Die multinationale Molkereigenossenschaft setzt auf Zusammenarbeit und bleibt gleichzeitig den kostenbewussten Idealen ihrer Landwirte treu

Arla Foods ist eine internationale Molkereigenossenschaft im Besitz von 9.900 Landwirten in Dänemark, Schweden, Großbritannien, Deutschland, Belgien, Luxemburg und den Niederlanden. Der verantwortungsbewusste Umgang mit dem Geld dieser Landwirte und Eigentümer sowie eine Strategie für Wachstum und Qualität, die auf Veränderungen des Klimas und der Märkte reagiert und diese respektiert, haben Arla Foods zum weltweit größten Hersteller von Bio-Milchprodukten gemacht.

Die Milchwirtschaft mag wie eine konservative Industrie erscheinen – und in vielerlei Hinsicht ist sie das auch. Auf der geschäftlichen Seite ist Arla jedoch wie jedes andere multinationale Unternehmen mit geografisch verstreuten Mitarbeitern. Die Genossenschaft beschäftigt fast 20.000 Mitarbeiter auf der ganzen Welt und benötigt die Tools, um sie zu unterstützen. Gleichzeitig ist Arla kein börsennotiertes Unternehmen, sondern eine Genossenschaft, die ihren landwirtschaftlichen Eigentümern gegenüber verpflichtet ist, ihr Geld sinnvoll auszugeben. Als die hauseigene Serverhardware und -software von Arla ihr Intranet so betrieb, dass es bald veraltet war, sah die Genossenschaft eine Möglichkeit, Geld zu sparen und gleichzeitig die Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität ihrer Belegschaft durch ein modernes, intelligentes Intranet zu verbessern.

Der (schnelle) Weg von der Idee zum Intranet

Das ursprüngliche Intranet von Arla war eine individuell codierte Website, die auf einer lokalen Installation von SharePoint aufbaute. Die Serverhardware näherte sich schnell dem Ende ihrer Lebensdauer, und die Genossenschaft musste entscheiden, ob sie neue Hardware kaufen, Softwarelizenzen erneuern und einen Drittanbieter mit der Überarbeitung des benutzerdefinierten Codes beauftragen sollte – eine teure Angelegenheit und keine der Co -op wollte Geld ausgeben.

Wie es das Schicksal wollte, nahm etwa zu dieser Zeit Stig Thomsen, leitender Architekt für My Digital Workspace bei Arla, an einem Vortrag über das intelligente Intranet auf der Microsoft Ignite 2018 teil. Was er lernte, führte zu einer Lawine von Ideen in Dänemark. „Hey, damit können wir wirklich was anfangen!“ er sagt, er dachte.

Thomsen teilte die Idee mit seiner Kollegin Anna Kristensen, Produktmanagerin bei My Digital Workspace. Gemeinsam identifizierten sie drei Ziele für das neue Intranet:

• Verwenden Sie nur die neuesten Standardkomponenten ohne kundenspezifische Entwicklung.
• Gehen Sie kostenbewusst vor.
• Anpassung an neue Arbeitsweisen (z. B. mobil).

In den nächsten sechs Monaten nahm das neue Intranet Gestalt an.

Sparen Sie Geld, indem Sie immergrün werden

Arla, ein langjähriger Microsoft-Kunde, verfügte bereits über Tools, die die kollaborative Zukunft erleichtern würden, die sich die Führung der Genossenschaft wünschte. Thomsen und Kristensen wollten die Ausgaben für das neue Intranet so gering wie möglich halten und so viel Arbeit wie möglich intern erledigen. Wie Kristensen sagt: „Innovation ist einfach, wenn man alles Geld der Welt hat. Echte Innovation entsteht, wenn man herausgefordert wird, und es ist schwer, die Finanzierung solcher Projekte zu rechtfertigen.“

SharePoint Online gab dem Team das meiste, was es brauchte, sofort einsatzbereit und half ihm, die Kosten streng unter Kontrolle zu halten und die Bindung an einen Anbieter zu vermeiden.

SharePoint gab der Genossenschaft zwei wesentliche Verbesserungen:

• Evergreen-Funktionen. Die Genossenschaft reduzierte den IT-Aufwand durch den Einsatz von Microsoft 365 erheblich, da die Funktionen als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung immer auf dem neuesten Stand sind.
• Mobiler Zugriff. Mobile Mitarbeiter konnten nicht auf das Intranet zugreifen. Da immer mehr Mitarbeiter von Desktops auf mobile Geräte umstiegen, gingen die Besuche der Mitarbeiter im Intranet zurück, sodass der mobile Zugriff für Arlas weltweite Belegschaft ein wesentlicher Bedarf war.

