Die Brigham Young University modernisiert den Datensatzverwaltungsansatz mit SharePoint und Gimmal

Zusammenfassung

Die Brigham Young University, eine private Forschungsuniversität in Provo, Utah, ist Eigentum der Kirche Jesu Christi der Heiligen der Letzten Tage und wird von dieser betrieben. Sie hat die größte Studentenpopulation auf dem Campus aller religiösen Universitäten in den Vereinigten Staaten. Howard Loos, Records and Information Manager an der BYU, suchte nach einer besseren Möglichkeit, die täglichen und historischen Aufzeichnungen der Universität zu verwalten. Mit einem modernisierten Datensatzverwaltungsprogramm und besseren Tools für das Informationsmanagement, die von Gimmal implementiert wurden, verbesserte die BYU die Einhaltung der Datensatzverwaltung im gesamten Unternehmen.

Herausforderung

Die BYU hatte Millionen von Aufzeichnungen angesammelt, die weder praktisch noch effektiv verwaltet werden konnten. Ein ineffizienter „papierbasierter“ Ansatz zur Verwaltung von Datensätzen erforderte eine manuelle Klassifizierung durch die Benutzer. Dies führte zu hohen Kosten im Zusammenhang mit der Suche, Verwaltung und Speicherung wachsender Mengen nicht verwalteter Datensätze. In Zusammenarbeit mit der Universitätsleitung entschieden Loos und sein Team schnell, dass sie eine Softwarelösung eines Drittanbieters benötigten, um die Aufbewahrung und Übertragung von SharePoint-Datensätzen zu verwalten.

Strategie

Das Team von Loos untersuchte andere Optionen von Drittanbietern und entschied sich für Gimmal Records Management, weil es ihre Anforderungen erfüllte und für sein kleines Team das am einfachsten zu verwaltende System mit wenig Hilfe von der IT war.

BYU hatte einen klar definierten Bedarf und den Wunsch nach Flexibilität, die die bestehenden Fähigkeiten von SharePoint erweitern würde. Loos erklärte: „Wir brauchten ein Tool, das einen Aktenplan entwickeln und dann den Aktenplan mit den Regeln auf verschiedene Standorte abbilden konnte.“ Darüber hinaus identifizierte er die kritischen Dinge, die sie von einer Lösung benötigten: die Fähigkeit, historische Aufzeichnungen in das digitale Langzeitarchivierungssystem zu übertragen, Aufzeichnungen vor Ort zu verwalten und den Genehmigungsprozess für die Vernichtung von Aufzeichnungen zu rationalisieren. Also wandte er sich an Gimmal, das die perfekte Softwarelösung für seine Bedürfnisse lieferte.

Gimmal Records Management bietet eine Lösung, die für ein kleines Team einfach über alle ihre SharePoint-Sites hinweg zu verwalten ist. Die Lösung von Gimmal wurde schnell implementiert, um SharePoint-Inhalte zu verwalten und die Aufbewahrung mit automatisierten Regeln zu verwalten.

Ergebnisse

Mit Gimmal Records Management ist SharePoint ein modernes Records Management System. Die Bereitstellung war ein einfacher Prozess, da die BYU SharePoint bereits 2016 in 62 ihrer 400 Abteilungen implementierte. Die BYU kann ihre Richtlinien für alle Standorte und Standorte zentral von einem Standort aus steuern, Datensätze vor Ort verwalten und die Kosten für das Verschieben von Datensätzen in ein anderes System vermeiden , optimieren Sie die Genehmigung für die Vernichtung von Aufzeichnungen, setzen Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten durch und übertragen Sie historische Aufzeichnungen in ihr digitales Langzeitarchivierungssystem.

Die BYU wird die Lösung weiterhin in ihren verbleibenden Abteilungen einführen und von einem fortschrittlicheren und dennoch praktischen Dokumentenverwaltungssystem profitieren. Sie sind besonders zufrieden mit der Möglichkeit, Legal Holds anzuwenden, Aufzeichnungen vertretbar zu entsorgen und die Risiken und Kosten der Aufbewahrung veralteter Informationen zu mindern. Loos erklärte: „Die Software ist so flexibel, dass das Tool anpassungsfähig genug ist, um damit umzugehen, wenn sich das Records Management zur Information Governance entwickelt.“