Jugendorganisation digitalisiert Aufzeichnungen vor Büroumzug

Zusammenfassung

Boys Hope Girls Hope (BHGH) ist eine internationale Organisation, die sich auf die Förderung der Stärkung der Jugend durch Bildung und ganzheitliche Unterstützung konzentriert. BHGH ist in 16 Städten in den Vereinigten Staaten und Lateinamerika tätig und verwendet strukturierte Programme, die an die Bedürfnisse jeder Gemeinde angepasst sind, einen einzigartigen Lehrplan und Partnerschaften mit örtlichen Schulen und Universitäten. Tausende von Wissenschaftlern nehmen an den Programmen von BHGH in den Vereinigten Staaten und Lateinamerika teil.

Die Fujitsu-Lösung hilft Boys Hope Girls Hope bei der Digitalisierung von Tausenden von Papierdokumenten, um sowohl den physischen Platzbedarf zu minimieren als auch die Benutzerfreundlichkeit und Durchsuchbarkeit zu verbessern. Auch sie teilten ihre Planungen und Überlegungen für Project Cortex mit, um die Indizierung und das Metadatenmanagement weiter zu minimieren und den Menschen weiter aus dem Tagging- und Sortierprozess zu entfernen. Das eigentliche Ziel ist es, mehr Zeit für die Schaffung von Möglichkeiten und Bildung durch das College aufzuwenden – um zukünftige „Absolventengeschichten der Hoffnung“ zu entwickeln.

Herausforderung

Thomas Casey, Vice President of Operations, identifizierte die Notwendigkeit der Organisation, ihre unterstützenden Dokumente und Geschäftsartefakte zu verwalten. BHGH hat drei Hauptprogramme, die bedeutende papierbasierte Geschäftsartefakte erstellen. Dazu gehören neben den üblichen Dokumenten, die in den meisten Unternehmen benötigt werden, wie Personalformulare, Steuer- und Gehaltsunterlagen und Geschäftsarchive, akademische Dokumente, operative Unterlagen, Programmdaten.

Das Wohnprogramm: In jedem BHGH-Heim werden sechs bis zwölf Stipendiaten von professionellen Wohnberatern betreut, die rund um die Uhr im Haus wohnen. Gelehrte teilen Hausarbeiten, machen Hausaufgaben zusammen, besuchen Gottesdienste, essen und wachsen zusammen auf. Die Menge an Belegen pro Gelehrten ist überwältigend. Jetzt multiplizieren Sie das mit mehreren 2-3 Wohnsitzen pro Stadt und 14 Städten allein in den Vereinigten Staaten.

 

Das Academy-Programm: Wie Residential Scholars sind Academy-Stipendiaten in College-Vorbereitungsprogrammen an erstklassigen Schulen in der Region eingeschrieben oder erhalten einen College-Vorbereitungslehrplan in ihrem aktuellen Schulbezirk. Stipendiaten werden mit Tutoren zusammengebracht, die ihnen helfen, ihr akademisches Potenzial auszuschöpfen, und Mentoren, die ihre Lebenserfahrung teilen; sie nehmen an außerschulischen Aktivitäten teil, die ihnen helfen sollen, sich selbst und die Welt um sie herum zu entdecken; und sie engagieren sich in gemeinnützigen Projekten, die ihnen den Wert eines Lebens vermitteln, das dem Dienst an anderen verpflichtet ist.

• College-Programm: Für BHGH-Wohn- und Nicht-Wohn-Stipendiaten ist eine College-Ausbildung kein Traum, sondern eine Erwartung. Dieses Programm ist ein mehrjähriges, interaktives Programm mit spezifischen Aktivitäten, die Wissenschaftler nachweislich auf die Anforderungen des Campuslebens und ein unabhängiges Leben vorbereiten.

Im Jahr 2012 spendete Microsoft über $1M an Software, um die Automatisierung von BHGH-Systemen zu ermöglichen. Im Rahmen der Reise zur digitalen Transformation nutzt BHGH auch 2020 die Microsoft-Plattform, um seine geschäftlichen Herausforderungen im Bereich Dokumentenmanagement zu automatisieren.

