Yorktown Systems Group 通過 Office 365 和 Summit 7 實現數據架構和安全性現代化

概括

Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) 是一家專業服務公司，擁有 750 多名員工，提供培訓和教育、語言和文化學習、建模和模擬、管理分析、行政服務和綜合物流，以幫助聯邦和民間組織。 Yorktown 總部位於阿拉巴馬州亨茨維爾，大部分員工都與客戶一起在現場工作，這為促進組織內個人和團隊之間的協作提供了挑戰。 Yorktown 希望使用 Office 365 平台來提供更好的跨團隊溝通和協作。

挑戰

Yorktown 在 SharePoint 2010 本地環境中運行其大部分文檔管理和操作。該信息系統不僅受到功能集的限制，而且本地模型也使約克鎮的新安全和合規策略變得複雜。經過多年的不同部門創建具有不同治理程度的信息孤島，組織的權限結構廣泛不一致且難以管理。約克鎮的內容結構缺乏現代架構最佳實踐，員工一直報告難以及時找到文件或關鍵信息。最後，Yorktown 的一些內容駐留在第三方託管的服務器場上，內部 IT 團隊無法訪問後端管理。

戰略

Summit 7 Systems 與 Yorktown 合作分析和記錄該組織的 SharePoint 2010 環境，以了解用戶如何使用該平台在團隊之間工作。然後，Summit 7 與約克鎮的利益相關者和組織內每個團隊的領導者合作，了解他們如何在 SharePoint 2010 中構建內容，以及這種結構如何增強或抑制他們現有的業務流程。此外，Summit 7 詳細介紹了環境中內容的現有安全架構。

使用這些數據，Summit 7 能夠創建一個信息和安全架構設計，該設計涵蓋了 Yorktown 的 SharePoint 2010 環境中的所有內容。使用 SharePoint Online 的現代體驗，信息架構設計為企業團隊提供了一些區域，可以使用通信網站向更廣泛的約克鎮受眾發布相關內容，例如新聞公告、政策、程序、旅行信息和安全表格。團隊網站用於為內部團隊提供快速有效地協作和共享與其團隊相關的內容的能力。中心站點通過為內容提供層次結構將整體設計結合在一起，並且站點分類的使用允許最終用戶對存儲在站點和組中的內容類型進行簡單解釋。 Summit 7 使用場地設計為環境中的每個場地實施了約克鎮設計和初始場地結構。

憑藉設計並到位的強大信息架構，Summit 7 與 Yorktown IT 密切合作，分批執行內容遷移，使 IT 團隊能夠輕鬆地讓用戶進入現代界面，了解他們的內容在哪里以及如何訪問這些內容。由於 Yorktown 團隊或小組將其內容從 SharePoint 2010 遷移到 SharePoint Online，Summit 7 將與他們一起對其進行驗證，並且 Yorktown 的 IT 將直接與最終用戶合作，以使他們適應新的工作方式。

對於約克鎮來說，這種方法非常成功，並確保了整個組織的用戶採用。 Summit 7 與 Yorktown 密切合作，確保 IT 管理員全面了解 Office 365 平台及其全部功能。 Summit 7 為 Yorktown IT 提供指導，使他們能夠與整個組織的用戶密切合作，以克服挑戰並進一步促進平台的使用。最後，通過與 Summit 7 的密切合作，IT 團隊已成為 Yorktown Systems Group 平台整體成功不可或缺的利益相關者。

結果

在 Summit 7 的支持下，Yorktown 建立了一個易於訪問的平台，以加強團隊協作和員工互動。通過 SharePoint 搜索和 Microsoft Graph 的使用，用戶可以更輕鬆地訪問組織數據。通過根據業務結構和內部團隊識別用戶並將其整合到 Office 365 組中，Yorktown IT 管理員通過減少用戶安全管理來節省時間。所有這些都使約克鎮員工能夠更高效、更無縫地處理他們的業務，同時讓約克鎮領導層確信公司數據是安全的。