TECE 使用 d.velop 和 Office 365 將基於文檔的流程數字化

概括

TECE 是一家總部位於德國的中型家族企業，生產的衛浴和安裝系統已獲得眾多證書和獎項。該公司在全球設有辦事處、子公司和銷售合作夥伴，得益於高度的垂直製造和對嚴格質量標準的遵守。

TECE 希望建立一個信息管理系統作為中央數據存儲庫。其目的是與他們的雲戰略保持一致，並與他們的 CRM 和 ERP 應用程序無縫集成，同時確保法律合規性。

通過與 d.velop 合作，TECE 實施了一個解決方案，可在相關業務對象信息（客戶、供應商、人員、產品、項目、訂單、案例）的上下文中訪問 Office 365 和 SharePoint 中的關鍵業務文檔。這是通過基於現有 CRM/ERP 數據的自動化和標準化流程來實現的。無需離開主要應用程序即可訪問所有信息，從而在所有子公司和部門之間建立完整的信息和文檔透明度。用戶可以輕鬆快速地查找文檔並全面了解所有信息。當信息毫不費力地可用時，用戶可以自由地專注於重要的事情。

挑戰

TECE 是一家正在蓬勃發展的國際公司。在不同國家的 5 個地點擁有超過 22 家子公司和生產基地，信息孤島已成為員工日常生活的一部分。信息僅在部門間共享，並且僅與直接受影響的員工共享，從而限制了整個組織中重要信息的可用性。這種信息孤島的垂直溝通無法促進完全透明化，導致搜索耗時、重複勞動以及各部門之間缺乏協同效應，最終導致錯失良機。一個反復出現的例子發生在建築工地上，在與業務合作夥伴進行重要溝通時無法獲得信息。無論何時何地，TECE 都希望並且需要快速輕鬆地訪問信息。

基於移動訪問的可用性問題以及跨子公司的使用情況，該公司奉行雲優先戰略。最終，目標是實現所有文檔及其存檔的完整、合法和透明的數字化。由於提供託管服務，雲戰略與這些目標的一致性使可擴展性、輕鬆協調和成本降低成為可能。由於信息易於訪問，因此可以進一步改進流程和工作流程，例如採購到付款流程。此外，可以以可持續的方式消除信息孤島。通過改善跨部門和物理位置的協調，以及確保根據正確的文檔版本做出決策，完全透明會產生具體的結果，從而節省時間和精力。

該項目的最大挑戰是將信息存儲在 SAP、Salesforce 和文件系統中的現有解決方案遷移到 Office 365 作為信息的中央、綜合位置。此外，這些集中存儲的信息需要通過集成到 SAP 和 Salesforce 中直接提供。

戰略

TECE 在戰略上依賴於 SharePoint。 d.velop for Office 365 的引入滿足了建立信息管理系統作為中央文檔存儲庫的要求。該存儲庫根據業務標準（按客戶、供應商、訂單等）將文檔組織在文件夾中，並且存儲技術數據表，並在正確的上下文中直接在 SAP 或 Salesforce 流程中提供所有這些數據。 d.velop 創建的平台還支持合法的歸檔和保留。

從戰略上講，Office 365 的使用實現了在線交流和協作，例如在需要跨地點和業務單位進行信息管理的需求不斷變化的項目中。通過全面集成所有系統，TECE 的流程可以得到簡化，合規性和治理問題可以以全面的戰略方式得到解決。

結果

通過引入信息管理系統，TECE 能夠減少與擁有多個獨立解決方案相關的低效率。相反，使用 d.velop for Office 365 使 Office 365 成為來自戰略關鍵應用程序的信息的焦點，包括作為 ERP 的 SAP 和作為 CRM 的 Salesforce。 TECE 的最大好處是現在每位員工都可以隨時隨地訪問所有相關文件。 TECE 每年擁有超過 150 萬份數字化文檔，現在能夠立即訪問其信息——無論它是存儲在客戶、訂單還是供應商文件中。

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