Die Bühler Group zentralisiert den Zugriff und die Verteilung von Inhalten mit Microsoft 365 und MondayCoffee

Zusammenfassung

Bühler ist ein Weltmarktführer in der Lieferung von Mehlproduktionsanlagen, Teigwaren- und Schokoladenproduktionslinien, Anlagen zur Tierfutterherstellung und Aluminium-Druckgusssystemen. Als globales Unternehmen mit 13.000 Mitarbeitern in 140 Ländern benötigte Bühler eine einzige Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und externen Stakeholdern.

Die Cloud-Software von MondayCoffee, die die wichtigsten Technologien von Microsoft auf einer benutzerfreundlichen und standardisierten Plattform intelligent kombiniert, ermöglichte es der Organisation, überall und jederzeit auf alle relevanten Informationen und Kenntnisse zuzugreifen, sie zu teilen und zu verteilen. Globale Teams können effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern.

Bühler konnte eine zukunftssichere Arbeitsumgebung für eine digital effiziente Organisation schaffen.

Herausforderung

Als das Projekt 2015 begann, verfügte Bühler über mehrere Plattformen und Tools (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) zum Speichern und Teilen von Inhalten – für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Arbeit in lokalen und globalen Teams sowie gemeinsam mit Kunden, Partnern oder Lieferanten. Dies führte zu Ineffizienzen, behinderte das Wissensmanagement und beeinträchtigte die individuelle und organisatorische Produktivität. Tatsächlich hatten die Mitarbeiter keinen einzigen Einstiegspunkt, um schnell und auf jedem Gerät auf Unternehmensinformationen zuzugreifen; Inhalte sicher, effizient und benutzerfreundlich mit externen Parteien zu teilen; oder nutzen Sie virtuelle Räume für die effektive Zusammenarbeit in globalen Teams.

Bühler musste das alte Intranet ersetzen und wollte die aktuelle Content-Management-, Kommunikations- und Collaboration-Tool-Landschaft auf einer einzigen, sofort einsatzbereiten Plattform – basierend auf Microsoft 365 – für eine integrierte Arbeitsumgebung und Benutzererfahrung konsolidieren. Bühler war bereits Microsoft 365-Anwender, hatte aber noch nicht die Gelegenheit ergriffen, das Beste daraus zu machen und alle Technologien und Apps auf einer einzigen Plattform zu vereinen – auf bequeme, arbeitsszenariobasierte Weise.

Mit der neuen Lösung wollte der Kunde das volle Potenzial der Microsoft 365-Technologien nutzen und eine Single Source of Truth für seine gesamte Organisation schaffen. Für Bühler war es wichtig, dass auch ihre Teams ausserhalb Europas einen einfachen und schnellen Zugang zu Informationen haben und dass globale Teams, die an globalen Projekten arbeiten, über die notwendige Infrastruktur verfügen, um zusammenzuarbeiten.

Strategie

Die Bühler Group entschied sich für eine Out-of-the-Box-Lösung auf Basis von Microsoft 365, die Kommunikation, Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit auf einer einzigen Plattform vereint. Die neue digitale Arbeitsumgebung musste als zentraler Einstiegspunkt für die gesamte Organisation fungieren, um auf Unternehmensinformationen, einschließlich anderer Tools und Systeme, zuzugreifen und an dem sie als globales Team effektiv arbeiten konnte. Die Leistung der Lösung in Bezug auf Geschwindigkeit, Sicherheit und Effizienz bei Wartung und Betrieb der Plattform war entscheidend.

Bühler hat sich für die Cloud-Lösung von MondayCoffee entschieden, da sie das volle Potenzial der Microsoft Office 365-Technologien nutzt und eine benutzerfreundliche Best-Practice-Plattform bietet, um Informationsmanagement, Content-Management, Kommunikation und Zusammenarbeit zu kombinieren.

Das Team hat das Projekt in zwei Phasen umgesetzt. In Phase eins richtete Bühler eine globale Informationsplattform mit einer einheitlichen Startseite ein, um zielgerichtete Unternehmensinformationen zu nutzen, mit dem CEO in einem unternehmensweiten Blog in Kontakt zu treten und auf Wissensseiten zuzugreifen, die Dokumente zu Unternehmensnormen, Produktdaten und mehr enthalten. Das Team baute Schnittstellen zu anderen Datensystemen (z. B. SAP ERP, Hybris PCM) auf, um einen automatisierten Datentransfer und Tagging zwischen bestehenden Systemen und der neuen globalen Informationsplattform zu gewährleisten und so den Benutzern einen schnellen Zugriff auf Informationen für die Organisation zu ermöglichen. So können Mitarbeiter heute beispielsweise mit nur wenigen Klicks die richtigen Normen mit Hilfe einer Volltextsuche mit umfangreichen Verfeinerungen aus über 25.000 Normen aufrufen.

