TransAlta 通過 Microsoft 365 和 VersaFile 整合併節省成本

概括

TransAlta 是一家私營電力公司，正在向可再生能源轉型。這反過來又推動了業務各個方面的變革，以提高競爭力並利用可用資源來滿足他們的過渡需求。提高效率和節省成本的一個領域是通過整合 IT 應用程序並遷移到雲。

TransAlta 團隊與 VersaFile 合作，將內容和元數據從 SAP 連接的 IBM Content Manager 系統導出和轉換到 Microsoft 365 雲。儘管仍在計劃其他階段，但該組織的大部分人員已經獲得了易用性優勢，並且正在使用更強大的 Microsoft 365 應用程序套件在其全球運營中進行有效協作。

挑戰

TransAlta 有許多業務內容來源，包括 SharePoint、IBM Content Manager、SAP 和文件系統。一個重點領域是 IBM Content Manager，許多團隊都在使用該系統來滿足日常文檔管理需求。用戶發現該系統難以使用並且僅用於存儲碎片類型的內容。同時，該組織發現整個平台的維持成本很高，而且他們很難找到現成的資源來支持它。由於不是一個包含所有內容的完整系統，一般企業人群使用該系統的次數越來越少，因此，組織越來越難以維持該系統。

TransAlta 需要一個基於雲的單一解決方案，該解決方案易於使用且具有成本效益。滿足用戶需求和節省成本所需的結果。此外，由於某些內容與 SAP 等關鍵業務應用程序以及 AutoCAD 和 IBM Document Manager 等核心繪圖管理工具直接相關，因此 TransAlta 找到一個靈活的解決方案來維護這些應用程序非常重要連接。

戰略

TransAlta 已經致力於 Microsoft 365 方法和應用。當需要整合內容管理系統時，選擇 SharePoint 作為 Office 365 套件的一部分是一個簡單且具有成本效益的決定。

VersaFile 團隊利用其傳統的 IBM 技能和工具，幫助 TransAlta 對當前 IBM 系統中的內容和元數據進行分段，並為遷移做好準備。要轉換的內容類型從人力資源到財務再到協議和商業合同。

仔細準備內容很重要，因為部分文檔鏈接到 SAP 的文檔管理系統 (DMS)，並與管理其 CAD 圖紙以進行工廠維護的文檔控制系統相關聯。

接下來，團隊使用 VersaFile 獨特的 IBM ECM 轉換和提取工具提取了相關內容、版本和元數據，並執行了必要的轉換以準備將其導入 SharePoint。這包括以下步驟：

• 數據質量評估
• 數據清理方法和重複數據刪除執行
• 數據映射和遷移準備
• 數據驗證和測試

TransAlta 團隊在 Microsoft 365 中實施了各種解決方案，然後使用內部工具將內容和元數據導入系統。

結果

由於這項工作，TransAlta 的大部分業務記錄現在都保存在 SharePoint 中。雖然絕大多數用戶只有一個解決方案可供使用，但該公司現在有一種更具成本效益的方式來支持其企業支持團隊中的用戶。由於軟件續訂訂閱減少以及支持不在主流企業標準範圍內的異常解決方案的成本降低，因此節省了成本。