Zusammenfassung
ABS Capital Partners (ABS), eine amerikanische Private-Equity-Gesellschaft, wurde 1990 gegründet und konzentrierte sich auf Investitionen in Unternehmen aus einer Reihe von Branchen, darunter Geschäfts- und Bildungsdienstleistungen, Informations- und Kommunikationstechnologie sowie Gesundheitswesen. Das Unternehmen hat seit seiner Gründung über mehrere Fonds etwa $2,5 Milliarden aufgebracht.
ABS, das sich darauf konzentriert, Unternehmen durch die Bereitstellung von Wachstumskapital zu unterstützen, musste sein Salesforce CRM, das wichtige sichere Kundeninformationen enthielt, mit seiner Office 365- und SharePoint-Cloud-Dokumentenverwaltungsplattform verbinden, auf der es die zugehörige Kundendokumentation und Metadaten speicherte. ABS beauftragte Creospark, einen Microsoft-Partner, mit der Integration dieser Systeme in einer Weise, bei der auf Quellsystemdaten und -dokumente von jedem System aus zugegriffen werden kann, um die Produktivität der Mitarbeiter und die Benutzerfreundlichkeit zu steigern.
Herausforderung
Für Finanzkapitalgesellschaften wie ABS besteht ein zunehmender Bedarf, sich über die neuesten Technologietrends auf dem Laufenden zu halten und erstklassige Cloud-Softwareplattformen zu nutzen, um ihre organisatorischen Geschäftsanforderungen effizient und effektiv zu optimieren. Sie stellen gleichzeitig fest, dass Inhalte und Daten zwischen diesen unterschiedlichen und getrennten Cloud-Plattformen übertragen werden müssen.
Für ABS schien es keinen einfachen Weg zu geben, dies zu tun, ohne enorme Summen auszugeben, um einen Spezialisten für jedes einzelne System hinzuzuziehen.
Da ein erheblicher Teil der Belegschaft von ABS in ihrem Salesforce CRM ständig Account-, Opportunity- und Deal-Daten aktualisiert, war es von entscheidender Bedeutung, dass aus dem CRM eine nahtlose Erfahrung für den Zugriff auf Dokumente und zugehörige Inhalte für die Zusammenarbeit innerhalb ihrer SharePoint-Plattform abgeleitet werden konnte. Außerdem war es ein langwieriger Prozess, beide Systeme mit Kunden- und Geschäftsinformationen zu aktualisieren. Zusätzliche Vorteile, die durch die Beteiligung an diesem Projekt erwartet wurden, waren eine Reduzierung der Betriebskosten für die Speicherung von kundenbezogenen Dokumenten in der Cloud.
Glücklicherweise erleichtern moderne Cloud-Dienste mit dem Cloud- und Content-Services-Stack von Microsoft die Verbindung dieser Systeme, um den Zugriff auf die Informationen zu ermöglichen, die von ihren Cloud-Softwareplattformen benötigt werden.
Strategie
ABS hat Creospark aufgrund einer bestehenden Partnerbeziehung und Expertenqualifikationen als Systemintegrationspartner ausgewählt. In Zusammenarbeit mit der Definition der Anforderungen sowie der Auswahl der branchenführenden Cloud-basierten Middleware, Workflow-Tools und Content-Service-Technologien von Microsoft leitete das Team einen Implementierungsplan sowie ein technisches Design für die beste Lösung ab, um die Anforderungen zu erfüllen Anforderungen des Unternehmens und Senkung der Betriebskosten.
Creospark hat eine Lösung entwickelt, die die manuelle Übertragung von Account-, Opportunity- und Deal-Daten von Salesforce nach SharePoint überflüssig macht. Einmal in SharePoint werden Power Automate-Flüsse initialisiert, um eine weitere Verfeinerung von Bibliotheksinhalten und -daten basierend auf Geschäftsanforderungen durchzuführen. Darüber hinaus ermöglichte diese Lösung Funktionen zum Öffnen von SharePoint-Dokumentbibliotheken direkt über die Salesforce CRM-Oberfläche, wobei die entsprechende Sicherheit zu den SharePoint-Bibliotheken hinzugefügt wurde.
Die Lösung bestand aus folgenden Komponenten:
- Moderne Cloud-Content-Services wie SharePoint und Power Automate innerhalb des Office 365-Stacks für Dokumentenmanagement und Workflows zur Erfüllung von Geschäftsanforderungen
- Sicherheits- und Compliance-Management für Revision und Informationsschutz
- Microsoft Azure App Services zur Erleichterung der getriggerten Übertragung von Metadaten aus der Salesforce CRM-Umgebung in die SharePoint-Umgebung
Ergebnisse
Infolgedessen reduzierte ABS die Betriebskosten für die manuelle Übertragung von kontobezogenen Metadaten auf beiden Systemen. Durch die Verwendung des bestehenden SharePoint-Dokumentenverwaltungssystems, das mit dem Abonnement reichlich Platz bietet, konnten auch erhebliche Kosteneinsparungen bei der Dokumentenverwaltung erzielt werden. Darüber hinaus erfüllten sie ihre Governance-Richtlinien zur Speicherung aller kontobezogenen Dokumente in SharePoint und steigerten die Produktivität ihrer Mitarbeiter durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Power Automate. Angesichts der Kosteneinsparungsvorteile weitet ABS jetzt seine Einführung von Office 365 und Azure in Bezug auf Sicherheit und Compliance sowie Workflows innerhalb von SharePoint aus.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie