Atria verwendet eine benutzerdefinierte Anwendung, um Kunden-, Produkt- und Kostenstellendaten zu verwalten

Zusammenfassung

Bei Atria sind die Mitarbeiter oft gezwungen, den zusätzlichen Schritt zu gehen, um Stammdaten für verschiedene Informationssätze im gesamten Unternehmen zu verwalten. Die Verwaltung solcher Daten erfordert oft, dass Mitarbeiter sich auf ihr Gedächtnis verlassen müssen, um Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge auszuführen.

Um den Mangel an Effizienz zu beheben, machte sich Atria auf die Suche nach Tools in Office 365, die ihre Prozesse vereinfachen und rationalisieren könnten. Mithilfe von Valo Intranet konnte Atria Tools wie PowerApps, SharePoint-Listen und Flow implementieren, um seine Geschäftsprozesse zu modernisieren.

Herausforderung

Um den Mangel an Effizienz zu beheben, machte sich Atria auf die Suche nach Tools in Office 365, die ihre Prozesse vereinfachen und rationalisieren könnten. Mithilfe von Valo Intranet konnte Atria Tools wie PowerApps, SharePoint-Listen und Flow implementieren, um seine Geschäftsprozesse zu modernisieren.

Strategie

Power Apps – Mit PowerApps konnte Atria Benutzeroberflächen erstellen, die die Mitarbeiter beim Anfordern neuer Daten verwenden konnten. Im Vergleich zu grundlegenden Listen-UIs in SharePoint bietet PowerApps ihnen die Möglichkeit, assistentenähnliche Dateneingaben zu erstellen, bei denen Auswahlen in früheren Phasen die erforderlichen Daten in Phasen später im Assistenten beeinflussen. PowerApps verbindet sich auch mit SharePoint-Listen mit unterschiedlichen Identitäten, sodass Mitarbeiter keinen direkten Schreibzugriff mehr auf die verwendeten SharePoint-Listen haben müssen.

SharePoint-Listen: Benutzerdefinierte Listen werden für die einfache Datenspeicherung für verarbeitete Daten verwendet. Benutzerdefinierte Listen werden auch verwendet, um Optionen für Dropdowns in der PowerApps-Anwendung sowie Konfigurationsinformationen für die mit Flow erstellten Arbeitsabläufe zu speichern.

Fließen: Mit Microsoft Flow erstellte Workflows werden verwendet, um den Prozess beim Anfordern neuer Daten voranzutreiben, sodass sich die Mitarbeiter nicht mehr daran erinnern müssen, was als Nächstes zu tun ist. Dazu gehören das Versenden von E-Mails an Bearbeiter, das Starten von Genehmigungsworkflows, wenn eine Genehmigung erforderlich ist, und das Versenden von Benachrichtigungen und Bestätigungen an die Anforderer im Verlauf des Prozesses.

In der ersten Projektphase werden folgende Datenarten mit dem Atria Master Data Management Tool verarbeitet:

• Artikelnummern – Wenn eine neue SKU für ein neues Produkt oder ein vorhandenes Produkt eingeführt wird, wird eine eindeutige Artikelnummer zugewiesen
• Konten – Wenn neue Buchhaltungskonten erstellt werden müssen, wird ein zweistufiger Genehmigungsprozess ausgelöst, der sicherstellt, dass alle erforderlichen Informationen eingegeben werden. Im letzten Schritt des Verfahrens wird festgestellt, ob das Konto benötigt wird oder ob bereits ein Konto mit dem vorgesehenen Verwendungszweck besteht.
• Kostenstellen – Dieser Prozess stellt sicher, dass beim Anlegen einer neuen Kostenstelle korrekt vorgegangen wird
• Kunden – In diesem Tool werden alle Informationen für neue Kunden eingegeben und die verschiedenen Systeme verwaltet, die Kunden in verschiedenen Ländern möglicherweise verwenden müssen
• Lieferanten – Neue Lieferanten werden unterschiedlich erstellt, je nachdem, wo der Lieferant registriert ist. Dieses Tool übernimmt die Anpassung des erforderlichen Datensatzes je nach Lieferland

Ergebnisse

Anstatt sich auf papierbasierte Prozesse zu verlassen, die viel Nachdenken erfordern und stark auf das eigene Gedächtnis angewiesen sind, verfügen die Mitarbeiter von Atria mithilfe von Valo Intranet jetzt über eine Reihe von Tools, mit denen sie verschiedene Arten von Informationen effizient und effektiv eingeben können für ihre spezifischen Geschäftsprozesse.