Proventeq 通過遷移到 SharePoint 幫助英國教育部降低成本並實現智能搜索

概括

英國教育部 (DfE) 負責兒童的服務和教育，包括英國的早教、學校、高等教育和繼續教育政策、學徒制和更廣泛的技能。

DfE 正在使用 ECHO，這是一個定制的 Meridio EDRMS 實例，作為其公共通信系統的主要文檔和元數據存儲，該系統自 2004 年以來一直存在並存儲了超過 700 萬份文檔。 ECHO 複雜且管理成本高，內容難以導航、管理和分發給內部和外部利益相關者。

DfE 還有超過 700,000 張掃描圖像，需要進行全文轉換和分類。缺乏這些項目的可搜索數字版本導致該部門可用數字內容組合的完整性存在差距。

DfE 決定將其內容遷移到 SharePoint 以：

• 降低信息管理的總擁有成本
• 實現對硬拷貝文檔和圖像的智能搜索
• 為部門現有的 Office 365 用戶提供無縫體驗。

挑戰

DfE 高度定制的 Meridio 企業內容管理系統需要 Proventeq 團隊進行深入分析和逆向工程，以確保遷移設計包含項目範圍並滿足組織的所有特定要求。遇到的挑戰包括：

• 複雜的遺留平台： 由於缺乏內部平台管理專業知識，DfE 完全定制的、特定領域的應用程序需要逆向工程。
• 不一致的源元數據： 文件類型和擴展名存儲不正確，需要在遷移到 SharePoint 之前進行深度文件檢查以確定正確的文件類型。
• 圖像掃描的全文轉換： 在遷移到 SharePoint 之前，超過 700,000 張掃描圖像需要光學字符識別和全文提取。
• 目標系統閾值： 需要從源內容元數據派生新結構以符合 SharePoint 的技術閾值。
• 內容量大： 由於現有 ECHO 平台中存儲了超過 700 萬個內容項，DfE 需要將所有內容完全保真遷移到 SharePoint。

戰略

為了克服從 DfE 的定制 Meridio 實例過渡到 SharePoint 所帶來的挑戰，Proventeq 執行了一個量身定制的 5 階段內容遷移和轉換項目計劃。

發現與分析。 該團隊使用 Migration Accelerator 豐富的發現和分析功能來確定 DfE 內容的真實數量和分佈。在此階段，他們發現並解決了源內容和相關元數據中的許多不一致之處。

信息架構優化。 Proventeq 對 ECHO Meridio 文件結構和元數據架構進行了深入分析，並設計了最佳目標信息架構。源系統的文件夾層次結構超出了 SharePoint 的 URL 長度限制，團隊通過在縮短的文件夾層次結構中加載文檔來解決這個問題。

掃描文件的 OCR 轉換。 該部門的掃描圖像採用多種不同格式，包括多頁 PDF 文件、獨立圖像、手寫和打字文件。 Proventeq 從這些圖像中提取文本並將其作為元數據公開；使內容可搜索。

試點遷移。 為了證明遷移設計完全符合 DfE 的項目目標，Proventeq 進行了試點遷移階段。這使 DfE 的內部團隊能夠在類似生產的環境中評估遷移和 SharePoint 文檔管理功能。

全保真實時遷移。 一旦 DfE 的內部項目團隊對遷移設計和目標系統架構感到滿意，Proventeq 就使用遷移加速器執行具有項目級審計跟踪的全保真遷移。這確保了超過 700 萬個項目成功遷移。

結果

“Proventeq、技術理事會、MPCD（包括 IICSA）和 KIM 團隊的同事之間的出色合作意味著我們成功地交付了滿足 DfE 需求的解決方案，並將促進同事更輕鬆地搜索信息。” – 英國教育部 IT 交付經理 Charlotte Saxon

顯著降低年度成本。 過渡到 SharePoint 將消除 ECHO 平台的維護成本，估計每年可為該部門節省 170,000 英鎊。更好地控製配置和安全性將降低持續維護成本；進一步降低信息基礎設施擁有的長期總成本。

更智能的內容和加速搜索。 SharePoint 使 DfE 能夠將內容整合到一個易於管理、管理和訪問的集中式在線存儲庫中。 DfE 還充分利用了 Migration Accelerator 的 OCR 功能，對以前存儲為不可搜索圖像的 700,000 多個文檔執行全文轉換。

這種整合、OCR 文本轉換和智能分類的組合可幫助 DfE 用戶找到他們需要的內容，以加速協作並應對部門職責和管理方面的挑戰。

提高生產力。 遷移到 SharePoint 使 DfE 的記錄管理團隊的長期計劃能夠包括保留標籤，並在何時可以銷毀項目時更加清晰；節省大量時間。

降低了內容丟失的風險。 由於其內置的內容管理功能，SharePoint 消除了 DfE 以前不受支持的 ECM 系統所帶來的內容丟失風險。

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