Todd Energy 通過 Microsoft 365 和信息領導力激發員工活力並提高生產力

概括

Todd Energy 是新西蘭擁有和經營的 100% 天然氣生產商。通過海上合資企業，Todd 負責新西蘭超過 50% 的碳氫化合物能源生產。他們與 Nova Energy 合作，目前在新西蘭僱傭了 500 多名員工。

Office 365 數字化轉型的業務驅動因素包括：通過提高協作和員工參與度成為首選雇主；並降低生產成本。此外，Todd Energy 希望簡化其運營並為員工提供所需的信息工具，無論他們身在何處都可以工作。

實施的解決方案將分散的信息和操作整合到 Power BI 支持的一個簡單的 Office 365 平台中。自 2019 年上線以來，從企業團隊到現場維護的員工一直在通過 Microsoft Teams、SharePoint、Azure、Delve、Stream、OneNote、Planner 和 Power Platform 無縫地創建和使用信息。

跨部門和跨地點的協作已啟用，可以在正確的時間、任何地點、任何地點輕鬆快速地訪問正確的內容。 Power BI 和 Power Automate 已通過提高信息和流程的可見性來做出更好的決策。

微軟新西蘭國家技術官 Russell Craig 認為，Todd Energy 的成功是其他企業探索如何使用數字技術來統一分散的團隊並實現生產力和創新的顯著收益的路線圖。

挑戰

Todd Energy 面臨兩個主要挑戰；首先，包括新員工和千禧一代在內的員工越來越期望直接的數字化工作方式。 Todd Energy 信息管理和技術主管 James Blair 總結道“我們'我們的勞動力中有幾代人，他們希望進入一個可以數字化工作的組織。對托德來說，擁有一個讓他們能夠做到這一點的基礎很重要。”

其次，人們在多個網絡驅動器、硬盤驅動器、台式機和各種 Intranet 上共享文件。分散的信息正在影響協作和生產力，以及在現場工作人員觸手可及的正確信息的能力。

信息管理專家 Steph Richardson 說 “公平地說，沒有人可以在一個地方訪問一個文件來源。我們最終得到了文件重複，我們仍然有人訪問網絡驅動器。”

Todd Energy 希望花時間把它做好並建立一個持久的解決方案。布萊爾說：“過去部署 SharePoint 時，IT 只是將其作為禮物送給企業並說，“這是一個 ECM 解決方案”. 沒有架構，它只是有機地部署和發展，而不是以計劃和結構化的方式。隨著時間的推移，這意味著人們找不到他們的東西。” Todd Energy 這次想花更多的時間來完善架構，因為他們知道讓員工能夠查找和檢索內容是關鍵。

對於 Todd Energy 來說，這也是一個潛在的風險領域，因為它在一個高度監管的行業中工作，並且每年都要接受多次審計。這也會影響利潤，增加運營成本。

戰略

微軟雲技術和Office 365被選為解決方案平台。 Microsoft 金牌合作夥伴和 Office 365 專家 Information Leadership 成為實施合作夥伴和值得信賴的顧問。

布萊爾總結說， “我們認為信息領導力是真正的合作夥伴；我們與雙向街道的組織合作 - 而不僅僅是供應商/供應商安排。我們希望我們選擇作為合作夥伴的人成為團隊的一員。”

解決方案 #1：在任何地方工作和協作的信息整合

對於工作人員來說，查找和檢索信息一直是令人沮喪的根源。解決方案必須簡單，才能滿足他們的需求。布萊爾 說： “我們需要能夠滿足組織中最受數字挑戰的人的要求，以及一些最精通技術的人的要求……”

Todd Energy 的目標是將其維護“工作包”整合為一種早期解決方案，以提高生產力並為員工提供無縫體驗。通過將維護系統與 Office 365 集成，自動創建每個維護項目的文件夾，員工將相關內容（工作範圍、報告、合同）拖放到文件夾中。 “工作包”被多個團隊使用，每個人無論身在何處都可以直接訪問內容。

“當人們圍繞特定工作包尋找內容時，他們只需輸入一個數字，它就會自動顯示與工作包相關的所有內容。這對我們來說是一個關鍵部分——我們的維護系統的集成，” 布萊爾說。

除了工作包之外，還開發了一個新的內部網來創建一個“單一的 資源 真理”。該內部網以雙關語命名為“The Sauce”，可在一個地方訪問 Todd 員工在整個組織中工作所需的所有信息。所有的介紹資源都位於一個名為“在這里工作”的部分中。

理查森說， “為新人提供一個地方可以訪問整個 Todd Energy 提供的所有應用程序，這讓他們更容易進入他們的角色。”

解決方案 #2：與 MICROSOFT 團隊“在同一頁面上”更多

Microsoft Teams 已經改變了運行項目和其他計劃的遊戲規則。例如，Teams 是 Todd Energy and Information Leadership 項目團隊合作的主要機制。他們使用聊天、視頻和屏幕共享、OneNote、共享文件和列表以及 Planner——所有這些都在 Teams 界面中，大大減少了電子郵件的使用。

這一成功已反映在更廣泛的組織中。在可靠性和完整性領域，團隊是他們如何協同工作的關鍵。可靠性和完整性經理 Steve Smith 說： “我們在我所在的地區建立了八到十個團隊站點……這是人們真正採用的東西。這對於協作和圍繞我們正在做的事情建立結構非常有益。”

解決方案 #3：用於項目交付和更主動維護的電源平台

Power Platform 還幫助 Todd Energy 更快、更有效地交付項目。關鍵項目信息被提取並與 Power BI 結合，因此員工擁有強大的可操作信息。

