Adcock stellt mithilfe von Business Cloud Integration ein neues SharePoint-Intranet bereit

Zusammenfassung

Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd ist ein preisgekröntes Familienunternehmen, das 1964 gegründet wurde. Adcock operiert von 12 vollständig gewarteten Zentren aus und beschäftigt über 230 Mitarbeiter, von denen über die Hälfte hochqualifizierte Ingenieure sind. Adcock hat einen breiten und vielfältigen Kundenstamm, darunter Geschäftsgebäude, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor, Bildung und Fertigung, und bietet unübertroffenes Know-how in Klima-, Lüftungs- und Heizsystemen für alle Umgebungen – sowie Kälte-, Prozesskühlungs- und Kältespeichersysteme für Spezialanwendungen .

Adcock führte selbst Microsoft Office 365 ein, und Yammer wurde schnell zum Tool der Wahl für die lokale und nationale Kommunikation mit Ingenieuren und Büromitarbeitern. Die Teams stellten jedoch schnell fest, dass Yammer als Dokumentenmanagementlösung nicht gut funktionieren würde. Nachdem sie den Bedarf an SharePoint Online identifiziert hatten, baten sie Business Cloud Integration um Hilfe.

Herausforderung

Angesichts der Notwendigkeit, Mitarbeiter in mehreren Niederlassungen mit einer Dokumentenverwaltungslösung zu verbinden, bestanden die größten Herausforderungen für Adcock bei seiner bestehenden Lösung darin, auf aktuelle Dokumentversionen zuzugreifen und diese zu finden, SANs für die branchenspezifische Dokumentenverwaltung zu ersetzen und bestimmte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus benötigte das Unternehmen eine Lösung, die es den Ingenieuren der Gruppe, die derzeit keine Lizenz für die Verwendung von Office 365 hatten, ermöglichte, auf Installationsprojektinformationen sowie Service- und Wartungsdokumente zuzugreifen.

Strategie

Adcock arbeitete mit Business Cloud Integration zusammen, um eine neue Dokumentenverwaltungslösung zu entwerfen und bereitzustellen. Business Cloud Integration baute Adcock ein neues Intranet auf Casper365™ Office 365 und SharePoint-Automatisierungsplattform.

Architektur-Design - Business Cloud Integration hat das Intranet mit modernen Hub-Sites, spezifischen Zweigseiten und privaten Arbeitswebsitesammlungen entworfen. Die Projektarbeit erforderte einen spezifischen vorlagenbasierten Ansatz sowie die Verfügbarkeit von Dokumenten für verschiedene Arten von Benutzern. Darüber hinaus werden Gruppendienste und -funktionen zentral gesteuert und benötigten ein einfaches Berechtigungsmodell, um den Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu verhindern. Der Schlüssel zum Design war die Skalierbarkeit mit neuen Zweigen, die als wiederverwendbare Template-Sites konzipiert sind, damit die Gruppe ohne weitere Entwicklung expandieren kann.

SharePoint-Online – Sie exportierten Yammer-Daten mithilfe von PowerShell in eine sichere Websitesammlung, damit das interne Team weiter zu den entsprechenden Standorten wechseln konnte. Moderne SharePoint-Websites bieten einfach zu verwendende und benutzerfreundliche Seiten. Business Cloud Integration hat sie gemeinsam mit dem Adcock-Team erstellt, um die Seitenfunktionen optimal zu nutzen, ohne stark vom Verfassen von Texten abhängig zu sein. SharePoint-Site-Sammlungen wurden für jede Zweigstelle mit benutzerdefinierten SPFX-Webparts verwendet, die im App-Katalog bereitgestellt wurden, und der Casper365-Automatisierungsdienst, der für die zukünftige Zweigstellenbereitstellung von Sites, Assets und Styling verwendet wurde.

Power Apps – Das Team entwickelte eine App für Krankheit und Rückkehr an den Arbeitsplatz, um die Anwesenheit der gesamten Gruppe zu verwalten und Berichte darüber zu erstellen. Dies ersetzte ein PDF-Formular, vereinfachte den Prozess der Meldung von Abwesenheiten und erhöhte die frühzeitige Benachrichtigung über sie, um eine Notfallplanung zu ermöglichen.

Microsoft Flow – Sie haben PowerApps-Benachrichtigungsprozesse für Genehmigungen und Krankheiten in Microsoft Flow bereitgestellt. Darüber hinaus wurde Microsoft Flow verwendet, um die korrekte Ablage eingehender Dokumente von Ingenieuren mit dem ERP-System GreenTree der Gruppe zu automatisieren, das Dokumente unter Verwendung einer bekannten Namenskonvention in lokalen Dateisystemen speicherte.

Ergebnisse

Adcock verfügt jetzt über eine vollständige Intranetlösung und hat NAS-Speicherlaufwerke durch SharePoint Online ersetzt. Die IT-Zeit wurde bei der Verwaltung von NAS-Laufwerken reduziert, Informationen sind leichter zu finden und das Unternehmen kann besser arbeiten und zusammenarbeiten als je zuvor. Ingenieure sind jetzt lizenzierte Benutzer, die bei Bedarf per Fernzugriff auf Installations- und Wartungsdokumente zugreifen können.

Wenn das Unternehmen wächst, können problemlos weitere Niederlassungen hinzugefügt und Projektstandorte vom internen Team bereitgestellt werden Casper365™ ohne weiteres Eingreifen eines SharePoint-Administrators oder -Entwicklungsteams.