Microsoft 365 和信息領導力在不到一年的時間內跨越十年

概括

當 COVID-19 封鎖來襲時，塔斯曼區議會 (TDC) 剛剛開始了一個數字化項目。由於只有一小部分人能夠在家工作，TDC 踩下了油門。在技術合作夥伴 Information Leadership 的幫助下，他們不僅能夠在封鎖期間維持市議會的基本運作，並確保該地區居民的安全和支持，而且他們在交易中向前推進了幾十年。新數字化的塔斯曼區議會比以往任何時候都更高效地工作、更有效地管理資源和更輕鬆地協作，這對居民來說也是個好消息。

新西蘭可能是一個小國，但全國有超過 75 個指定的區議會，不包括監督我們日常生活的所有各個城市和地區議會。每個人在監督其（主要是農村）地區的人員、資源和基礎設施方面都發揮著同樣重要的作用。區議會龐大而復雜，人員多、工作量大、監管要求嚴、責任重大。無論是遠北區議會將污水處理項目變為現實，還是皇后鎮湖區議會審議新的住房開發項目，區議會在幫助整個國家發展方面都發揮著重要作用。

那麼，當區議會因為其技術已經過時和過時而努力為其居民提供最佳結果時會發生什麼？

塔斯曼區議會 (TDC) 兼具地區議會和市議會的職能，這意味著它的工作範圍廣泛，從狗牌許可到污水處理系統。這些工作領域中的每一個都使用大型數據集，並受許多不同的法規約束。

但就在 2019 年，TDC 的一些關鍵流程，包括資源許可，仍然是基於紙質的，這使得跟踪活動和數據變得困難。即使是那些數字化的工作流程也在老化的 Intranet 系統上運行。這對理事會及其工作人員來說是緩慢且低效的，這意味著它無法以一種有用的方式向利益相關者展示其數據，從而使他們能夠做出快速但明智的決定。

“在某些方面，我們可能將自己描述為落後於現代組織 15 或 20 年，”TDC 的首席信息官 Steve Manners 說。

挑戰

TDC 向 Information Leadership 尋求幫助，以更換其老化的基礎設施並轉變其運營。作為一家擁有為政府和公共部門組織創建數字解決方案的寶貴經驗的組織，信息領導力是自然的選擇。

然而，當該國發現自己處於 4 級封鎖狀態時，該項目才剛剛開始。這可能是一個主要障礙。只有五分之一的 TDC 員工可以在家工作，因此即使照常營業也很困難，更不用說進行重大系統過渡了。 TDC 沒有暫停該項目，而是意識到它需要更快地行動以在鎖定期間支持其居民。

TDC 首席執行官珍妮·道丁 (Janine Dowding) 說：“人們很容易說‘時機不對’，這對我們來說將是巨大的動力損失。” “我們決定我們真的需要冒險並穿上靴子，所以我們實際上增加了投資。”

戰略

Information Leadership 開發了四個關鍵解決方案來簡化流程，建立在 Microsoft 365 堆棧的不同方面。首先是以確保合規性的方式整合信息，同時提高生產力並為員工提供更多協作方式。 TDC 現有的 Intranet 遷移到 M365 中的一個新的現代環境，被親切地稱為 DORIS（數字辦公記錄和信息系統）。這是一項真正艱鉅的任務，需要移動超過 750,000 個文檔。

文件在他們位於 DORIS 的新家後，工作人員能夠在一個地方快速找到他們需要的所有文件。例如，新系統中的數字財產搜索可以找到與單個財產相關的所有內容，從建築許可到動物控制問題，在一個視圖中，由於舊系統已關閉，員工平均訪問每天 4,500 份文件，而不是查看紙質記錄。

“工作人員經常對結果的有用性感到驚訝，”信息系統經理 Peter Darlington 說。 “就像變魔術一樣，他們想要的文件排在最前面。”

第二個核心解決方案是快速部署 Microsoft Teams，它在鎖定開始時部署。 Information Leadership 創建了一個清晰的框架來組織 Teams 中的所有信息，因此員工可以輕鬆找到所有信息以及他們需要處理的人員。 Teams 現在是 TDC 員工溝通方式的關鍵部分；他們甚至通過 Teams 召開了超過 300 人的市政廳會議，所有員工在會議上共同接收來自領導團隊的實時更新，並且可以實時響應。在引入 Teams 之前，將所有人聚集在一個地方是不可能的。

讓每個人都快速上手

解決方案的第三部分是變更管理，確保項目不僅僅是計算機系統的變更，還有 TDC 員工未來的工作和行為方式。信息領導支持培訓，以確保員工跟上進度並迅速解決任何問題。 300 多名員工參加了世博會活動，獲得了廣泛的認可。導師被用作在鎖定期間快速跟踪 Teams 推出的一部分，並通過 Microsoft Stream 向 360 員工提供視頻培訓課程。今天，這項技術仍在用於員工培訓，例如毛利語週期間的 te reo 發音指導。在線提供培訓不僅節省了理事會的資金，因為內容仍然可以在 Teams 中隨時使用，它仍然是供員工參考的有用資源。

賦予居民和工人權力

Information Leadership 解決方案的最後一個方面是利用 Microsoft 的 Power Platform 使 TDC 的業務分析師能夠解決問題，並使他們能夠以易於理解的視覺格式與居民共享重要信息。一個有用的關鍵領域是水資源管理。塔斯曼地區嚴重依賴灌溉，因此良好的水資源管理是 TDC 角色的重要組成部分。開發了一個使用 Power BI 的系統，該系統在 TDC 網站上顯示實時水位和限水信息。 “能夠以圖形、有組織的方式輕鬆提供這些信息，讓我們的納稅人看到和理解，這真的很有價值，”史蒂夫說。

Power Automate 已用於簡化和管理註冊外部承包商的流程。 “以前，信息服務 (IS) 團隊跑來跑去嘮叨人們，詢問他們是否在這張和那張紙上簽名，”史蒂夫說。新系統意味著承包商可以訪問網站並自動生成一份表格，該表格會發送給合適的人以簽署他們的申請。

結果

該項目極大地提高了生產力和效率，並顯著降低了組織風險。

這也是信息領導力快速行動能力的一個很好的例子，這為他們贏得了 2020 年 ALGIM（地方政府信息管理協會）獎的 FastTrack 項目獎第二名。

無論如何，過渡將確保 TDC 的系統在未來保持最新狀態，Steve 說。 “通過廢除價值數十年的傳統內部部署系統，我們已經向前推進了十年，並且由於 Microsoft 365 環境的設計方式，我們將繼續與時俱進。這是夢幻般的。”

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