概括
Ovivo 是水處理技術的世界領先者，在市政水管理、工業廢水處理以及電子設備的水過濾和冷卻方面擁有超過 35 年的經驗。 Ovivo 的水處理業務基於執行大型全球項目，其中一些項目跨越 5 年以上，涉及分佈在北美、歐洲和國際上的團隊，與合作夥伴和承包商作為分佈式團隊合作。
在每個項目的整個生命週期中，都會生成數千份文檔和更多電子郵件，其中包含項目決策、計費和維護合同的關鍵信息。從歷史上看，這種通過電子郵件發送的知識僅保存到個人驅動器中，許多員工和承包商在項目的生命週期中來來往往。由於有如此多的活動部件和如此多的風險，Ovivo 認識到需要使電子郵件中的關鍵項目信息易於保存、搜索和在不斷發展的項目團隊之間共享。 2017 年，Ovivo 即將上任的重大項目副總裁推薦 Colligo 作為 SharePoint 採用的最佳解決方案。
挑戰
在實施 Colligo 之前，唯一使用 SharePoint 進行電子郵件管理的部門是 Ovivo 的法律團隊。對於公司的其他人來說，使用 SharePoint 保存與項目相關的電子郵件被認為過於耗時。 Teams 混合使用 Outlook 中的公用文件夾和公司 C 盤中的文件夾來存儲存檔的電子郵件。
Ovivo 認識到提出對員工來說簡單的解決方案的重要性，並且出於多種原因，迫切需要從將電子郵件隨機保存在本地文件夾中進行演變。
Ovivo 項目通常持續 5 年或更長時間。在此期間，項目團隊經常擴大和改變。對於每個離開的成員，Ovivo 必須通過個人本地驅動器上的孤立項目電子郵件進行挖掘，花費數小時挖掘關鍵項目知識，知道有價值的項目可能會被忽略。
隨著許多團隊和項目使用傳統文件夾，電子郵件和附件變得越來越難以找到。隨著時間的流逝和成千上萬封電子郵件的積累，搜索共享文件夾變得越來越困難。
通過在 PST 文件中維護電子郵件，在整個團隊中沒有任何有意義的分類方法，搜索項目詳細信息非常耗時，而且通常無法找到關鍵數據，從而阻礙了計劃、估算和計費。沒有捕獲額外的元數據以方便未來的搜索。
如果發生訴訟或仲裁，Ovivo 需要將存檔的 PST 文件從舊員工複製到外部驅動器，將驅動器連接到現有用戶的 Outlook 帳戶，讓文件索引幾天，然後查詢從單台計算機將電子郵件保存在與每個索賠主題相關的文件夾中。這個過程可能會花費數十萬美元的承包商費用和員工工時。
戰略
Ovivo 依靠 SharePoint 進行知識和記錄管理，但它需要簡化訪問以簡化完整項目信息的捕獲。員工習慣於使用 Outlook 工作，他們需要一種方法來繼續通過收件箱高效工作。 2017 年，Ovivo 即將上任的重大項目副總裁推薦 Colligo 電子郵件管理器作為 SharePoint 採用的最佳解決方案。他以前在以前的角色中使用過它。
每個部門都在 SharePoint 中創建簡單的在線和離線庫，以邏輯一致地存儲關鍵信息，而 Colligo 可以輕鬆地從 Outlook 中完成。然後，員工擁護者與其他人分享它是如何工作的，這導致項目團隊更多地使用 SharePoint。
通過使用 Colligo 電子郵件管理器將 SharePoint 文件夾訪問直接集成到 Outlook 中，Ovivo 員工可以將電子郵件和附件從其 Outlook 收件箱直接保存到 SharePoint。只需單擊幾下，員工就可以將與項目相關的電子郵件和附件保存到 SharePoint 中的相關庫中。 Colligo 自動將主題、發件人和日期等關鍵字段存儲為元數據。
項目團隊中的任何人都可以快速搜索、查找和共享指向有價值的電子郵件和附件的安全鏈接，因為它們被捕獲並使用有用的元數據進行標記。節省時間和完整的信息訪問可實現有利可圖的項目管理，並確保每個人都使用完整和最新的信息進行工作。
即使是在低帶寬位置工作的 Ovivo 員工也使用 Colligo 電子郵件管理器將電子郵件保存和分類到離線 SharePoint 庫。 Colligo 的完整平台意味著 Ovivo 員工可以從 Outlook 本地、移動設備和 Office 365 訪問 SharePoint。
結果
Colligo 電子郵件管理器現在已經在 Ovivo 的大多數大型項目中使用了一年多，用於將電子郵件、附件和文檔保存到 SharePoint。在整個公司實現完全過渡到 SharePoint 還需要幾年的時間，但 Ovivo 已經看到了寶貴的影響，包括為延遲的項目收回了數十萬成本，節省了數千人的法律發現費用，以及將團隊行為轉向常規捕獲和保護項目知識。
全部項目成本回收。 Ovivo 在南非的 $200,000,000 項目經歷了重大延誤。該業務是在成本加成的基礎上運營的，證實了與該項目相關的所有成本。借助 Colligo 可以更快、更簡單地保存到 SharePoint，團隊可以準確記錄和保護項目成本，因此，Ovivo 能夠報銷近 $1,000,0000 的維護成本。他們使用通過 Colligo 保存到 SharePoint 的相同電子郵件和文檔來證實額外的 $1,500,000 索賠。
及時、經濟的法律發現。 在安大略省的一起法律仲裁案件中，在 SharePoint 時代之前，Ovivo 花費了 $300,000 的顧問費，以及數月的員工手動檢索文檔的時間。相比之下，Ovivo 此後在兩個主要的建築仲裁中使用了 Colligo，將前任經理的完整郵箱遷移到單獨的庫中。 SharePoint 中的電子郵件庫通過反向查找連接到聲明主題列表。在 SharePoint 中可以非常輕鬆地進行搜索，使用內置查看器來識別相關文檔並將它們與正確的主題相關聯。註釋、評論和標記文件的能力使創建易於搜索的文檔列表成為可能。多人可以同時處理這些項目，並且他們能夠讓 SharePoint 訪問外部顧問。
完成項目知識捕獲。 Ovivo 的 IT 副總裁認為 Colligo 是實現員工採用 SharePoint 的關鍵。 Colligo 幫助員工打破舊習慣，將電子郵件從收件箱保存到 SharePoint 成為第二天性，從而為 Ovivo 創造了價值數百萬美元的完整且經久不衰的項目知識。
