概括
對於這個美國聯邦政府機構來說，記錄和信息管理 (RIM) 是日常工作中不可或缺的一部分。他們必須遵守有關記錄分類和保留的備忘錄和指令。這部分是為了使他們能夠響應許多聯邦機構收到的源源不斷的信息自由法案 (FOIA) 請求。收到 FOIA 請求後，該機構必須能夠提供與相關問題有關的所有記錄。其中許多是電子郵件記錄。為了更輕鬆地控制和訪問龐大的信息，該機構向 NEOSTEK 和 Colligo 尋求一種可以自動將文件移動到其 SharePoint 存儲庫的解決方案。
挑戰
對於該機構而言，RIM 確保遵守 M-12-18 和響應 FOIA 請求的能力的做法涉及復雜的流程，這對個別員工來說是一種負擔。員工的任務是在他們的存檔收件箱中設置特定的文件夾，用於存儲記錄——嵌入在 Outlook PST 文件中。由於以下幾個原因，這種方法使響應 FOIA 請求成為問題且容易出錯：
- 耗時的手動流程
- 人們不在辦公室時的可查找性問題
- 缺乏電子郵件元數據
- 分散的信息
- 缺乏公眾信任
戰略
為滿足 M-12-18 的要求，該機構與 NEOSTEK 合作確定並實施端到端記錄管理解決方案，該解決方案可自動將電子郵件轉換為可搜索的 SharePoint 記錄的過程。該解決方案不僅將使該機構合規，而且還將簡化完成 FOIA 請求所涉及的許多流程。
該機構委託 Colligo 提出解決方案，將電子郵件作為記錄自動推送到 SharePoint 中。 Colligo 實施了他們的 Colligo 電子郵件管理器，這是一個 Outlook 插件，可在本機 Outlook 界面中將 SharePoint 與 Outlook 無縫集成。基本的記錄管理流程不需要改變，也不需要大量的培訓。這使 Colligo 能夠快速部署他們的電子郵件管理器解決方案。使用電子郵件管理器，員工可以立即適應。該解決方案使員工可以從熟悉的 Outlook 界面中查看 SharePoint 記錄。
結果
自實施新解決方案以來，該機構已大大減少了響應 FOIA 請求所需的時間，以及相關的低效率成本。此外，該機構根據聯邦成熟度模型改進了其記錄管理實踐，提高了合規性，實現了 100% 用戶採用，並改善了員工之間的協作。
節省時間和成本
以前，複雜的 FOIA 請求可能涉及 40 名或更多員工，每人花費 3-5 小時查找信息。現在，這個搜索可以由一個人在一小時內完成。以每位員工四小時 $150/小時的速度計算，這代表每個複雜請求可節省 $23,850。每年，該機構收到超過 175 個複雜的請求，這意味著每年節省超過 $4 百萬。員工採用率在短時間內達到 100%，使該機構實現了 Colligo 解決方案帶來的另一個效率。
卓越的記錄管理實踐
Colligo Email Manager 的部署改進了許多記錄管理流程。電子郵件記錄不再重複，因為系統會標記已由其他用戶保存的電子郵件。記錄標記有豐富的元數據，可以進行更大的搜索。保留計劃在捕獲記錄時根據記錄分類自動進行。使用電子郵件管理器，員工只需將符合記錄條件的電子郵件拖放到共享的 SharePoint 文件夾中即可。同樣的過程也可用於拖動到 Outlook 導航窗格中的非電子郵件文件。通過簡化流程和更好的搜索功能，員工能夠保持對所有適用備忘錄和指令的遵守。
NARA 成熟度模型收益
NEOSTEK 和 Colligo 電子郵件管理器確保該機構符合聯邦 RIM 計劃成熟度模型 4 定義的成功標準，該模型是 NARA 設計的政府範圍的分析工具，用於評估機構記錄管理計劃的有效性。借助 Colligo 電子郵件管理器，NEOSTEK 支持該機構追求最高水平的成熟度（第 4 級——“嵌入式”），通過在機構內嵌入和集成電子郵件解決方案來實現。