例如，對於其“工廠變更請求”，員工現在可以直觀地看到項目是否按計劃進行，並且他們可以識別阻礙完成的任何瓶頸。領導團隊了解進度、資源水平和其他關鍵指標。

在關鍵員工的推動下，Power BI 賦予員工權力，並將能力交到企業手中，讓人們使用它。

解決方案 #4：現代工作場所；更少的紙張和靈活的工作安排，以實現更好的工作/生活平衡

Todd Energy 擁有充滿活力的文化，有很多學習和成長的機會。 Office 365 使他們能夠更進一步，在整個組織中更輕鬆地工作。傳播顧問 Hannah Heberley 說：

“我們可以分享很多重要的信息，這意味著我們對正在發生的事情有更多的了解。我們不僅僅是同事，我們更了解彼此，了解人們在做什麼，以及人們參與了什麼——我認為我們更加一致。”

使用 Stream 的所有視頻的中央視頻存儲庫易於訪問，並支持員工自學。使用 Delve 可以更輕鬆地與其他員工保持聯繫，它可以使聯繫人列表保持最新，並且可以輕鬆取得聯繫。

遠程和數字工作一直是一項關鍵優勢。理查森 說：

“18 個月前，領導團隊正在打印長篇大論的紙張，以用於他們每週的周一會議。現在使用他們的 Surface Pro，它們都是電子的。我認為這是技術的結合，加上我們在軟件中構建的內容，才能真正幫助他們。”

對於員工來說，它正在幫助他們管理工作和家庭的需求。赫伯利 說：

“我的直接想法是，我現在可以遠程完成所有事情，這很好。我的工作方式並不孤單。我從事兼職工作，圍繞著孩子們……能夠隨時隨地訪問信息，這是人們現在所期望的——能夠提供這些信息真是太酷了。”

結果

Office 365 在促進協作、提高生產力和降低 Todd Energy 的工程風險方面發揮了重要作用。例如，現場工作人員可以在任何地方工作，通過他們的移動設備訪問維護工作包內容。工作人員報告說，使用工作包查找信息的速度比以前快了 60%，而且現場的可用性改變了遊戲規則。

Smith 看到工作包減少了浪費的時間，並幫助員工找到他們不知道存在的信息：

“人們只想去做他們的工作。如果他們做不到，他們就會花費太多時間來尋找信息，這會增加他們一天的挫敗感。我們現在正在重新使用和查找信息以快速計劃和準備維護工作，然後將大部分時間用於實際交付——這就是我們所做工作的實際價值。”

從合規性的角度來看，這一點尤為重要； “擁有一個讓我們能夠快速輕鬆地提供證據的環境使我們能夠有效地滿足合規要求——因此從風險的角度來看，它對我們有很大幫助，” 史密斯說。

Todd's 工廠安全高效運營不可或缺的信息和表格已在內部網上更容易獲取，現在員工平均每週查看 40 次。

使用 Power Automate 可以更好地識別和溝通危險，並減少無功設備維護。危害表格是自動填充的，信息以標準佈局顯示，所有員工都可以快速輕鬆地獲得通知。 Power Automate 使團隊能夠快速記錄出現的任何反應性工作。通過自動化被動工作的請求和批准流程，維護團隊能夠更好地理解問題出現的原因並做出相應的計劃。史蒂夫史密斯說：“由於 Power Automate 部署，我們看到工作量顯著減少。結果是我們處於一個更有計劃的環境中——這是一個很好的結果。”

使用 Office 365 聚合來自多個系統的數據，然後使用 Power BI 呈現可操作的數據可視化，可以更好地報告生產和維護。在六個月的時間裡，Todd Energy 將其 Power BI 許可證從少數幾個增加到 130 多個。目前僅 150 多個 Power BI 報告就被用於生產數據、項目跟踪和受控文檔的跟踪。

使用 Microsoft Teams 運行工廠維護項目和其他與工廠可靠性相關的計劃，項目協作得到了改善。這與使用 Planner 來管理任務相結合，使得解決問題和取得進展變得更加容易。

通過使用創新的 Azure 託管的 Information Leadership 應用程序，實現了合規性、自動分類、安全案例文件的安全和輕鬆設置以及 Microsoft Teams 的一致使用和管理。

生產力和協作得到了改善。 Office 365 使員工能夠自信地共享和依賴信息。複雜文檔中使用的共同創作功能可以節省時間並改進協作。

負責編寫董事會和領導文件的執行助理 Louise Hamerton 說：“為每個人提供一個集中的協作點可以讓多人更新董事會文件和文件的效率更高。能夠跟踪文檔中的人員以進行修改可以簡化流程。”

會議文件現在以數字方式交付給領導團隊，並在 Surface Pros 上訪問。減少了紙張浪費，提高了安全性，並提高了機動性。

The Sauce 已成為查找信息必不可少的工具，平均每週瀏覽量超過 200 次。同樣，業務應用程序頁面提供訪問所有業務應用程序的一站式商店，平均每周訪問 75 次。托德工廠安全高效運營不可或缺的參考信息和表格已變得更易於訪問。現在，員工平均每週查看 40 次。

在 Intranet 之前，與員工的溝通是分層的。更新和信息來自自上而下，員工必須等待總經理或首席執行官的電子郵件。大約每 6 週舉行一次面對面的全體員工會議，但其間會有信息缺口。

赫伯利反思了這一變化：“現在我們在餐廳里安裝了數字佈告欄——我們可以更快、更頻繁、更直觀地實時交流內容。因此，當有事情發生時，三十分鐘後，它可能會出現在其中一個屏幕上……我認為我們因此而更加緊密地聯繫在一起，並且我們對正在發生的事情了解得更多。“

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