救助兒童會的新文檔管理系統可提供重要服務

概括

救助兒童會是一家國際非營利組織，提供幫助改變兒童生活的服務——從救生用品到情感支持。該組織由大小捐助夥伴、個人捐助者和政府資助。因此，救助兒童會簽訂了許多協議和合同——例如 IT 服務和租賃協議。

救助兒童會需要一個系統來保護、管理和促進協議的管理，包括但不限於合同。員工需要在協議的整個生命週期（從創建到歸檔或銷毀）中管理協議，而現有的手動流程耗時、不透明且難以跟踪。

結合 Microsoft 365 和 Circle T 協議中心，Circle T 為救助兒童會提供了一個解決方案，為他們的所有協議提供必要的安全邊界、數據治理和報告。信息工作者現在可以通過在協議中心或 SharePoint 網站內搜索輕鬆找到相關內容。

此外，工作人員現在可以更快速、更高效地創建、共同創作、簽署、發現和管理合同。他們還可以確保他們的數據是安全的，報告、工作流程和控制得到應用，並有信心降低財務風險。

挑戰

救助兒童會在國際上使用 Microsoft 365，其內部網和知識管理系統遍布多個國家。他們使用各種手動系統、工具和流程管理協議，包括合同。這導致了搜索和維護記錄的困難，降低了效率並增加了潛在的財務風險。

救助兒童會需要一個可以監督整個生命週期的解決方案——從創建協議到與內部和外部用戶安全地共同創作，以及實現安全和輕鬆的訪問、搜索和強大的報告。

戰略

救助兒童會向 Circle T 尋求幫助，過去曾與他們合作實施內聯網、政策管理和程序管理等解決方案。

因為所有與協議相關的內容都需要放在一起，救助兒童會和 Circle T 得出結論： Microsoft 365 是合乎邏輯的解決方案，使團隊不僅可以提供一致的用戶體驗，還可以提供一致的管理和合規體驗。所有最終文件和起草內容所需的必要協作現在都可以通過安全和合規中心的一組規則集中控制，這是數據治理和法律發現的關鍵推動力。

該解決方案有幾個關鍵要求，每一個都強化了 Microsoft 365 作為卓越的解決方案。

首先，用戶必須能夠高效、快速地找到協議內容，並清楚地表明狀態或狀態。 Microsoft Search 選擇了 Circle T 的協議中心來滿足這些需求。 Microsoft Search 提供，Circle 的 T 協議中心提供專用的智能搜索界面，並能夠根據協議的狀態、所有權和分類來閱讀和理解協議。此外，用戶現在可以從 Circle T 的 Intranet Smart Search 欄中發現和訪問協議。

救助兒童會還需要隨時隨地通過任何設備獲得協議，包括在國際和現場工作的設備。 共享點 選擇提供適用於所有工作環境的移動和靈活的解決方案。 SharePoint 在移動、Web 和 Microsoft 365 應用程序中託管和發布所有協議，確保用戶現在可以隨時隨地訪問他們需要的協議。

最後，該解決方案需要安全地支持與外部用戶共同創作內容，包括簡化的修訂流程。選擇 Microsoft 365 是為了在改進協作流程的同時保證內容安全。 Microsoft 365 提供了理想的功能來保護內部內容並為外部用戶提供安全的訪客訪問。

Circle T 在此基礎上添加合同電子簽名。他們集成了第三方數字簽名工具，從合同管理員的工作流程開始。這種技術組合使救助兒童會能夠執行合規的在線合同簽署，簽署過程的所有復雜性都在“同類最佳”工具中進行管理。

借助 Circle T 和 Microsoft 提供的組合解決方案，救助兒童會的員工現在可以確保所有協議一致且清晰地標明狀態、所有權和可操作日期。集成到 Power Automate 和 電源 BI 使救助兒童會能夠降低協議不合規或過期的風險。

結果

Circle T 協議中心和 Microsoft 365 重塑了救助兒童會管理協議的方式。創建、共同創作、完成、簽署、發現、保留和續訂協議現在都是快速而簡單的過程。

內部和外部用戶可以實時共同創作內容，從而減少通常與處理文件的多個副本相關的電子郵件流量和復雜性，以及合併它們的風險。

簡化的簽名過程消除了簽名過程中以前需要的複雜手動工作流程，大大縮短了簽名時間。

找到任何協議的能力現在是即時和完整的。現在，用戶可以從一個位置找到起草和執行的所有階段的協議，並且用戶可以立即獲得搜索結果。已簽署的協議與工作版本和相關文件一起存儲，以確保所有相關的抵押品都被管理並呈現為一個單一的“文件”。

救助兒童會的工作人員可以通過 Microsoft 365 安全性和合規性來管理具有版本控制、保留和完整法律可發現性的內容。

最後，基於元數據的合同生命週期管理通過集成 Power Platform 報告和工作流程解決方案得到增強——降低了不合規或過期協議的風險。