Thomsen sagt: „Wir konnten die Führung davon überzeugen, dass es besser war, auf eine standardmäßige, zukunftssichere SaaS-Plattform mit off-the umzustellen, da das Intranet die Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht mehr erfüllte und Investitionen in die Infrastruktur erforderlich waren -Regalkomponenten.“

Als das Team die Zahlen durchführte, wurde klar, dass die anfänglichen Kosten für die Wartung des Systems im Vergleich zum Wechsel zu einem intelligenten Intranet ungefähr gleich waren. Aber die Evergreen-Natur der SaaS-Lösung in Verbindung mit der Verwendung von SharePoint-Funktionen, die sofort einsatzbereit sind, würde die jährlichen Kosten drastisch senken. Die Genossenschaft würde nicht nur bei der Wartung und wiederkehrenden monatlichen Kosten sparen, sondern auch bei den Kosten für Betriebssystem-, Software- und Server-Hardware-Upgrades. Wie Kristensen sagt: „Es ist nicht unser Geld. Wir sind im Besitz von Tausenden von Landwirten. Es ist ihre Lebensgrundlage. Wir müssen verantwortlich dafür sein, wie wir dieses Geld ausgeben.“

Raus mit dem Alten, rein mit dem Neuen

Ein Prinzip, das Thomsen und Kristensen bei Arlas neuem Intranetdesign betonten, war die Kontinuität mit der Navigation und Struktur des klassischen Intranets. Hier kamen die Mega-Menüfunktionen für die Homepage in SharePoint ins Spiel. Mit dem Mega-Menü bietet das neue Intranet ein Navigationserlebnis, das das klassische Intranet von Arla nachahmt. Thomsen sagt: „Wir konnten die gleiche Funktionalität erhalten und Überraschungen für unsere Mitarbeiter vermeiden, da das neue Intranet die Struktur des alten Intranets verwendete.“

Wo das Designteam Lücken in der Funktionalität feststellte, fand es einfache Problemumgehungen. Die wichtigste Anforderung des Corporate Communications-Teams war zum Beispiel die Möglichkeit, Pressemitteilungen zu planen – eine wesentliche Aufgabe für jedes globale Unternehmen. Dieses SharePoint-Feature ist bei Microsoft in Arbeit, aber anstatt zu warten oder sich benutzerdefiniertem Code zuzuwenden, konnte das Team die gewünschte Funktionalität in weniger als einem Tag mithilfe von Microsoft Flow erstellen.

Die Gestaltung des endgültigen Heimstandorts wurde maßgeblich von den Mitarbeitern der Genossenschaft bestimmt. „Wir haben im Grunde jedes sofort einsatzbereite Webpart, das in SharePoint verfügbar ist, auf die Homepage gestellt und dann unsere Benutzergruppe gefragt, welche ihnen gefallen“, lacht Thomsen. Die Testgruppe bestand aus etwa 50 Personen aus der gesamten Genossenschaft, sodass das Ergebnis repräsentativ für Arla als Ganzes ist.

Diese Zielseite dient sowohl als Startseite als auch als Hub-Site und enthält das Mega-Menü, globale Nachrichten, regionale Nachrichten und – bei weitem die beliebteste Funktion bei Mitarbeitern – einen 3 × 3-Quick-Link-Block, der dem geholfen hat Designteam sein Ziel erreicht, das Intranet von Arla von einer Kommunikationswebsite umzuwandeln.

in eine Art Self-Service-Portal. Die integrierte Suchfunktion gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, im gesamten Unternehmen nach den benötigten Informationen zu suchen, und das Team hat Komponenten von Drittanbietern aus dem Intranet eliminiert, indem es einige bestehende Workflows von K2 zu PowerApps-Webparts migriert hat.

Diese Art der Rationalisierung war entscheidend, weil Einfachheit der Schlüssel war.

„Das alte Intranet hieß Check-In“, sagt Kristensen, „und die Mitarbeiter fragten immer wieder: ‚Wann geht das neue Check-In live?' Aber das neue Intranet ist nicht Check-In 2.0. Es ist ein ganz neues Intranet … eine ganz neue Philosophie.“

Ausgehend von der Home-Site erstellte das Team Kommunikations-Sites für Geschäftsbereiche, Unternehmensinformationen, einzelne Länder der Arla-Familie und mehr. Eigentümer wurden für die Kommunikationswebsites jedes Geschäftsbereichs bestimmt (z. B. Human Resources, Corporate Communications, Sales), und sie hatten die Befugnis und die Verantwortung, Inhalte für ihre Websites zu erstellen. Kristensen sagt: „Zu Beginn dieses Projekts haben wir entschieden, nichts von Check-In auf das neue Intranet zu migrieren. Alles musste von Grund auf neu erstellt werden, wodurch sichergestellt wurde, dass nur relevante Inhalte in das neue Intranet aufgenommen wurden.“ Die architektonischen Unterschiede zwischen der alten und der neuen Version von SharePoint machten diesen Ansatz zum einfachsten und kostengünstigsten Weg, um die Ziele des Teams zu erreichen. Auch die Eigentümer der Kommunikationsstandorte schätzten die Chance auf einen Frühjahrsputz.

Schaffung der modernen Arla-Belegschaft

Arla ist ein multinationales Unternehmen. Mitarbeiter arbeiten unterwegs, oft von ihren mobilen Geräten und nicht von Schreibtischen in einem Büro. Das alte Intranet von Arla bot keinen mobilen Zugriff und es war nicht möglich, Office 365-Funktionen zu integrieren. Mobile war also ein großer Treiber für das neue Intranet. Dazu Kristensen: „Es ist wichtig für Arla, ein Vorreiter bei modernen Collaboration-Technologien zu sein, um diese neue Arbeitsweise zu unterstützen. Gleichzeitig können wir unsere Arbeitsweise so anpassen, dass unsere Mitarbeiter diese neuen Technologien und Tools so verwenden, wie sie verwendet werden sollen. Beides kann Hand in Hand gehen.“

Große Gewinne für kostenbewussten Ansatz

Das neue Intranet von Arla, das am 1. Oktober 2019 online ging, ist Teil eines integrierten Microsoft 365-Ökosystems. Mitarbeiter haben jetzt eine schnelle und einfache Möglichkeit, ihren Arbeitstag zu beginnen: Sie können die neuesten Nachrichten erhalten, sehen, was in ihren Communities passiert, und die Apps starten, die sie benötigen, um produktiv zu sein und zusammenzuarbeiten.

Die Mitarbeiter von Arla können weiterhin auf das alte Intranet zugreifen, aber es wird Ende 2019 offline gehen. Um den Übergang zu erleichtern, sehen die Mitarbeiter die neue Homepage, wenn sie jeden Tag ihren Browser starten. Besitzer von Kommunikations-Sites laden jeden Tag mehr Inhalte hoch, und wenn neue Community-Sites hinzugefügt werden, wird das Intranet erweitert, verändert und bietet mehr Optionen für die Zusammenarbeit und neue Arbeitsweisen.

Bisher war das Feedback positiv, und das Unternehmen hat in eine Grassroots-Engagement-Kampagne investiert, die Community-Site-Champions befähigt, ihren Kollegen zu sagen, was ihre Sites großartig macht. Diese Champions können die gewünschten Websites mit den gewünschten Seiten und Layouts erstellen, aber My Digital Workspace behält ein gewisses Maß an Kontrolle und gewährleistet ein einheitliches Erlebnis über alle Websites hinweg. Dazu Kristensen: „Wir wollen kein IT-Projekt. Wir wollen, dass es eine Bewegung von unten nach oben ist. Die Portalbetreiber sind die Sprecher unseres neuen Intranets.“

Bis heute hat das neue Intranet der Genossenschaft mehrere bedeutende Erfolge hervorgebracht:

• Von den 20.000 Mitarbeitern, die auf das neue Intranet zugreifen, sind 12.000 Büroangestellte, die an dedizierten PCs gearbeitet haben und auf Mobilgeräte umsteigen, und 8.000 sind First-Line-Mitarbeiter, die jetzt über Kioske oder persönliche Mobilgeräte auf das Intranet zugreifen.
• Die Ladezeiten des Intranets sind deutlich schneller.
• Die Verwendung von Out-of-the-Box-Features bedeutete eine erstaunlich kurze Zeit vom Design bis zum Rollout.
• Das Team eliminierte Kosten für Tests und Fehlerkorrekturen und kann schnell und einfach Änderungen vornehmen, ohne dass Anpassungen oder Codierungen von Drittanbietern erforderlich sind, wodurch eine Abhängigkeit von einem Anbieter vermieden wird.
• Mobile Erreichbarkeit bedeutet, dass First-Line-Mitarbeiter erstmals auf das Intranet zugreifen können.

Arlas Zukunft ist kollaborativ

Die Arbeit steht nicht still, nur weil das neue Intranet in Betrieb ist. Da immer mehr Kommunikationsseiten live gehen, plant das My Digital Workspace-Team, Filter hinzuzufügen, um eine stärkere Personalisierung für die Mitarbeiter zu ermöglichen. Thomsen nennt ein Beispiel: „Nur wenn Sie beispielsweise in Finnland sind, würden Sie die finnischen Nachrichten aus Finnland sehen.“ Er und Kristensen sagen voraus, dass sich immer mehr Kommunikation in Yammer-Communities verlagern wird, in denen Gruppen in Teams zusammenarbeiten. Ein Verkäufer aus Schweden fasst das intelligente Intranet von Arla so zusammen: „Endlich habe ich es in meiner Tasche. Ich kann es verwenden, wo ich bin.“

Arla Foods ist vor allem deshalb auf dem Weltmarkt vertreten, weil es sorgfältig mit dem Geld umgeht, das Tausende von Landwirten und Eigentümern ihm anvertrauen. Aber was als Projekt zur Kosteneinsparung begann, entwickelte sich zu einem intelligenten Intranet, das dazu beitragen wird, das Unternehmen in den Arbeitsplatz der Zukunft zu verwandeln – einen Arbeitsplatz, der auf Zugänglichkeit, Kommunikation und Zusammenarbeit ausgelegt ist. „Wir haben Microsoft-Technologien standardisiert und unsere Mitarbeiter arbeiten damit“, sagt Torben Fabrin, Senior Vice President und CIO von Arla. „Jetzt können sie überall produktiv sein und gleichzeitig mit Kollegen auf dem ganzen Kontinent zusammenarbeiten. Das ist die Zukunft von Arla Foods.“