Das Engineering- und Professional-Services-Unternehmen Aurecon vereinfacht das Taggen und Auffinden von Dokumenten mit Microsoft Syntex

Zusammenfassung

Aurecon ist ein Engineering-, Design- und Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Melbourne, Australien. Mit der Zusammenarbeit im Mittelpunkt seines Geschäfts legt es Wert darauf, Ideen zum Leben zu erwecken, die eine bessere Zukunft für die Menschen und den Planeten schaffen. Aurecon wurde 2021 als eines der besten professionellen Dienstleistungsunternehmen in Australien eingestuft und hat einen preisgekrönten, innovativen Geschäftsansatz.

Aurecon legt großen Wert auf Informationen – so sehr, dass es den Aurecon Project Information Management Standard (APIMS) implementiert hat, der den Rahmen für den Aufbau einer konsistenten Informationsbasis im gesamten Unternehmen bietet. Die Absicht des Standards ist es, eine bessere Zugänglichkeit und Zuverlässigkeit von Informationen zu bieten. Um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind, sind ordnungsgemäß angewendete Metadaten der Schlüssel und das Herzstück der Arbeitsweise des Unternehmens.

Herausforderung

Beim Übergang zu diesem metadatenreichen Ansatz ergaben sich verschiedene Herausforderungen bei der Anwendung von Metadaten auf native Dateidarstellungen wie PDFs und auf Informationen, die von Nicht-Microsoft-Dokumentenverwaltungssystemen gemeinsam genutzt wurden. Der Prozess zum Anwenden von Metadaten auf diese Art von Informationen war sehr manuell und führte oft dazu, dass Teammitglieder den Aufwand verdoppelten und wertvolle Zeit verloren. Dies war besonders häufig bei großen Konstruktionsprojekten der Fall, bei denen die Massenproduktion hochkomplexer Konstruktionszeichnungen eindeutig codiert werden musste.

„Dinge aus dem Kopf zu schlagen, ist keine gute Art, Geschäfte zu machen“, sagt James Black, Principal, Digital Risk and Information Management bei Aurecon. „Wenn Sie alle Zeichnungen hochgeladen haben, sollten Sie sie mit Schlüsselwörtern abrufen können.“ Das Markieren von Informationen, um sie leichter auffindbar zu machen, geht für Aurecon auch über interne Vorteile hinaus. Die Kunden des Unternehmens haben damit begonnen, mehr Wert darauf zu legen, sicherzustellen, dass visuelle Inhalte wie Zeichnungen unter Verwendung der Informationsstandards ihrer Organisationen verwaltet werden. Aurecon-Berater müssen diese Standards erfüllen, um ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zu gewährleisten.

Strategie

Um die Effizienz von APIMS zu maximieren, suchte das Aurecon-Team nach einer automatisierten Lösung für die Zuweisung von Metadaten und leitete Teammitglieder der Firma an Microsoft Syntex. Aufbauend auf seinen Informationsmanagement-Frameworks begann Aurecon mit der Einführung von Microsoft Syntex, um die Qualität der Metadatenerfassung zu verbessern und gleichzeitig die Benutzererfahrung zu vereinfachen. Mit Skalierbarkeit als Schlüsselfaktor identifizierte das Team eine Möglichkeit, Modelle in Microsoft Syntex zu verwenden, um die Extraktion von Metadaten-Tags aus großen Zeichnungssätzen intelligent zu lesen und zu automatisieren, wenn sie zu SharePoint-Projektwebsites hinzugefügt werden.

Microsoft Syntex erweckt den standardorientierten Ansatz von Aurecon zum Leben – der grundlegende Schritt, um sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter Zugang zu vertrauenswürdigen Informationen haben, die projektübergreifend geteilt und verwendet werden können. Außerdem sparen Projektteammitglieder Zeit, die sie mit der manuellen Klassifizierung und Kennzeichnung von Informationen verbringen.

Ergebnisse

Die einfache Erstellung und Umschulung von Modellen für die Implementierung von ISO 19650 durch Aurecon durch ein standardisiertes Informationsbereitstellungs-Framework hat zukünftige Möglichkeiten eröffnet, intelligente Modelle zu verwenden, die Aurecons Kundeninformationsbedürfnisse auf konsistente und strukturierte Weise erfüllen und den Kunden des Unternehmens einen Mehrwert bieten.

Mit Microsoft Syntex ist Aurecon nun in der Lage, Governance- und Compliance-Anforderungen einfacher zu erfüllen. Anstatt eine entmutigende, zeitraubende Aufgabe zu sein, ist es so einfach wie das Hochladen einer Datei in die SharePoint-Bibliothek des Unternehmens und das Hinzufügen der relevanten Tags durch das System. Dieser Prozess ermöglicht es Projektteams, die Informationen in Zukunft zu verwenden, und die Zeitersparnis durch die tägliche Verwendung von Microsoft Syntex hilft den Mitarbeitern, sich darauf zu konzentrieren, den Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Auf die Frage, was sich das Unternehmen sonst noch von der zukünftigen Nutzung von Microsoft Syntex wünscht, sieht Aurecon erfasste Daten als Grundlage für innovative neue Tools, die unternehmensweite Erkenntnisse liefern können und für die Entwicklung und Pflege digitaler Zwillinge unerlässlich sind. Um mit der Nutzung digitaler Zwillinge beginnen zu können, benötigt ein Unternehmen eine solide Struktur zur Gewinnung intelligenter Informationen. Microsoft Syntex unterstützt Aurecon dabei, die Grundlage zu schaffen, und ermöglicht es Aurecon, diese Tools zu nutzen und weiterhin ein stärkeres und effizienteres Unternehmen aufzubauen.

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