概括
連接全球海上能源行業的世界級海底技術和服務製造商和供應商（“製造商”）提供創新技術，為石油和天然氣以及可再生能源行業提供重要的控制和電力輸送。公司的銷售、工程設計、規劃、製造和質量保證部門在許多項目上協同工作。然而，全球分散的團隊需要訪問通過單一來源交付的項目文檔和關鍵業務信息。為了在整個企業中實現訪問和清晰度，製造商實施了一種自動分類和元數據工具，可以簡化捕獲過程。這使他們能夠更好地利用他們在 SharePoint 作為主要存儲庫的投資，並提高采用率。
挑戰
製造商面臨的主要挑戰之一是需要手動處理大量發票。財務部門無法很好地應對不斷增加的數量（每年 15,000 張發票），這導致了延遲付款。此外，一些發票在人工審批過程中被放錯地方、丟失或重複。儘管他們運行的是 SharePoint 內部網，但遠程部門並未在共享存儲庫上進行協作。該公司最初的文檔管理平台被設計為一個單一的解決方案，該解決方案變得過於脆弱和復雜，無法滿足當前的業務期望。此外，他們對 SharePoint 的使用率低得驚人，因為所有業務應用程序都沒有單一的入口點。
戰略
該製造商與 Ephesoft UK 解決方案提供商 IONIT 合作實施 Ephesoft Transact Smart Capture，以幫助簡化其 SharePoint 環境中文檔的組織和分類。使用該解決方案，製造商可以通過自動分類、提取和交付文檔（紙質和電子格式）和相關數據直接將文檔快速載入 SharePoint 工作流和審批流程。
Ephesoft 產品立即為他們提供了幫助，尤其是在發票處理方面。例如，製造商的大多數計算機生成的發票都是使用 OCR 自動捕獲和提取的——包括幾乎所有必需的元素，23 個數據字段。作為解決方案的一部分，自動數據庫查找查詢有助於從發票和相關文檔中提取元數據。在極少數文件難以辨認的情況下，該軟件會找到關鍵字段的位置並將其呈現給操作員，以便快速高效地手動輔助數據輸入。
它非常直觀且易於配置，並且由於所需的培訓較少，因此我們的客戶喜歡它。在需要時，Ephesoft 會提供非常積極主動且樂於助人的支持團隊。
Anshuman Nayak（首席系統顧問，IONIT）
結果
製造商的發票處理解決方案幫助客戶及時付款並確保具有吸引力的經濟性。自從實施 Ephesoft 以來，他們能夠毫無問題地管理 40% 的發票增長——從 15,000 張發票增加到 21,000 張發票。他們能夠通過整合銷售、設計、規劃、製造和 QA 部門的工作流程來簡化項目文檔控制和基於項目的協作。憑藉強大的文件審批流程，製造商有信心在發布/更新/刪除之前通過透明的審批鏈處理組織文件。這確保了在整個項目生命週期中正確的文檔版本的可用性，並支持所有關鍵文檔的審計跟踪。
目前約有 250 名員工正在使用該解決方案。製造商能夠立即看到遠程捕獲的優勢。他們實現了更便宜的分發、更快的文檔訪問、降低的運輸成本和更短的處理時間，同時減少了丟失、重複或放錯位置的記錄。
閱讀完整的案例研究