitarbeiter spiegeln die Bedeutung der Website wider. „Wir sehen Analysen, die wir noch nie zuvor hatten“, sagt Palmer.

Die Kollegen von Follis haben die Leichtigkeit der Inhaltsveröffentlichung, die SharePoint bietet, angenommen. Follis sagt: „Wenn ich meine Teammitglieder darin schule, Inhalte in unserem Intranet zu veröffentlichen, sage ich ihnen als Erstes: ‚Sie werden überrascht sein, wie einfach das geht.'“

Der Übergang der Stadt Victoria zu einem modernen Arbeitsplatz geht weiter. „Jetzt, da wir uns auf dieser strategischen Plattform befinden, können wir unsere Back-End-Systeme durch Power Automate und die Reichhaltigkeit von Microsoft 365 vollständig integrieren. Ich mag es, die Dinge einfach zu halten. Sobald ich also eine Punktlösung eines Drittanbieters eliminieren und unsere Kernplattform verdoppeln kann, ist das ein großer Gewinn“, sagt Palmer.