In Phase zwei weitet Bühler die Nutzung der Plattform auf Zusammenarbeit aus. Mithilfe standardisierter Best-Practice-Layouts und -Funktionalitäten können Teams mit nur einem Klick Websites für die Zusammenarbeit erstellen und mit der Zusammenarbeit in vordefinierten virtuellen Arbeitsbereichen beginnen. Das Team bewertet Schnittstellen mit anderen Technologien (z. B. SAP), um die Effizienz und die individuelle und organisatorische Produktivität weiter zu verbessern.

Die IT- und Prozessabteilung selbst nutzt bereits Projektseiten. Auf einer Projektwebsite können sie Mitglieder hinzufügen, alle Projektinformationen speichern, miteinander interagieren (per Chat, Blogging oder Skype for Business-Anruf), ein gemeinsames Notizbuch freigeben und einen Aufgabenmanager oder Kalender hinzufügen. Zu jeder Projektsite hat die ITP-Abteilung auch Statusinformationen hinzugefügt, die in Echtzeit in einem zentralen Projektbüro-Dashboard konsolidiert werden, um immer den Überblick über alle Projekte zu haben. Die Verfügbarkeit virtueller und vordefinierter Arbeitsbereichsvorlagen für Projekte, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Regionen und Standorte sowie Produkte und Dienstleistungen macht die MondayCoffee-Lösung nicht nur zur Single Source of Truth, sondern auch zu einem idealen Ort für die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Die Implementierung der digitalen Arbeitsumgebung von MondayCoffee erfolgte hauptsächlich über das Live-System. Da die Lösung von MondayCoffee out-of-the-box ist, war nach einer kurzen Analyse- und Konzeptphase das neue „noch leere“ System live und konnte gemeinsam mit dem Projektteam mit Inhalten gefüllt werden. Diese Methode ermöglicht es Benutzern, sich von Anfang an mit dem System vertraut zu machen und Probleme zu erkennen, bevor sie live gehen. Ein Kernteam aus Vertretern von MondayCoffee und Bühler hat von Anfang an eng an dem Projekt gearbeitet und sich wöchentlich getroffen, um das Projekt voranzutreiben und Pilotnutzer und Standortbesitzer zu unterstützen. Die Mitglieder des Kernteams sind weiterhin ein Bezugspunkt für die Organisation bei der weiteren Einführung von Websites für die Zusammenarbeit, einschließlich Microsoft Teams.

Ergebnisse

Infrastruktur:

• Wechseln Sie von mehreren Plattformen zu Microsoft 365, das Kommunikation, Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit abdeckt
• Wechseln Sie von einer On-Premise-Infrastruktur zur leistungsstarken Cloud von Microsoft, die eine schnellere weltweite Verteilung von Daten ermöglicht

Benutzer:

• Eine einzige Plattform für alle Mitarbeiter weltweit, um jederzeit, überall und auf jedem Gerät zusammenzuarbeiten und auf Unternehmensdaten zuzugreifen

Gesellschaft:

• Effizienz- und Produktivitätssteigerung durch eine einzigartige Plattform; eine leistungsstarke Suchfunktion (Tagging); intelligente Schnittstellen; eine einheitliche und einheitliche Darstellung von Informationen und vordefinierte virtuelle Kollaborationsräume

Die Konsolidierung der Informationsspeicherung und -darstellung für Inhalte aus mehreren stillgelegten Systemen (einige vor Ort) auf einer einzigen Plattform führt zu besserer Zugänglichkeit und geringerem Wartungsaufwand sowie zu einer Reduzierung potenzieller Datenredundanzen.

Fortschrittliche Suchportale garantieren einen mühelosen und sofortigen Zugriff auf notwendige Informationen, was zu einer Effizienzsteigerung und einer höheren Ergebnisqualität führt.

Suchfunktionalität und direkter Zugriff auf Inhalte aus dedizierten Systemen wie d.3, hybris und Simplex erleichtern und vereinfachen viele Arbeitsprozesse.

Eine strukturierte und einheitliche Darstellung aller standortspezifischen Informationen vereinfacht die Reiseplanung und Interaktion mit verantwortlichen Kollegen.

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