Gemeindekirche rationalisiert Backoffice-Operationen mit Office 365, SharePoint und KnowledgeLake

Zusammenfassung

Die CenterPointe Church (CPC) ist eine überkonfessionelle Kirche, die der Gemeinde von Collinsville, Illinois, seit über einem Jahrzehnt dient. Die Kirche brauchte einen besseren Weg, um sich auf ihre Mission zu konzentrieren, anstatt auf ihre Backoffice-Operationen. Viele ihrer Dokumentenverwaltungsprozesse waren papierbasiert, und Lücken im System wurden immer deutlicher, als die Kirche wuchs. Schließlich investierte die Kirche in Office 365 für die grundlegende Dokumentenspeicherung und Zusammenarbeit. Um ihre Investition in Office 365 weiter voranzutreiben, wandte sich CenterPointe Church an KnowledgeLake, um das Beste aus den Dokumentenverwaltungsfunktionen von Office 365 und SharePoint herauszuholen.

Herausforderung

CPC wurde 2001 gegründet und hat mehrere Änderungen erfahren, darunter eine Fusion mit einer anderen Kirche und mehrere Namensänderungen. Während ihres Wachstums hat CPC Technologie eingesetzt, um ihren Dienst weiter voranzubringen, insbesondere um neue, jüngere Mitglieder zu gewinnen. Diese Leidenschaft für Technologie übertrug sich jedoch nicht immer auf die Backoffice-Operationen. Dies führte zu einem veralteten papierbasierten System zur Verwaltung der CPC-Dokumente. Selbst nach dem Einsatz eines neuen Buchhaltungspakets und einer Kirchenverwaltungssoftware gab es immer noch eine erhebliche Lücke, die für die Anforderungen des Dokumentenmanagements und der Kreditorenbuchhaltung nicht gefüllt wurde. Im Laufe der Zeit sammelte CPC Stapel von Papierakten an, die fast 15 Jahre zurückreichen. Das Papier nahm nicht nur den dringend benötigten Platz ein, es hinderte die Mitarbeiter auch daran, Dokumente im Handumdrehen zu finden. Da die Kreditorenbuchhaltung auch extern abgewickelt wird, war die Notwendigkeit eines besseren Systems klar.

Strategie

Um ihr Ziel zu erreichen, den Backoffice-Betrieb auf den neuesten Stand zu bringen, investierte CPC in Microsoft Office 365, das es der Kirche ermöglichte, Dokumente zu speichern und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in SharePoint Online zu erleichtern. Obwohl Office 365 die meisten ihrer Anforderungen abdeckte, wünschte sich die Kirche dennoch eine bessere Lösung für ihr Dokumentenmanagement und ihre Kreditorenbuchhaltungs-Workflows.

Um die Lücken im Dokumentenmanagementprozess von CPC zu schließen, implementierte KnowledgeLake seine bewährte Lösung. KnowledgeLake führte erstmals die Möglichkeit ein, alle Papierdokumente, die in die Kirche gelangen, zu scannen und mit Tags zu versehen. Die nächste Möglichkeit bestand darin, elektronische Dokumente hochzuladen und zu markieren, die die Kirche dann verwendet, um ausstehende Rechnungen und Dokumente zu identifizieren, die eine langfristige Aufbewahrung erfordern.

Ergebnisse

Durch den Einsatz von KnowledgeLake-Content-Management-Lösungen mit ihrer bereits bestehenden Investition in Office 365 konnte CPC einen zuverlässigen Dokumentenmanagement- und Kreditoren-Workflow schaffen und so ihre Backoffice-Operationen verbessern. „Die Qualität unseres Dokumentenarchivs hängt nicht mehr von verschiedenen Ablagestrategien ab, die sich jedes Mal ändern, wenn jemand anderes die Ablageverantwortung übernimmt“, sagte Ballard. „Früher war es praktisch unmöglich, historische Dokumente zu finden. Mit dieser Lösung ist die Methodik nicht von einem bestimmten Freiwilligen abhängig. Die Technologie steuert den Prozess.“ Mit der KnowledgeLake ECM-Lösung werden Dokumente schnell und einfach erfasst, gekennzeichnet und gespeichert. Dieser optimierte Prozess ist leicht zu erlernen, leicht zu lehren und eine Aufgabe mit geringem Druck für die Freiwilligen von CPC, die Inhalte scannen. Da CPC jetzt über digitale Arbeitsabläufe verfügt, muss der Buchhalter der Kirche nicht reisen, um Papierdokumente abzurufen. Büromitarbeiter können Dokumente wöchentlich scannen, sodass der Buchhalter Dokumente identifizieren kann, die mit KnowledgeLake verarbeitet werden müssen. Dies spart nicht nur Zeit für CPC, sondern auch Kraftstoffkosten für das Büropersonal.

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