Microsoft Viva 放大
專案更新
設想
專案更新的有效溝通對於讓利害關係人了解、參與並與專案進度保持一致至關重要。以下是溝通項目更新時需要考慮的架構：
定義你的受眾： 確定您的主要利害關係人是誰。這可能包括團隊成員、客戶、管理層、投資者和任何其他相關方。了解您的受眾有助於根據他們的需求和興趣調整您的溝通方式。
頻率和一致性： 建立定期提供更新的時間表。無論是每週、每兩週或每月，一致性都是關鍵。這有助於利害關係人預測何時需要更新並減少不確定性。
清晰和簡潔： 讓您的更新清晰、簡潔，並專注於最重要的訊息。使用簡單的語言並避免可能使非技術利益相關者感到困惑的行話。
突出成就和里程碑： 強調自上次更新以來的進展。突出顯示已完成的任務、實現的里程碑以及任何積極的進展。這會灌輸成就感並保持利害關係人的積極性。
討論挑戰和風險： 對專案面臨的任何挑戰、障礙或風險保持透明。這體現了誠實性，並幫助利害關係人了解可能影響專案時間表或結果的潛在障礙。
視覺輔助： 合併圖表、圖形或時間軸等視覺元素，使複雜的資訊更易於理解。視覺教具可以快速傳達進展和趨勢。
慶祝成功： 不要迴避慶祝小的和重大的成功。認可您團隊的努力並認可所實現的里程碑。
評書： 以講述專案進度故事的敘述格式來建立您的更新。說故事可以在情感上吸引利益相關者，並幫助他們與專案的旅程建立聯繫。
設置
這些類型的活動最好是作為整個專案生命週期中所有專案更新的一項活動來完成。這可以在比較一段時間內的消息指標時提供最佳結果。
渠道
- SharePoint：專案網站。
- SharePoint：首頁（取決於項目）。
- 專案團隊頻道：向專案中的每個人通報專案的最新情況。
- 電子郵件：Microsoft 365 群組，包括專案的所有利害關係人。
- Viva Engage：適用於與計畫相關的社區。
活動目標
- 在接下來的三個月內透過 50% 提高您的專案在目標受眾中的認知度和可見度。
- 透過分享每月從您的專案中受益的現有客戶的正面評價和案例研究，提高客戶滿意度和忠誠度。
- 透過每季記錄和分析專案中的經驗教訓和最佳實踐來增強專案管理技能和知識。
關鍵訊息
想法或範例關鍵訊息：
- 成就與里程碑： 我們很高興與大家分享，本週我們已經實現了[特定里程碑]，標誌著該專案的進展向前邁出了重要一步。
- 進度更新： 我們在[任務或階段]上取得了實質進展，使我們更接近我們的整體專案目標。我們團隊的辛勤工作正在得到回報。
- 積極的進展： 我們很高興地報告，[積極的發展]已經發生，為該計畫的發展軌跡做出了積極貢獻並增強了其潛力。
- 挑戰與解決方案： 當我們遇到[挑戰或問題]時，我們的團隊迅速實施[解決方案]來解決它。這證明了我們的適應性和對專案順利執行的承諾。
- 即將到來的優先事項：當我們進入下一階段時，我們的重點將轉向[即將到來的優先事項]。我們渴望利用我們的動力來解決這些任務。
- 協作與團隊合作： 我們團隊內部的協同作用對於實現[里程碑]發揮了重要作用。我們的共同努力繼續推動該項目的成功。
- 時間表和截止日期： 我們仍按時間表行事，並在規定的期限內完成任務。這項穩步進展反映了我們致力於及時交付專案。
- 客戶/客戶影響： 我們的進步意味著我們的客戶/客戶可以期待[利益或改進]，從而提高他們的體驗和滿意度。
- 未來路線圖： 展望未來，我們的路線圖包括[即將開展的任務]，它有可能顯著塑造專案的方向。
- 透明和誠實： 本著透明的精神，我們希望分享我們正在解決的[挑戰或問題]。我們對開放溝通的承諾確保我們能夠直面挫折。
- 認可與讚賞： 我們向在實現[里程碑]過程中發揮關鍵作用的團隊成員表示感謝。您的奉獻精神和辛勤工作受到高度重視。
- 回饋和參與： 我們歡迎您對我們迄今為止的進展提出想法和回饋。在我們不斷完善我們的方法的過程中，您的意見至關重要。
- 持續創新： 在追求卓越的過程中，我們正在探索[專案方面]的創新方法，使我們始終處於行業趨勢的前沿。
- 長期願景： 每前進一步都讓我們更接近實現該專案的長期願景。我們致力於實現我們的整體目標。
- 令人興奮的進展： 為未來幾週內的一些令人興奮的更新做好準備。我們即將揭曉[即將開發的預告片]。敬請關注！
