Kunde
AFS
Crow Canyon-Software
Crow Canyon Software liefert Ihrem Unternehmen die Leistung eines vernetzten, digitalen Arbeitsplatzes und hilft Ihnen dabei, erfolgreicher und wettbewerbsfähiger zu sein. Wir stellen die Tools bereit, mit denen Sie den maximalen Nutzen aus SharePoint und Office 365, den führenden Plattformen für die Zusammenarbeit von Microsoft, ziehen können.
Mehr erfahrenZusammenfassung
AFS ist bestrebt, die Welt zu einem gerechteren und friedlicheren Ort zu machen, indem es Einzelpersonen, Familien, Schulen und Gemeinschaften durch eine globale Freiwilligenpartnerschaft internationale und interkulturelle Lernerfahrungen bietet.
Als globale gemeinnützige Organisation arbeitet AFS in über 50 Ländern, um Studenten aus der ganzen Welt Möglichkeiten zum kulturellen Austausch zu bieten. Ermöglicht wird dies durch engagierte AFS-Mitarbeiter und natürlich Freiwillige – mehr als 4.400 in den USA und über 50.000 weltweit. Dies führt zu einem sehr geschäftigen und aktiven Onboarding-/Offboarding-Prozess. Der SharePoint-Administrator und IT-Projektmanager von AFS, Joe Collins, benötigte eine Lösung, um diesen Prozess in SharePoint zu rationalisieren.
Die Onboarding-Anwendung von Crow Canyon für SharePoint gab AFS die Lösung, die sie brauchten, um das Onboarding von Mitarbeitern zu automatisieren, zu rationalisieren und zu sichern und sicherzustellen, dass Aufgaben nicht unerledigt bleiben.
Herausforderung
AFS hatte einen arbeitsintensiven und manuellen Prozess zur Verwaltung des Onboardings mit Excel-Tabellen und Outlook-Aufgaben, was es schwierig machte, neue und ausscheidende Mitarbeiter effizient zu verfolgen. Das System war voller Probleme: verpasste Aufgaben, verspätete Antworten und Sicherheitsprobleme. Dies machte das Onboarding langsam und mühsam.
Die Organisation wurde beauftragt, eine bessere Onboarding-Lösung zu finden. Sie machten dies zu ihrer #1-Priorität, da sie wussten, wie wichtig ein effizientes System war. Sie erkannten auch, dass es als gemeinnützige Organisation wichtig war, jeden Dollar zählen zu lassen und die Verwaltungskosten durch verbesserte Prozesse niedrig zu halten. Sie suchten nach einer Lösung, um Aufgaben zu verwalten, einfache Workflows zu erstellen und Risiken für eine bessere Einhaltung und Verantwortlichkeit zu reduzieren.
AFS stellte fest, dass die Onboarding-Anwendung von Crow Canyon Software, die sich in SharePoint und Office 365 integrieren lässt, vollständig ihren Anforderungen entsprach und eine leistungsstarke und kostengünstige Lösung für dieses Problem bot.
Strategie
Mit dem hohen Maß an Konfigurierbarkeit der Crow Canyon-Anwendung war AFS in der Lage, Arbeitsabläufe und Prozesse an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
In Zusammenarbeit mit Crow Canyon implementierte AFS die NITRO Studio-Lösung von Crow Canyon, die Formulare, Workflows, Berichte, Portale und viele andere zusätzliche Verbesserungen zu SharePoint und Office 365 hinzufügt. Die von AFS implementierte Lösung beginnt mit einer SharePoint-Site und Listen. Zusätzlich zu SharePoint ermöglichen NITRO Studio-Formulare, Workflows und andere Funktionen von Crown Canyon dem Unternehmen, innerhalb von SharePoint zu arbeiten, um die einzigartige Onboarding-Lösung zu erhalten, die es benötigt.
Durch die Verwendung der robusten, flexiblen und hochgradig interaktiven Formulare von NITRO, begleitet von Arbeitsabläufen und Aktionen, die mithilfe der NITRO-Arbeitsablauf-Engine einfach konfiguriert werden können, bot Crow Canyon AFS eine Möglichkeit, die Aufnahme von Mitarbeitern einfacher zu verwalten (erste Anfragen, Bewertungen, Analysen und die damit verbundene Aufgaben mit dem Einsteigen der Person) sowie das Ausscheiden von Mitarbeitern (Entzug von Rechten, Einsammeln von Ausrüstung, Schreiben von Bewertungen usw.).
All dies wurde in SharePoint unter Verwendung der Website- und Listenstruktur in Verbindung mit den Verbesserungen durchgeführt, die NITRO bietet – Formulare, Workflows, Aktionen, Berichterstellung, Formatierung, Portale, KB und vieles mehr. Diese NITRO-Funktionen fügen die erforderliche Leistung hinzu, um eine wirklich effektive On-Boarding- und Off-Boarding-Anwendung innerhalb von SharePoint auszuführen.
„Durch den Einsatz der Onboarding-Geschäftsanwendung von Crow Canyon haben wir in Kombination mit der außergewöhnlichen Schulung und Unterstützung, die uns geboten wird, eine fortschrittliche Workflow-Lösung innerhalb unserer SharePoint-Plattform geschaffen, die alle Anforderungen für unseren Onboarding-/Offboarding-Prozess erfüllt. Dies hat uns Zeit und Ressourcen gespart und das Fehler- und Frustrationspotenzial beseitigt, das einen großen Teil unseres manuellen Prozesses ausmachte. Wir können jetzt einfach und effizient einen neuen Mitarbeiter einstellen und ihn reibungslos und schnell zum Laufen bringen, während wir sensible Daten während des Offboarding-Prozesses schützen.“
Joe Collins (IT-Projektmanager, SharePoint-Administrator, AFS-USA)
Ergebnisse
AFS führt jetzt über 100 Workflows aus, um die energischen Anforderungen des Onboarding und Offboarding zu verarbeiten. Tatsächlich war Joe neu in der Erstellung von Workflows in SharePoint und fand das Training und die Unterstützung, die er von Crow Canyon erhielt, von unschätzbarem Wert. Er baut jetzt selbstständig Workflows auf, um mit den sich ständig ändernden Anforderungen der Personalabteilung Schritt zu halten, wenn sie die vielen Mitarbeiter einstellt oder entlässt, die dazu beitragen, dass AFS läuft.
