Kunde
Stadt Brampton
Zusammenfassung
Die Content- und Records-Management-Lösungen der Stadt Brampton (Ontario), Heimat der neuntgrößten Stadt Kanadas, erfüllten die wachsenden Anforderungen an Compliance und Governance nicht mehr. Die Auswirkungen bekamen die Mitarbeiter der Stadt zu spüren, die versuchten, ihre veraltete Lösung so gut wie möglich zu optimieren.
Es wurde deutlich, dass sich die Stadt durch eine digitale Transformation bewegen musste. Während dies heute ein gängiges Szenario ist, waren ihre Umstände alles andere als. Die Stadt wickelte kurz hintereinander zwei bedeutende Projekte ab – eines war ein Upgrade von SharePoint 2007 auf SharePoint Online, das zweite war die Implementierung eines elektronischen Dokumenten- und Aktenverwaltungssystems.
Herausforderung
Um die digitale Transformation voranzutreiben, musste die Stadt in die Cloud wechseln. Darüber hinaus benötigte die Stadt ein umfangreicheres Dokumentenmanagementsystem, das auf ihrer SharePoint-Umgebung aufbaut. Das Archivverwaltungsteam der Stadt hatte seine SharePoint 2007-Instanz für einen Teil der Verwaltung verwendet, verließ sich aber letztendlich auf physische Aufzeichnungen, um den Überblick über die Dokumente zu behalten. Das Informationsmanagement-Team wurde ebenfalls beteiligt und tat sich mit dem Records-Management-Team zusammen, um Governance- und Compliance-Prozesse zu evaluieren. Es wurde offensichtlich, dass es Lücken in ihrer Politik gab. Während all dies geschah, befand sich die Stadt auch inmitten zahlreicher personeller Veränderungen, bei denen Manager kurz hintereinander kamen und gingen.
Strategie
Um ihre bestehenden Dateien zu SharePoint Online zu migrieren und die ergänzende Datensatzverwaltungslösung zu implementieren, entschied sich die Stadt für die Zusammenarbeit mit Gimmal. Mit seinen Records Management- und Governance-Lösungen war Gimmal die beste Wahl für die Informationsmanagement-Anforderungen der Stadt. Die Vision der Stadt für eine umfassende Datensatzverwaltungs- und Content-Governance-Lösung war eng mit den Softwarefähigkeiten und dem Know-how von Gimmal abgestimmt.
Gimmal war in der Lage, mit seinen Softwarelösungen, die auf SharePoint aufsetzen, die Anforderungen der Stadt an das Archiv- und Informationsmanagement zu erfüllen. Als die Stadt auf SharePoint Online umstellte, konnte Gimmal seine Content-Governance-Software so implementieren, dass sie darauf ausgeführt wurde. Die SharePoint-Architektur diente als großartiger Ort, um die Governance- und Datensatzverwaltungslösungen zu implementieren. Diese geschäftskritischen Lösungen bildeten die Grundlage für das personalisierte ECM-System der Stadt namens BRiMS (Brampton Records and Information Management System). Mit der eingesetzten Lösung konnte die Stadt mehr Kontrolle über ihre Informationen in allen Abteilungen erlangen. Gimmal konnte die Einführung von BRiMS unterstützen, indem es Schulungen und Wissenstransfer für die Mitarbeiter der Stadt bereitstellte.
Ergebnisse
Mit BRiMS, das für das unternehmensweite Informationsmanagement konzipiert und implementiert wurde, erhielt die Stadt eine spezifische Lösung, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten war. Während der Migration wurden mehr als zwei Millionen Dokumente erfolgreich von SharePoint Server nach SharePoint Online verschoben. Dazu gehörte auch die Umstellung von 3.500 Benutzern auf Office 365, das auf Azure ausgeführt wird. Durch den Zugriff auf SharePoint Online können Teams jetzt mit ihren Mobilgeräten arbeiten. Die Dokumentenmanagement- und Governance-Lösungen von Gimmal haben es den Mitarbeitern der Stadt erleichtert, das zu finden, was sie brauchen. Bei Gimmal-Lösungen werden Inhaltstypen und Metadaten in dem Moment zugewiesen, in dem sie hochgeladen werden. Team-Intranet-Sites wurden ebenfalls von der Stadt erstellt, und die durch die Software von Gimmal festgelegte Struktur hilft dabei, die Sites organisiert und leicht zu finden. Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter war hoch, unterstützt durch die vertraute SharePoint-Oberfläche und die enge Integration mit Gimmal.
Die Stadt machte sich daran, diese Projekte abzuschließen, um ihren Betrieb zukunftssicher zu machen und Innovationen durch die Organisation zu ermöglichen. Nachdem die Projekte abgeschlossen waren, fühlte sich die Stadt bereit, den Menschen in Brampton den bestmöglichen Service zu bieten.