„Es besteht ein echter Bedarf, diese Dokumente zu schützen und den Dokumentenlebenszyklus zu verwalten. Das BHGH-Programm basiert auf der ganzheitlichen Unterstützung unserer Stipendiaten. Es ist von entscheidender Bedeutung, die richtigen Dokumente während der Scholars-Reise mit unseren Programmen zur Verfügung zu haben. Wir dachten: „Warum digitalisieren wir diese Dokumente nicht, damit die richtigen Personen die richtigen Daten zur richtigen Zeit auf sichere und papierlose Weise haben?“

Strategie

BHGH wollte mit ihren Altdokumenten beginnen. Als Teil des physischen Umzugsprojekts der Netzwerkzentrale wollte BHGH seine alten Akten digitalisieren. Seit über 40 Jahren im Geschäft, war die Menge an papierbasierten Informationen enorm.

BHGH fand in Fujitsu einen bereitwilligen Partner, der Cloud-fähige Dokumentenscanner lieferte, um die gemeinnützige Organisation beim Start ihrer Initiative für digitale Dokumente zu unterstützen, mit dem Ziel, unterstützende Dokumente basierend auf dem Dokumententyp, einschließlich Microsoft SharePoint, an mehreren Orten zu scannen, zu indizieren und zu speichern. Microsoft SharePoint bietet einen sicheren Online-Speicherort zum Scannen, Verwalten und Speichern von Kopien wichtiger Dokumente und Geschäftsartefakte.

Das Projekt „Digitale Dokumente“ startete Anfang 2020 mit einem Pilotprojekt im Büro in St. Louis, Missouri. Weitere Projekte sind für die 14 Wohnprogramme in den Vereinigten Staaten geplant.

Als Teil der Initiative werden Mitarbeiter und Freiwillige von BHGH die Scanner fi-7300NX von Fujitsu auf mobilen Wagen ohne Computer verwenden, um Dokumente in SharePoint zu scannen. Der Fujitsu fi-7300NX kann ohne Computer bereitgestellt werden, indem er direkt mit dem NX Manager Server von Fujitsu verbunden wird, der vor Ort oder in Microsoft Azure gehostet wird. Dadurch wird die Belastung der IT für die Wartung und Sicherung von Computern, die ausschließlich für Scanstationen bestimmt sind, erheblich reduziert.

BHGH kann einmal scannen und der Fujitsu NX Manager kann digitale Bilder jedes Dokuments an bis zu 3 eindeutige Speicherorte und als mehrere Dateitypen (z. B. PDF-Dateien und JPEG-Bilder) senden. Dokumente können Workflows mit Microsoft UiFlow starten oder sicher in SharePoint oder OneDrive gespeichert werden. Der Dokumentenzugriff kann auch über Microsoft Teams bereitgestellt werden.

Da Sicherheit immer oberste Priorität hat, speichern die Fujitsu fi-7300NX Scanner keine der gescannten Bilder. Die Lösung erfordert keine Scanstation (PC oder Desktop), da die Dokumente direkt auf den NX Manager Server gescannt werden, der in Microsoft Azure gehostet wird.

 

Ergebnisse

Die Bemühungen von BHGH Digital Document sind eine scheinbar einfache Lösung, die den Wissenschaftlern und den Support-Teams schnell Vorteile brachte.

Gemeinnützige Organisationen sind nicht von der Geschäftsautomatisierung ausgenommen. Als Verwalter von Spenderbeiträgen müssen sie dafür sorgen, dass sich ihre Zeit- und Talentinvestitionen auszahlen. Sozialdienststellen können Vorteile aus der Digitalisierung von Dokumenten ziehen, da sie den Zugriff auf Dokumente, die für unsere Mission von entscheidender Bedeutung sind, rationalisiert und deren Ort zentralisiert.

Die Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Fujitsu-Scanner gepaart mit der Microsoft Cloud bieten BHGH und anderen Organisationen unzählige Möglichkeiten, ihre Abläufe zu rationalisieren.