Triangle Equities 利用 SharePoint Online 和 Microsoft Flow 自動化投資者報告

概括

Triangle Equities (Triangle) 是一家總部位於紐約市的全方位服務房地產開發公司，擁有和管理超過一百萬平方英尺的零售、住宅和綜合用途物業。在過去的 30 年裡，他們一直是紐約市領先的房地產開發公司。 Triangle 在紐約市擁有和運營眾多開發項目和物業，並意識到領先的技術是他們有效開展業務的必要條件。該組織多年來一直依賴 SharePoint Online 和 Office 365，在 SharePoint Online 中構建了公司內部網，並且作為 Microsoft 商店。

Triangle Equities 有一個手動流程，該流程利用 Microsoft Excel 來管理和維護與其投資者報告要求相關的任務。這些要求包括合規報告、財務報表和其他與開發相關的關鍵文件。雖然 Excel 功能強大，但它不具備所需的任何工作流功能、任務管理和項目管理功能。此外，一旦任務完成，自動創建新的重複任務的能力將節省每個項目的工時。 SharePoint Online 憑藉其強大的任務管理功能與 Microsoft Flow 相結合，擁有自動化此手動流程所需的所有功能，進而減少了用於任務或項目管理能力的工時數。

挑戰

作為其運營的一部分，Triangle 工作人員的任務是投資者報告，其中包括許多經常性項目，包括合規報告、財務報表、社區福利報告和建設成本報告。根據任務的不同，這些項目的截止日期可以是每月、每季度、每半年或每年。

為了管理他們的投資者報告任務，Triangle Equities 依靠使用 Excel 電子表格。他們面臨的主要挑戰之一是眾多團隊成員參與了不同的項目，並且每個人都有自己獨特的相關任務截止日期。用戶需要能夠將任務分配給團隊成員，並在任務到期日前 15、30、60 和 90 天通知他們。此外，與任務相關的所有團隊成員每週一都會收到一封自動發送的電子郵件，其中會突出顯示過期的任務以及下一周到期的任務。

使用 Excel 時，一旦將重複任務標記為已完成，則需要手動干預才能為下一個重複週期添加新的重複任務。在管理多個項目時，執行這些任務會耗費大量工時。如果能夠自動執行此流程，將為 SharePoint 投資者報告解決方案增加更多價值。

雖然 Excel 功能強大，但這些特定的自動化要求超出了它的能力。合乎邏輯的選擇是將 Microsoft Flow 與自定義的 SharePoint 任務列表結合使用來實現要求。

戰略

Longi Engineering 為 Triangle 實施了一個 SharePoint Online 內部網，該公司的所有業務部門都在使用該內部網。用戶採用率很高，在實施快結束時，Longi Engineering 已經展示了 Flow、PowerApps 和 Power BI 如何用於應對其他業務挑戰。

作為實施的一部分，Microsoft Flow 用於在任務到期前 15、30、60 和 90 天為用戶實施通知。這有助於確保團隊成員可以避免錯過最後期限，因為他們現在更加了解他們即將完成的任務。如果任務未在截止日期前完成，該任務將以紅色突出顯示並列為列表中的第一個任務。每週執行一次 Microsoft Flow，通過電子郵件向各個團隊成員發送當前項目的狀態，突出顯示過期任務。重複任務完成後，將觸發 Microsoft Flow 以自動創建具有新截止日期的新任務。

結果

Microsoft Flow 的實施大大降低了項目管理成本和每個項目所花費的工時數。