Bosch verwaltet E-Mails und Dokumente mit harmon.ie und SharePoint

Zusammenfassung

Die Bosch-Gruppe ist ein weltweit führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen. Es beschäftigt weltweit rund 400.000 Mitarbeiter und erzielte 2019 einen Umsatz von 77,7 Milliarden Euro. Die Aktivitäten sind in vier Unternehmensbereiche gegliedert: Mobility Solutions, Industrial Technology, Consumer Goods sowie Energy and Building Technology. Die Bosch-Gruppe umfasst rund 440 Tochter- und Regionalgesellschaften in 60 Ländern. Einschließlich Vertriebs- und Servicepartner deckt das globale Produktions-, Entwicklungs- und Vertriebsnetz von Bosch nahezu alle Länder der Welt ab.

Herausforderung

Wie alle Unternehmen verlässt sich Bosch stark auf E-Mail, um seine globalen Geschäfte zu führen. Tatsächlich werden täglich 9-10 Millionen geschäftliche E-Mails im gesamten Unternehmen ausgetauscht. Und wie in vielen Unternehmen werden auch bei Bosch Geschäftsunterlagen und andere wichtige Informationen häufig per E-Mail ausgetauscht. E-Mails im Zusammenhang mit Unternehmensaktivitäten in Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Technik, Qualitätssicherung und Personalwesen sind nur einige Beispiele für kritische E-Mail-Anwendungen. Bei so vielen geschäftskritischen E-Mails sind persönliche Postfächer in Exchange und Outlook keine geeigneten Repositories zum Speichern solcher Informationen. Daniel Stuch, Bosch Senior Project Leader Application Development and Rollout, erklärt warum; „Mitarbeiter und Kollegen haben keinen Zugriff auf die persönlichen Postfächer anderer. Wenn es also um E-Discovery geht oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, haben wir einfach keinen Zugriff auf wichtige Geschäftsinformationen.“

In der Vergangenheit nutzte Bosch SAP-Portalräume für die Verwaltung von E-Mail-Datensätzen. Als der Support für dieses Produkt endete, wurde ein Projekt ins Leben gerufen, um einen Ersatz zu finden. Ursprünglich erwog Bosch, einfach Dateifreigaben für die E-Mail-Speicherung zu verwenden, stellte jedoch schnell fest, dass diese Option die zentralen Geschäftskontrollen nicht erfüllen konnte, einschließlich der Zugriffskontrolle und der Bereitstellung von Transparenz über den Zugriff und die Nutzung von Informationen. „Mit Dateifreigaben hat man kein voll funktionsfähiges Dokumentenmanagementsystem, sondern einfach nur Speicherplatz“, sagt Stuch. Es wurde ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem benötigt und nach einer detaillierten Bewertung der Optionen entschied sich Bosch für SharePoint, zunächst SharePoint On-Premises. Als voll funktionsfähige Datensatzverwaltungslösung ermöglicht SharePoint den Bosch-Mitarbeitern, Inhalte anhand von Metadaten genau zu klassifizieren und dadurch Governance- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Diese Auswahl an SharePoint passte zu den Plänen von Bosch, seine Infrastruktur ab 2020 in die Office 365-Cloud zu migrieren, sodass das Unternehmen im Zuge dessen reibungslos auf SharePoint migrieren konnte. Angesichts einer breiten und heterogenen Benutzergemeinschaft erkannte Bosch, dass ein zusätzliches Produkt erforderlich war, um es typischen Geschäftsbenutzern zu erleichtern, wichtige Geschäfts-E-Mails in SharePoint zu erfassen und zu klassifizieren. Eine Reihe von Produkten, darunter harmon.ie, wurden zur Bewertung ausgewählt.

Strategie

Es wurde ein strenger Produktauswahlprozess definiert, und wichtige Bosch-Geschäftseinheiten wurden ausgewählt, um an dem Prozess teilzunehmen. Mit 77 Testanwendern aus verschiedenen Abteilungen des Produktmanagements, des Projektmanagements und des Einkaufs wurde ein „Proof of Concept“ durchgeführt. Am Ende des Prozesses wurde harmon.ie als Produkt der Wahl für Bosch ausgewählt.

Nach der Auswahl wurde Bosch ein harmon.ie-Implementierungsplan für die schrittweise Einführung definiert. Die erste Phase ist ein Pre-Pilot mit 1.000 Benutzern, gefolgt von einer Pilotphase mit 6.000 Benutzern und schließlich einem globalen Rollout für alle 360.000 Geschäftsbenutzer von Bosch. Schulungen für Endbenutzer bei Bosch werden durch Self-Service über interne soziale Medien des Unternehmens, die Docupedia des Unternehmens und durch videobasierte Schulungen unter Verwendung der BoschTube-Einrichtung bereitgestellt.

Ergebnisse

Die kombinierte SharePoint/harmon.ie-Lösung hilft Bosch bei der Verwaltung seiner Millionen von täglichen E-Mails, einschließlich der Geschäftsunterlagen, auf die Kollegen zugreifen müssen. Die E-Mails stehen auch für zukünftige Audits und E-Discovery zur Verfügung. Die Möglichkeit, wichtige E-Mails einfach zu finden, ist ein wichtiges Element des Information-Governance- und Compliance-Programms von Bosch.

Durch die einfache Handhabung hat harmon.ie die Akzeptanzrate von SharePoint erhöht. „harmon.ie macht SharePoint für Menschen zugänglicher, und mit einer verbesserten Akzeptanzrate und einer verstärkten Nutzung von SharePoint haben wir auch die Vorteile erreicht, die wir uns von SharePoint ursprünglich erhofft haben“, sagt Stuch.

Ein Nebeneffekt der SharePoint-Lösung ist, dass Bosch weniger Dokumente als E-Mail-Anhänge versendet. Das verringert nicht nur das Datenvolumen, sondern verhindert auch das Versionierungschaos der Dokumente. „Es werden weniger Daten durch Anhänge gesendet – Version 1, Version 2, Version final, final-final usw. Jetzt senden die Leute Links und haben immer die neueste Version.“

harmon.ie hat auch einen wirtschaftlichen Wert bewiesen – „wir haben festgestellt, dass, obwohl der finanzielle Gewinn nicht der Hauptgrund für den Kauf von harmon.ie war, Sie einfach bis zu 701 TP34T der Schritte einsparen oder 701 TP34T an Produktivität gewinnen, wenn Sie ziehen und E-Mails fallen lassen.“

Die Akzeptanz von harmon.ie ist einfach, sagt Stuch. „Wir haben webbasierte Schulungen, einschließlich einer interaktiven mit Video-Screenshots. Aber auch das ist in der Regel nicht nötig. Wenn wir den Leuten harmon.ie zeigen und ihnen sagen, dass sie es benutzen sollen, finden sie es ziemlich intuitiv. Die Leute müssen nicht lernen, wie man harmon.ie benutzt, sie benutzen es einfach. Wenn sie Fragen zu Details haben, können sie sich in den entsprechenden Kanälen informieren oder sich an ein Support-Team, die Community oder sogar den Helpdesk wenden.“