ECM Wise 通過遷移到 Microsoft 365 幫助 Stonebridge 實現大量節省

概括

Stonebridge Companies 是美國領先的所有權、管理和酒店開發公司之一；它由遍布美國的 63 家酒店組成，擁有 10,000 多間客房。為了節省資金並改善員工的用戶體驗，該公司需要將他們的 ECM 平台整合到一個系統中，並將他們的內容遷移到雲端。

為了實現他們的目標，他們選擇了 ECM Wise 作為他們值得信賴的顧問，將他們的內容從 OpenText Content Server 遷移到 SharePoint。利用 ECM Wise 遷移工具套件中提供的工具，以及 ECM Wise 經驗豐富的專業人員，Stonebridge 成功地將他們的文檔（包括所有版本、元數據、文件夾結構、舊鏈接和權限）遷移到了 SharePoint。

因此，Stonebridge 能夠通過停用其遺留的 OpenText 系統來降低成本，同時改善員工的用戶體驗。

挑戰

總部位於科羅拉多州丹佛市的 Stonebridge 酒店管理橫跨東海岸。該公司擁有 63 個不同的地點，在很大程度上依賴於在美國廣泛的地理區域內進行協作的能力。

最初，Office 和 Skype 等 Microsoft 服務用於訪問文檔並在 Stonebridge 擁有的各種資產之間進行通信。但是，所有公司文件的中央存儲庫都使用 Open Text Content Server 位於丹佛總部的本地。隨著時間的推移，維護 OpenText Content Server 的成本和復雜性不斷增加成為一項挑戰，人們強烈希望遷移到雲以降低成本。

經過初步調查後，很明顯該公司將通過停用 Content Server 並將其內容轉移到 SharePoint 來實現可觀的節省。過渡很容易，因為許多員工已經使用過 Microsoft Office 和 Skype。這些知識可以很容易地轉移到 Office 365 和 Microsoft Teams。

困難的部分是從 Content Server 中提取超過 10 年的信息，包括關鍵數據。該系統包含重要文件，包括需要保留的元數據和權限。此外，這些文檔中包含的舊鏈接需要在遷移到 SharePoint 後進行維護和工作。重要的是，無論誰完成了遷移，都必須具備 Content Server 和 SharePoint 的專業知識，以確保數據的順利和高效傳輸，並且一切都正確完成。

Stonebridge 知道 Microsoft 365 是解決方案，但他們如何遷移到那裡並保留存儲在 OpenText Content Server 中的所有重要信息和元數據？

戰略

Stonebridge 需要一位值得信賴的顧問，他在將信息從 OpenText Content Server 遷移到 SharePoint 方面擁有豐富的經驗。

ECM Wise 在 Content Server 到 SharePoint 遷移方面擁有豐富的經驗、知識和專業知識。除了經過驗證的遷移流程和易於使用的 ECM Wise 遷移工具套件外，很明顯 ECM Wise 將成為 Stonebridge 盡可能順利遷移到 SharePoint 的最佳選擇。

達成協議後，ECM Wise 遷移服務團隊迅速在 Content Server 和 SharePoint 之間進行了適合差距分析。很明顯，SharePoint 將滿足他們對存儲、共享和訪問文件的要求。此外，團隊意識到 Microsoft Teams 非常適合與 Stonebridge 的所有資產進行協作。

最大的障礙是將內容和元數據從 Content Server 完全準確地提取到 SharePoint。在適合差距分析期間，ECM Wise 確定了 Stonebridge 的所有內容在 Content Server 中的結構。遷移團隊隨後解釋瞭如何使用網站集和文檔庫輕鬆地將公司的所有信息遷移到 SharePoint。存儲在 Content Server 中的所有元數據都可以使用內容類型和列在 SharePoint 中輕鬆表示。在 Content Server 中應用的權限也可以保留並遷移到 SharePoint。

一旦 Stonebridge 同意，遷移團隊就開始使用 ECM 遷移工具套件開始規劃和實施遷移項目。

他們使用 ECM Wise Content Server Discovery and Analytics Tool 來檢查 Stonebridge 的 OpenText 環境。 ECM Wise 工具針對調查結果生成報告，其中包括文件數量、大小和系統內存儲的項目類型。遷移團隊發現了任何潛在的問題，例如長路徑；這使他們能夠計劃和實施變通方案。通過這些報告，他們制定了一份關於應該遷移哪些區域以及何時遷移的時間表。

遷移團隊還協助配置 Stonebridge 的 SharePoint 環境、設置網站集並按照最佳實踐創建內容類型和列。

使用 ECM 明智的遷移 API 工具 (MAPIT) 可以輕鬆地將內容移動到 SharePoint。 MAPIT 可以獲取內容並將所有必需的元數據從 Content Server 映射到 SharePoint 中的關聯列和內容類型。 MAPIT 的重組功能有助於解決任何長路徑問題。團隊解決所有潛在問題後，會盡快通過 Azure 將內容遷移到 SharePoint。分類法在 SharePoint 中重新水化，並且所有內容的結構都與 Content Server 中的一樣。

ECM Wise 工具創建了遷移和驗證日誌，所有這些日誌都上傳到 Stonebridge 的 SharePoint 在他們自己的網站集中。日誌可作為文檔已遷移到 SharePoint 的證明。

通過使用 ECM Wise 遷移工具，團隊成功地將所有內容、版本、日期、用戶信息、元數據和文件夾結構遷移到 SharePoint。需要時，現有的 Content Server 權限會在遷移完成後重新應用到 SharePoint。所有舊的 Content Server 鏈接仍然使用 ECM Wise 的鏈接重定向器。

結果

該項目取得了成功。

在 ECM Wise 的幫助下，Stonebridge 能夠按時按預算將所有內容從 Content Server 遷移到 SharePoint。

Stonebridge 用戶發現新創建的文檔庫和網站集易於使用。 Content Server 中的文件夾結構被複製，並且它們的信息很容易找到。

Stonebridge 員工的文檔瀏覽和共享變得更加輕鬆。他們可以從任何地方訪問他們的內容，包括在移動設備上。與其他 Office 365 產品的集成提高了工作效率，客戶很高興使用 Teams 來滿足他們的協作需求和會議。

Stonebridge 和 ECM Wise 收到了最終用戶的積極反饋。他們讚賞所有使用的系統（包括多因素身份驗證 (MFA) 選項）只需一個登錄帳戶的便利性。整個團隊的溝通和協作得到了顯著改善。

最後，Stonebridge 通過停用 OpenText Content Server 降低了許可和支持成本，同時改善了員工的工作體驗，從而節省了成本。