Shoosmiths 使用 SharePoint 和 K2 創建有凝聚力的工作流

概括

Shoosmiths 被評為 2015 年英國年度律師事務所，是一家擁有 11 家公司辦事處、153 名合夥人和 736 名法律顧問的律師事務所。 15 年多來，他們的工作流程自動化過程被分成不少於 13 種獨立的技術和解決方案。該公司需要一個單一的工作流程平台，他們可以將所有現有工作流程遷移到該平台上，並用於未來的工作流程開發。

挑戰

Shoosmiths 早就認識到工作流在法律案件管理中的重要性，並且使用工作流自動化已經超過 15 年。在此期間，它部署了不少於 13 種獨立的工作流技術和解決方案。正如 Shoosmiths 的信息系統總監 Shane Scott 所說，這種分散的環境“效率非常低，客戶服務受到抑制，並且難以維護和管理”。

該公司已實施 Microsoft SharePoint 以集中其 11 個辦事處的文檔管理，實施 SAP 作為其實踐管理和財務系統解決方案，目前正在通過部署 SAP HR 擴展 SAP 足跡。

“將單個工作流平台與 SAP 和 SharePoint 集成的好處是一個令人信服的論據，”Scott 說。 “因此，我們開始尋找一個新的業務建模和工作流平台，我們可以將所有現有的工作流轉移到該平台上，並將其用作未來業務內工作流開發的基礎。”

戰略

Shoosmiths 在對 K2 blackpearl 的功能進行了徹底的技術分析後選擇了 K2。作為該計劃的一部分，該公司已藉此機會在 K2 中開發新的工作流程之前繪製和優化業務流程。所有新的 K2 流程都與 Microsoft SharePoint、SAP 財務、人力資源應用程序和員工自助服務門戶緊密集成，還包括電子郵件和 SMS 自動化。

Shoosmiths 現在在其業務的四個關鍵領域擁有基於 K2 的流程工作流，併計劃將其擴展到其他人力資源職能、英語轉讓、臨床疏忽案件管理和土地轉讓。

結果

K2 的使用為 Shoosmiths 的所有業務領域節省了大量時間。這是通過流程優化、文檔和流程自動化（使用 K2）和集成的組合來實現的。僅在新的產權轉讓功能中，該公司估計每位案件處理人員每天最多可節省 60 分鐘。這相當於每週通過該功能節省大約 800 小時。

此外，軟件之間的緊密集成使以前的手動流程（例如合同、完成報表和財務過帳）能夠自動化。這再次減少了完成任務的時間，並允許 Shoosmiths 為其客戶提供更好、響應更快的服務。

通過用基於 K2 blackpearl 的單一平台取代傳統的工作流程技術，該公司將能夠顯著降低其年度運營支出。據 Scott 稱，“Shoosmiths 預計每年可將軟件維護和許可成本降低約 160,000 英鎊。”

鑑於新工作流程的成功，Shoosmiths 現在正在推進部署更多自動化流程的計劃。

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