City of Bellevue maximiert die Datensatzverwaltung mit SharePoint und Gimmal

Zusammenfassung

Die Stadt Bellevue (WA) erlebte ein unkontrolliertes Informationswachstum in ihrer gesamten Organisation. Infolgedessen geriet ihr Compliance-Umfeld unter übermäßigen Stress. Die IT hatte es mit mehreren bereits vorhandenen Inhaltslösungen und Repositories zu tun. Die Anzahl disaggregierter Systeme erhöhte die IT-Kosten der Stadt für Verwaltung und Infrastrukturwartung, und das Risiko, dass Inhalte nicht gefunden werden konnten, und deren potenzielle Misswirtschaft sorgten für wachsende Besorgnis.

Herausforderung

Angesichts der steigenden Anforderungen an die Verwaltung von Aufzeichnungen benötigte die Stadt Hilfe bei der Einrichtung einer Technologielösung, um ihre Anforderungen an die Informationsverwaltung zu erfüllen. Sie mussten auch die Skalierbarkeit über die nächsten fünf bis zehn Jahre sicherstellen. Um diese Hindernisse zu überwinden, benötigte die Stadt Unterstützung bei der Schaffung einer Governance-Infrastruktur für alle ihre Dokumente, Inhalte und Aufzeichnungen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, Compliance sicherzustellen, die Arbeitsbelastung der IT zu verringern und die steigenden Kosten zu senken.

Strategie

Die Stadt nutzte Gimmal Records Management in Kombination mit Gimmal-Implementierungsdiensten, um auf einer SharePoint-Grundlage aufzubauen und eine voll funktionsfähige, mit dem US-Verteidigungsministerium (DoD) 5015.2 konforme Records Management-Lösung zu erstellen. Die Lösung bietet eine zentralisierte Erstellung und Verwaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung von Datensätzen für Inhalte, die in SharePoint Record Centers gespeichert sind. Die Stadt implementierte außerdem Gimmal Content Governance für SharePoint für proaktive Governance und Kontrolle. Mit den Diensten von Gimmal konnte sich die Stadt über eine schnelle Bereitstellung und Einführung des neuen Systems freuen.

Gimmal konzentrierte sich darauf, der Stadt dabei zu helfen, SharePoint als Lösungsstandard für die Zusammenarbeit und die konforme Datensatzverwaltung zu verwenden. Gimmal Records Management war das Produkt, das verwendet wurde, um eine sichere Verwaltung der wichtigsten und wertvollsten Informationen der Organisation zu gewährleisten. Gimmal leitete die hohen Kosten für Support und Wartung des bestehenden Oracle Stellent-Systems auf die Implementierung von Records Management in SharePoint um und half der Stadt, ihre Kosten zu senken, und stellte eine Lösung bereit, die besser auf ihre Bedürfnisse im Bereich Content- und Records-Management abgestimmt war. Die Lösung verbesserte sofort den Zugriff und die Verwaltung durch die zentralisierte Datensatzverwaltung im SharePoint der Stadt.

Obwohl die Stadt SharePoint nicht neu war, hatte sie die Anwendung noch nie auf strukturierte Weise für Inhalte und Zusammenarbeit verwendet. Daher erwies sich der Wissenstransfer als entscheidend für den Erfolg der Lösung. Als Microsoft Gold-zertifizierter Partner mit umfassender SharePoint-Expertise stellte Gimmal sicher, dass die Stadt alle Schlüsselkonzepte, die Nomenklatur und die Designüberlegungen, aus denen sich die Lösung zusammensetzte, verstand.

Ergebnisse

„Gimmal war in der Lage, das organisatorische Risiko der Stadt durch zentralisierte Governance und Archivverwaltung zu reduzieren – und das alles zu niedrigeren Kosten als die Wartungszahlungen des Altsystems von Bellevue“, sagt Kyle Stannert, stellvertretender Stadtverwalter der Stadt Bellevue. Die Stadt hat von einer Steigerung der Gesamtproduktivität profitiert, da die Mitarbeiter von Legacy-Systemen umsteigen und sich von der lästigen Verwendung mehrerer Systeme befreien. Alle Datenquellen innerhalb der Stadt werden bald miteinander verbunden, wodurch ein einziges System zur einheitlichen Richtlinienverwaltung entsteht. Das SharePoint-basierte, zertifizierte Dokumentenverwaltungssystem dient als erfolgreicher, kostengünstigerer Ersatz für die Altsysteme der Stadt. Das System ermöglicht den Mitarbeitern der Stadt auch eine verbesserte Suche und einen verbesserten Zugriff über von SharePoint verwaltete Inhaltstypen und erforderliche Metadatenfelder für Inhalte, die in einer verwalteten Umgebung erstellt und gespeichert wurden.

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